Kostenlose Gemeindeverwaltungssoftware: was „kostenlos“ wirklich bedeutet

Wer nach kostenloser Gemeindeverwaltungssoftware sucht und am Ende ein Dutzend Browser-Tabs offen hat, ohne wirklich zu wissen, welches Angebot tatsächlich nichts kostet, trägt daran keine Schuld. „Kostenlos“ heißt in diesem Markt sehr Verschiedenes, und die Anbieter erklären selten, welche Bedeutung gemeint ist, bevor man schon mitten im Anmeldeformular steckt.

Diese Seite bringt Ordnung hinein und erklärt die vier Bedeutungen von „kostenlos“ in der Kirchensoftware, wie Sie in zwei Minuten erkennen, um welche es geht, worauf Sie vor einem Umzug Ihrer Gemeinde achten sollten und, ganz offen, was Ekkli bietet und wo die Grenzen liegen.

Kurz gesagt

Es gibt vier Arten von „kostenlos“ in diesem Markt: eine kurze Testphase, eine dauerhaft kostenfreie, aber eingeschränkte Version, ein werbe- oder spendenfinanziertes Angebot und selbst gehostete Open-Source-Software. Alle vier scheitern aus unterschiedlichen Gründen, und welche zu Ihnen passt, hängt weniger vom Preis ab als davon, wer Ihre Software am Dienstagabend repariert, wenn etwas ausfällt.

Ekkli ist die erste Art, und das sagen wir offen. Sie bekommen sechs Monate die vollständige Plattform, kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach wählen Sie einen bezahlten Tarif. Eine dauerhaft kostenfreie Variante gibt es nicht, und wenn Sie gezielt nach Software suchen, für die Sie nie bezahlen, ist der Abschnitt zu selbst gehosteter Open-Source-Software weiter unten der ehrliche Ausgangspunkt.

Die vier Arten von „kostenlos“

1. Die kurze Testphase

Vierzehn oder dreißig Tage, meist mit Karte schon bei der Anmeldung. Genug Zeit, um sich umzuschauen, nicht genug, um einen echten Sonntag damit zu bestreiten. Die meisten Anbieter von Kirchensoftware setzen darauf, weil es günstig anzubieten ist und schnell zum Kauf führt.

Für eine ehrenamtlich geführte Gemeinde liegt das Problem anderswo. Dreißig Tage sind etwa vier Sonntage, und die ersten beiden gehen fürs bloße Zurechtfinden drauf. Die Entscheidung steht an, bevor man das Ganze wirklich genutzt hat.

2. Die dauerhaft eingeschränkte Version

Dauerhaft kostenfrei, aber mit Grenzen versehen, meist bei der Personenzahl, beim Speicher oder bei einer Funktion, die früher oder später jeder braucht. Das gibt es wirklich, und für eine sehr kleine Gemeinde kann es auf Dauer reichen.

Der Haken ist einfach. Die Grenze ist so gewählt, dass Sie sie irgendwann erreichen. Prüfen Sie, was an dem Tag passiert, an dem Sie sie überschreiten. Läuft die Software mit einem Erinnerungsbanner einfach weiter, oder hört etwas auf zu funktionieren?

3. Werbe- oder spendenfinanziert

Selten in der Kirchensoftware, aber es kommt vor, meist als ehrenamtliches Nebenprojekt. Keine Rechnung, aber das Logo des Anbieters bleibt auf Ihrer öffentlichen Seite stehen, und ob es weitergeht, hängt davon ab, ob die Person, die es betreut, nächstes Jahr noch Zeit dafür hat.

4. Selbst gehostete Open-Source-Software

Wirklich ohne Lizenzkosten, dauerhaft, ohne dass ein Anbieter die Bedingungen später ändern könnte. ChurchCRM und OpenLP sind die etablierten Namen, ChurchCRM für Mitglieder- und Spendendaten, OpenLP für die Präsentation im Gottesdienst. Beide sind ausgereift und werden von echten Gemeinden genutzt.

Was es stattdessen kostet, ist technische Verantwortung. Jemand in Ihrer Gemeinde muss einen Server oder ein Hosting-Konto betreiben, Sicherheitsupdates einspielen, Backups anlegen und derjenige sein, der es repariert, wenn es kaputtgeht. Gibt es diese Person bei Ihnen, und bleibt sie dabei, ist das die ehrlich günstigste Lösung, die es gibt, und wir verweisen lieber darauf, als etwas anderes vorzugeben. Gibt es sie nicht, ist die Software kostenlos, das Risiko aber nicht.

Was Ekkli konkret bietet

Sechs Monate kostenlos. Die vollständige Plattform, keine abgespeckte Version. Keine Kreditkarte zum Start, und keine, bis Sie sich entscheiden.

Innerhalb dieser sechs Monate bekommen Sie Präsentation im Gottesdienst und Live-Anzeige, eine Gemeindewebsite auf einer Ekkli-Subdomain, eine Mitgliederdatenbank für Admins, Dienstpläne mit Zusagen, Absagen und Tausch, Ablaufpläne, Kleingruppen mit Chat, ein Forum, das Ihre Verantwortlichen moderieren, einen öffentlichen Veranstaltungskalender mit Anmeldung und Warteliste, Push-Benachrichtigungen, Predigtaufnahmen und die installierbare Gemeinde-App. Alles, womit eine kleine Gemeinde in einer normalen Woche zu tun hat.

Drei Dinge sind in der Testphase begrenzt, weil sie echtes Geld kosten:

• Das Speicherkontingent beträgt 2 GB. Genug für ein laufendes Predigtarchiv, nicht genug für Jahre an unkomprimiertem Video.
• Kein Massen-E-Mail-Versand. Push-Benachrichtigungen decken Ankündigungen ab und sind unbegrenzt. E-Mail-Kampagnen gibt es ab dem Tarif Growing.
• Keine SMS in der Testphase. Auf bezahlten Tarifen ist SMS als kostenpflichtiges, nach Verbrauch abgerechnetes Extra verfügbar, siehe unten.

Was Ekkli nicht bietet

Das gehört klar gesagt, denn eine Liste, auf der nur Vorteile stehen, hilft bei der Entscheidung nicht weiter:

• SMS ist ein kostenpflichtiges Extra, nicht Teil der Testphase. SMS funktioniert, mit eigener, getrennter Einwilligung und im Voraus gekauftem Guthaben, ist aber in den sechs Monaten nicht enthalten. Push-Benachrichtigungen sind die Alternative ohne Aufpreis und in jedem Tarif enthalten.
• Keine vollständige Gemeindeverwaltungssoftware im klassischen Sinn. Es gibt keine Finanzbuchhaltung, keine frei definierbaren Felder und keinen eigenen Berichtsgenerator.
• Das Mitgliederverzeichnis ist bewusst schmal gehalten. Mitglieder können sich gegenseitig nachschlagen, aber jede Person entscheidet selbst, was von ihr zu sehen ist, und ein Telefonnummernfeld gibt es darin gar nicht. Wer eine vollständige Kontaktliste sucht, die die ganze Gemeinde durchsuchen kann, findet das hier nicht.
• Der Kalender gleicht nur in eine Richtung ab. Es gibt einen abonnierbaren iCal-Feed, aber keine Push-Synchronisation mit Google oder Outlook.

Wie Sie das kostenlose Angebot jedes Anbieters einschätzen

Vier Fragen, der Reihe nach. Sie brauchen dafür etwa zwei Minuten, und sie funktionieren bei jedem Anbieter, auch bei diesem hier.

1. Ist zum Start eine Karte nötig? Wenn ja, handelt es sich um eine Testphase, die von vornherein darauf angelegt ist, dass Sie am Ende zahlen, ganz gleich, was draufsteht.
2. Wo liegt die Grenze? Bei der Zeit, der Personenzahl, dem Speicher oder einer Funktion? Fragen Sie dann, wie nah Ihre Gemeinde schon dran ist.
3. Was passiert an dem Tag, an dem Sie sie überschreiten? Nur noch lesen, ein Hinweisbanner? Oder ist einfach Schluss? Diese Frage beantworten Anbieter am ungenauesten, dabei zählt sie am meisten.
4. Kommen Sie an Ihre Daten wieder heran? Bevor Sie sechs Monate an Liedlisten, Dienstplänen und Mitgliederdaten hineinstecken, prüfen Sie, ob es einen vollständigen Export gibt und nicht nur ein Support-Ticket.

Ekklis Antworten: keine Karte. Die Grenze ist die Zeit, nämlich sechs Monate. Danach ist Schluss, bis Sie einen Tarif wählen. Und Sie können jederzeit alles selbst exportieren.

Was im siebten Monat passiert

Sie wählen einen Tarif, oder Sie hören auf. Bezahlte Tarife beginnen bei 29 € im Monat, und die Preise passen sich automatisch an das Land Ihrer Gemeinde an, sodass Gemeinden in günstigeren Regionen weniger zahlen als der Standardpreis. Die genaue Systematik erklärt die Preisseite.

Das sagen wir Ihnen lieber jetzt, als dass Sie es erst im fünften Monat merken. Sechs Monate sind bewusst so bemessen, dass zwei volle Gemeindehalbjahre mit Sommerpause und Advent hineinpassen, Ehrenamtliche eingearbeitet werden können und sich zeigt, ob die Software wirklich zu Ihrer Gemeinde passt. Das ist ein fairerer Test als dreißig Tage, und beide Seiten legen sich damit wirklich fest.

Häufig gestellte Fragen

Ist Ekkli für immer kostenlos?

Nein. Es ist sechs Monate kostenlos, danach wählen Sie einen bezahlten Tarif. Eine dauerhaft kostenfreie Variante gibt es nicht. Wenn Sie Software ganz ohne laufende Kosten brauchen, ist selbst gehostete Open-Source-Software wie ChurchCRM oder OpenLP der ehrliche Weg, vorausgesetzt, jemand kann sie pflegen.

Brauche ich eine Kreditkarte zum Start?

Nein. Keine Karte bei der Anmeldung und keine während der sechs Monate. Zahlungsdaten geben Sie nur ein, wenn Sie sich für die Fortsetzung entscheiden.

Was passiert mit unseren Daten am Ende der Testphase?

In dem Moment, in dem die Testphase endet, wird nichts gelöscht, und ein vollständiger Export von allem, Personen, Liedern, Ablaufplänen und Website-Inhalten, steht Ihnen die ganze Zeit zur Verfügung, ohne den Support fragen zu müssen. Der Zugang zu Ihren eigenen Daten ist nie eingeschränkt.

Ist die Testphase eine reduzierte Version des Produkts?

Nein. Es ist die vollständige Plattform, mit vier Begrenzungen: 2 GB Speicherkontingent, kein Massen-E-Mail-Versand, keine SMS und keine Zusatzmodule. Alles andere funktioniert genauso wie in einem bezahlten Tarif.

Für wie viele Personen gilt die Testphase?

Bis zu 50 in der sechsmonatigen Testphase. Bezahlte Tarife reichen von 20 über 50, 100 und 200 bis 500, darüber gibt es individuelle Vereinbarungen.

Gibt es einen Rabatt für sehr kleine oder neu gegründete Gemeinden?

Die Preise richten sich automatisch nach der Region und nicht nach der Gemeindegröße, sodass eine Gemeinde in einem Land mit niedrigeren Lebenshaltungskosten spürbar weniger zahlt als der Standardpreis, insbesondere in Südamerika und Afrika. Eine Tabelle mit Preisen je Land veröffentlichen wir bewusst nicht. Der Preis wird schon bei der Anmeldung angepasst, sodass Sie den tatsächlichen Preis Ihrer Gemeinde sehen, bevor überhaupt eine Karte ins Spiel kommt. Siehe die Preisseite.