Software für die Mitgliederdatenbank Ihrer Gemeinde

Die Mitgliederdatenbank von Ekkli ist der interne Datenbestand, mit dem Ihre Gemeinde festhält, wer dazugehört — gedacht für die Person, die die Verwaltung übernimmt, nicht zum gegenseitigen Nachschlagen von Telefonnummern unter Mitgliedern. Neue Mitglieder treten über einen Selbstanmeldelink, einen QR-Code oder eine persönliche Einladung per E-Mail bei, bestehende Listen lassen sich per CSV auf einmal übernehmen, jede Kontaktangabe durchläuft ein DSGVO-konformes Double-Opt-in-Verfahren, und jedes Mitglied verwaltet seine eigenen Daten über ein persönliches Profil. Die Mitgliederdatenbank gehört zur sechsmonatigen kostenlosen Testphase von Ekkli für bis zu 50 Personen, mit demselben Login wie Ihre Gemeindewebsite, die Präsentation im Gottesdienst und der Dienstplan.

Diese Seite ist Produktdokumentation: Sie beschreibt, was die Mitgliederdatenbank tatsächlich leistet. Welche Anforderungen die DSGVO ganz allgemein an Mitgliederdaten in einer Gemeinde stellt (Rechtsgrundlage, Datenminimierung, Auskunfts- und Löschanfragen), erklärt unser Leitfaden zu den DSGVO-Anforderungen für Mitgliederdaten in der Gemeinde ohne juristisches Kauderwelsch. Wie die Datenbank von Ekkli selbst aufgebaut ist, erfahren Sie hier.

Datenbank und Verzeichnis: Wer sieht was?

Hier stehen zwei unterschiedliche Dinge nebeneinander, und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten. Die Mitgliederdatenbank ist die Verwaltungsdatenbank Ihrer Gemeinde: sichtbar nur für die Personen, die in Ihrer Gemeinde die Verwaltung übernehmen, und die Quelle, aus der die übrigen Bereiche von Ekkli ihre Daten beziehen. Das Mitgliederverzeichnis dagegen ist das, was die Gemeinde zu sehen bekommt: eine durchsuchbare Liste, bei der jede Person selbst entscheidet, was über sie zu sehen ist.

Im Verzeichnis gibt es gar kein Feld für die Telefonnummer — nicht etwa eine Sichtbarkeitseinstellung, die versehentlich eingeschaltet bleiben könnte, sondern ein Feld, das in der Software schlicht nicht existiert. Zum Vergleich: Die WhatsApp-Gruppe einer Gemeinde gibt die Mobilnummer jedes Mitglieds dauerhaft an alle anderen in der Gruppe weiter, und das lässt sich nicht mehr rückgängig machen. Mitglieder können sich auch komplett unsichtbar machen, wenn sie das möchten; die Voreinstellung legt jede Person selbst fest, nicht das Gemeindebüro.

Diese Trennung ist bewusst so angelegt, und sie ist in aller Regel auch die sicherere Voreinstellung. Nicht jedes Mitglied möchte, dass zweihundert Personen, die es nur vom Sehen kennt, seine Mobilnummer sehen können. Wenn die Verwaltung den Datensatz führt, die Einwilligung aber bei jedem Mitglied selbst liegt, stellt sich das Problem gar nicht erst, statt es einem Opt-out-Schalter zu überlassen, an den später niemand mehr denkt.

Wie neue Mitglieder in die Datenbank gelangen

Drei Wege führen in der Praxis dazu, dass eine Gemeinde ihre Mitgliederliste aufbaut, und alle drei laufen über denselben, weiter unten beschriebenen Einwilligungsprozess:

• Selbstanmeldung per Link oder QR-Code. Ein Beitrittslink auf der Begrüßungsfolie, im Gemeindebrief oder auf einer Karte am Infotisch reicht: Ein neuer Besucher trägt seine Daten selbst ein, statt dass jemand im Gemeindebüro ein Papierformular abtippt. Ein QR-Code macht denselben Link im Foyer direkt vom Handy aus scanbar.
• Einladungen. Jemand im Gemeindebüro lädt jemanden ein, den die Gemeinde schon kennt, und die eingeladene Person füllt über den erhaltenen Link ihr eigenes Profil aus und erteilt ihre Einwilligung selbst.
• CSV-Massenimport. Wer bisher eine Excel-Liste geführt hat, muss beim Umstieg nicht jede Zeile neu eintippen. Der Massenimport bringt bestehende Datensätze auf einmal ein — das entscheidet oft darüber, ob die Datenbank bei null anfängt oder schon in der ersten Woche wirklich genutzt wird.

Alle drei Wege führen zum selben Ergebnis: einem Mitgliedsdatensatz, der nur so vollständig und nur so sichtbar ist wie die Einwilligung, die dieses Mitglied tatsächlich erteilt hat.

Der DSGVO-konforme Double-Opt-in-Prozess für Einwilligungen

Jeder Kontaktkanal in der Datenbank durchläuft ein Double-Opt-in-Verfahren, das gezielt so ausgelegt ist, dass es einer echten Prüfung standhält, statt nur ein Häkchen auf einer Compliance-Liste zu setzen. Zwei Details lohnen eine kurze Erklärung:

• Sicher vor automatischen Link-Scannern. Manche E-Mail-Systeme in Firmen und Gemeinden lassen automatische Scanner jeden Link in einer eingehenden Mail vorab „anklicken“, bevor ein Mensch die Nachricht überhaupt öffnet — ein bekanntes Problem, das bei mancher Software still und heimlich Einwilligungen bestätigt hat, die nie ein Mensch erteilt hat. Der Bestätigungsprozess von Ekkli ist so konzipiert, dass der Besuch eines automatischen Scanners nicht als Einwilligung zählt.
• Bestätigung nur per POST, nie per GET. Die eigentliche Bestätigung der Einwilligung erfordert eine POST-Anfrage, also einen bewussten Klick auf „Bestätigen“ und nicht nur das Laden einer URL. Denn eine GET-Anfrage ist genau das, was ein Link-Scanner automatisch ausführt. Eine Einwilligung, die ein Bot durch bloßes Vorabladen eines Links auslösen könnte, wäre keine echte Einwilligung, und deshalb ist der Prozess bewusst so umgesetzt, dass das nicht passieren kann.

In der Praxis gibt ein Mitglied einfach eine E-Mail-Adresse an, erhält eine Bestätigungsnachricht und bestätigt mit einem bewussten Klick; an diesem Ablauf ändert sich für das Mitglied nichts. Für Ihre Gemeinde heißt das: Sie haben einen verlässlichen Nachweis darüber, wer welcher Nutzung zugestimmt hat, und keine Liste, die Sicherheitssoftware im Hintergrund künstlich aufbläht.

Die Einwilligung wird außerdem für jeden einzelnen Zweck erfasst, nicht als ein pauschales Ja. Ein Mitglied kann Teil der Mitgliederdatenbank sein, ohne dass damit automatisch jede mögliche Nutzung seiner Daten freigeschaltet ist. Was dabei im Einzelnen abgefragt und gespeichert wird, steht ausführlich auf unserer Seite zu den DSGVO-Anforderungen für Mitgliederdaten in der Gemeinde.

Das eigene Profil jedes Mitglieds

Jedes Mitglied hat ein eigenes Profil unter /me — eine Seite, die ihm selbst gehört, nicht der Verwaltung. Dort sehen Mitglieder genau, welche Daten Ihre Gemeinde über sie gespeichert hat, können bei einem Umzug oder einer neuen Nummer die eigenen Kontaktdaten aktualisieren und die eigenen Einwilligungen verwalten, einschließlich eines Widerrufs, ohne dafür eine E-Mail an die Verwaltung zu schreiben und auf Antwort zu warten.

Diese Selbstverwaltung leistet mehr als reinen Komfort. Der Unterschied liegt zwischen einem Datensatz, der langsam veraltet, weil ihn nur jemand im Verwaltungsteam korrigieren kann, und einem, der aktuell bleibt, weil die betroffene Person ihn selbst korrigiert. Außerdem muss Ihr Verwaltungsteam der Frage „Möchte diese Person überhaupt noch, dass wir ihre Daten haben?“ nicht mehr hinterherlaufen: Das Mitglied beantwortet sie direkt, am eigenen Datensatz, wann immer es möchte.

Wie es mit dem Rest von Ekkli zusammenspielt

Die Mitgliederdatenbank ist keine nachträglich angeflanschte Kontaktliste, sondern der Datensatz, aus dem die übrigen Bereiche von Ekkli schöpfen. Dienstplan und Einsatzplanung für Ehrenamtliche greifen auf dieselben Personen zurück, die Ihre Gemeinde bereits erfasst hat, die Verfügbarkeit der Ehrenamtlichen hängt an denselben Profilen, und die Kleingruppen nutzen dieselbe Mitgliederbasis, um zu wissen, wer wohin gehört. Es gibt eine Datenbank und einen Einwilligungsdatensatz, die überall weiterverwendet werden, statt dass jedes Modul seine eigene Kontaktliste führt, die früher oder später auseinanderläuft.

Die Datenbank ist Teil der sechsmonatigen kostenlosen Testphase von Ekkli für Gemeinden bis 50 Personen, ohne Kreditkarte, zusammen mit der Präsentation im Gottesdienst, der Website, dem Dienstplan und den Spendenfunktionen unter demselben Login. Die sechs Monate decken die gesamte Plattform ab; die vollständige Aufschlüsselung nach Tarif finden Sie unter Preise.

Häufig gestellte Fragen

Können Mitglieder sich gegenseitig nachschlagen?

Ja, über das Mitgliederverzeichnis, allerdings nur so weit, wie jede Person es zulässt. Mitglieder bestimmen selbst, was über sie zu sehen ist, und im Verzeichnis gibt es überhaupt kein Feld für die Telefonnummer. Die dahinterliegende Verwaltungsdatenbank mit dem vollständigen Datensatz Ihrer Gemeinde bleibt nur für die Personen sichtbar, die in Ihrer Gemeinde die Verwaltung übernehmen.

Wie werden neue Mitglieder aufgenommen?

Auf drei Wegen: über einen Beitrittslink oder QR-Code zur Selbstanmeldung, über eine direkte Einladung durch die Verwaltung oder per CSV-Massenimport, wenn eine bestehende Tabelle oder ein anderes System auf einen Schlag übernommen werden soll.

Was bedeutet „Double-Opt-in“ hier konkret?

Ein Mitglied gibt eine E-Mail-Adresse an, erhält eine Bestätigungsnachricht und bestätigt sie durch eine bewusste Handlung; eine bloße, unbestätigte Anmeldung gilt nicht als Einwilligung. Die Bestätigung erfordert eine POST-Anfrage statt nur das Laden eines Links, sodass ein automatischer E-Mail-Sicherheitsscanner, der Links im Hintergrund „anklickt“, nicht versehentlich als echte Bestätigung gezählt wird.

Kann ein Mitglied seine eigenen Daten ändern, ohne die Verwaltung zu kontaktieren?

Ja. Mitglieder haben ein eigenes Profil, in dem sie sehen können, welche Daten über sie gespeichert sind, ihre Kontaktdaten aktualisieren und ihre Einwilligung direkt verwalten oder widerrufen können.

Ist die Mitgliederdatenbank in der kostenlosen Testphase enthalten?

Ja. Selbstanmeldung, Einladungen, CSV-Import, das Einwilligungssystem und das eigene Profil jedes Mitglieds gehören alle zur sechsmonatigen kostenlosen Testphase von Ekkli für bis zu 50 Personen, ohne Kreditkarte.

Ist das dasselbe wie ein DSGVO-konformes öffentliches Mitgliederverzeichnis der Gemeinde?

Nein, und es lohnt sich, hier zu unterscheiden. Diese Seite beschreibt die Mitgliederdatenbank selbst: wie Personen ihr beitreten und wie die Einwilligung erfasst wird. Für die weiter gefasste, nicht-juristische Erklärung dessen, was die DSGVO von jeder Gemeinde verlangt, die Mitgliederdaten verwaltet (Rechtsgrundlage, Datenminimierung, Auskunfts- und Löschanfragen), lesen Sie unseren Leitfaden zu den DSGVO-Anforderungen für Mitgliederdaten in der Gemeinde.

Diese Seite wird vom Ekkli-Team gepflegt, das die oben beschriebene Mitgliederdatenbank entwickelt und betreibt. Wenn Sie die DSGVO über Ekklis eigene Umsetzung hinaus verstehen wollen, lesen Sie unseren Leitfaden zu den DSGVO-Anforderungen für das Mitgliederverzeichnis der Gemeinde.