E-Mail an die Gemeinde – nur mit Einwilligung

Newsletter, Veranstaltungsankündigungen und Nachrichten zu Spendenprojekten gehen über Ekklis E-Mail-Kampagnen nur an Personen, die dem ausdrücklich zugestimmt haben. Die Zielgruppe lässt sich aus einer Gruppe zusammenstellen, einzeln von Hand auswählen oder beides kombinieren, und jeder Versand berücksichtigt automatisch Einwilligungsstatus, Abmeldungen und Zustellfehler, sodass ein unbedachter Export nie zu einem Datenschutzproblem oder einem Postfach voller wütender Abmeldungen führt.

Das ist E-Mail-Marketing für Gemeinden im engen, nützlichen Sinn. Sie erreichen eine klar definierte Liste und wissen, ohne von Hand nachzuprüfen, dass wirklich jeder darauf auch zugestimmt hat. Der Standardeditor ist bewusst schlicht gehalten, mit klarer, gut lesbarer Formatierung statt einer gestalterischen Spielwiese. Wer einen visuellen Drag-and-drop-Baukasten möchte, findet ihn im Zusatzmodul Reach, das ab dem Tarif Sunday ohne Aufpreis enthalten ist. In beiden Fällen kümmert sich das Kampagnenwerkzeug um zwei Dinge, die bei E-Mails aus der Gemeinde in der Praxis leise schiefgehen, nämlich wer sie überhaupt bekommen darf und was mit der Absenderreputation passiert, wenn einige dieser Adressen unzustellbar sind.

Was die meisten E-Mail-Werkzeuge für Gemeinden übersehen

Die meisten E-Mail-Probleme kleiner Gemeinden liegen nicht am Design, sondern daran, wer überhaupt auf der Liste landet. Ein Besucher füllt vor zwei Jahren eine Karte am Infostand aus, wird von der Person, die zu dem Zeitpunkt gerade die Tabelle pflegte, in „den Newsletter“ eingetragen und hat nie ausdrücklich einer laufenden Marketing-E-Mail zugestimmt. Rechnen Sie das auf einige hundert Kontakte hoch, gesammelt über Anmeldelisten, Veranstaltungsformulare und CSV-Importe über mehrere Jahre hinweg. Die meisten Gemeinden wissen dann nicht mehr, wer auf der Liste dem Empfang je zugestimmt hat, sondern nur noch, dass es die Liste gibt.

Ekklis E-Mail-Kampagnen setzen genau umgekehrt an. Dieselbe DSGVO-konforme Double-Opt-in-Logik, die auch Ihre Mitgliederdatenbank steuert, entscheidet, wen eine Kampagne überhaupt erreichen darf. Ein Kontakt braucht eine aktive, bestätigte Einwilligung zum E-Mail-Empfang, sonst bekommt er die Kampagne nicht. Ohne Einwilligung geht nichts. Es gibt keine Ausnahme für „nur dieses eine Mal“ und keine Möglichkeit, eine CSV-Liste zu importieren und einfach loszuschicken. Ohne aktive, dokumentierte Einwilligung erreicht eine Kampagne eine Adresse nicht, unabhängig davon, wie die Zielgruppe zusammengestellt wurde. Das ist eine bewusste Entscheidung, denn der erste Versand erreicht möglicherweise weniger Menschen als die komplette Kontaktliste, weil wirklich nur die Personen angeschrieben werden, die tatsächlich zugestimmt haben.

Zielgruppe nach Gruppe oder von Hand aufbauen

Es gibt zwei Wege, festzulegen, wer eine Kampagne bekommt, und sie lassen sich kombinieren:

• Nach Gruppe. Wählen Sie eine bestehende Gruppe Ihrer Gemeinde aus, etwa einen Hauskreis, ein Dienstteam oder alle auf einem bestimmten Dienstplan, und die Kampagne erreicht automatisch die Mitglieder dieser Gruppe mit gültiger Einwilligung. Wird später jemand zur Gruppe hinzugefügt, ist die Person beim nächsten Versand automatisch dabei; keine separate Liste, die von Hand aktuell gehalten werden muss.
• Manuelle Auswahl. Wählen Sie einzelne Personen für eine Kampagne aus, die zu keiner bestehenden Gruppe passt, etwa alle, die sich für eine frühere Veranstaltung angemeldet haben, oder ein paar Ehrenamtliche in Schlüsselrollen, die Sie direkt erreichen möchten.

In beiden Fällen greift der Einwilligungsfilter automatisch im Hintergrund. Er ist fest in den Aufbau der Zielgruppe eingebaut, kein manueller Schritt, den jemand vergessen könnte.

Automatischer Ausschluss bei Zustellfehlern und Beschwerden

Die Absenderreputation ist der unscheinbare Teil von E-Mail-Marketing, der im Stillen entscheidet, ob Nachrichten im Posteingang landen oder im Spam-Ordner gefiltert werden. Beschädigt wird sie genau durch das, was auf einer Gemeindeliste ganz natürlich passiert, etwa eine alte Adresse, die es nicht mehr gibt, ein volles Postfach, das niemand mehr prüft, oder gelegentlich jemand, der eine Nachricht als Spam markiert, statt sich abzumelden. Bleibt das unbeachtet, und schreiben Sie solche Adressen immer wieder an, leidet die Zustellbarkeit aller späteren Sendungen, auch bei Menschen, die wirklich von Ihnen hören wollen.

Ekkli übernimmt das automatisch. Kommt eine E-Mail unzustellbar zurück oder löst sie eine Spam-Beschwerde aus, landet die Adresse auf einer Sperrliste, und künftige Kampagnen überspringen sie automatisch, ohne dass jemand davon etwas mitbekommen und die Adresse von Hand austragen muss. Sie müssen keinen Fehlerbericht überwachen und keine Liste mit „Problemadressen“ führen. Die Liste bleibt laufend sauber und schützt die Zustellbarkeit für alle folgenden Kampagnen.

Das monatliche Versandkontingent je Tarif

Massen-E-Mail-Versand steht ab dem Tarif Growing zur Verfügung. Die kostenlose Testphase und Small setzen ausschließlich auf Push-Benachrichtigungen, und das ist eine bewusste Produktentscheidung, keine künstliche Einschränkung. Eine Gemeindegründung oder ein Hauskreis spielt sich ohnehin in der App ab, wo Gruppenchat, Direktnachrichten und gezielte Push-Benachrichtigungen wirklich jeden erreichen, der aktiv dabei ist. Ab Growing steigt das monatliche Versandkontingent mit dem Tarif:

Gezählt werden einzelne zugestellte Nachrichten, nicht Kampagnen. Ein Newsletter an 300 Personen mit Einwilligung zählt als 300 E-Mails gegen das Monatskontingent, nicht als eine. Für die meisten Gemeinden ist das ein bequemer Spielraum, denn ein wöchentlicher Newsletter zusammen mit Veranstaltungsankündigungen und Spendenerinnerungen passt gut in das Kontingent von Growing oder Sunday. Wird das Kontingent überschritten, blockiert Ekkli die Kampagne nicht, sondern berechnet 4 € je weitere 1.000 E-Mails.

Der Versand über die eigene Domain vor der ersten Kampagne

Jede Gemeinde, die über Ekkli Massen-E-Mails versendet, tut das über die eigene Domain. Vor der ersten Kampagne werden drei Einträge in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain ergänzt, SPF, DKIM und DMARC. Wir prüfen sie mit einer Live-Prüfung, bevor der Versand freigeschaltet wird.

Das ist ein echter Arbeitsschritt und braucht Zugriff auf die Verwaltung der Domain Ihrer Gemeinde. Klären Sie das lieber vor einem Tarifwechsel als am Morgen des geplanten Versands. Wir begleiten Sie dabei, und falls in Ihrer Gemeinde niemand DNS-Einträge bearbeiten möchte, richten wir das gegen eine einmalige Gebühr für Sie ein.

Der Grund für diese Vorgabe ist einfach. Die Absenderreputation gehört damit Ihrer Gemeinde. Keine andere Gemeinde auf der Plattform kann sie beeinträchtigen, und jede Nachricht ist nachweislich von Ihnen – ein Signal, das zunehmend darüber entscheidet, ob ein Newsletter im Posteingang oder im Spam-Ordner landet.

Die genauen monatlichen und jährlichen Preise, einschließlich günstigerer Preise für Gemeinden in Regionen, in denen nicht unser Standardpreis gilt, finden Sie in der vollständigen Preisübersicht.

Wofür E-Mail-Kampagnen gedacht sind, und wofür nicht

Ein klarer Blick auf den Umfang lohnt sich. Ekklis E-Mail-Kampagnen sind ein Werkzeug für Versand und Zielgruppenauswahl, also Zielgruppe wählen, Nachricht schreiben, versenden, während Einwilligung und Sperrliste automatisch im Hintergrund mitlaufen. Der Standardeditor hält die Formatierung schlicht; das Zusatzmodul Reach ergänzt einen visuellen Drag-and-drop-Baukasten und den Aufbau der Zielgruppe über Tags. E-Mail ist dabei nicht der einzige Kanal. Auch SMS steht zur Verfügung, mit eigener, separater Einwilligung, bezahlt über vorab gekauftes Guthaben. Für die meiste Kommunikation innerhalb der Gemeinde reichen jedoch E-Mail und Push-Benachrichtigungen völlig aus, und Push-Benachrichtigungen sind auf jedem Tarif enthalten, auch in der Testphase.

Für ein wöchentliches Update, ein „Anmeldeschluss ist Freitag“ zu einer Veranstaltung oder eine Dankesnachricht nach einer Spendenaktion reicht der einfache Editor völlig aus. Wichtiger als das Layout ist die Gewissheit, dass wirklich jeder auf der Liste auch etwas von Ihnen hören möchte.

So passen E-Mail-Kampagnen zum Rest von Ekkli

Kampagnen sind kein nachträglich angeflanschtes Werkzeug mit eigener Kontaktliste. Die Zielgruppe stammt aus denselben Mitglieder- und Gruppendaten, die Ihre Gemeinde ohnehin in Ekkli pflegt. Wer einer Gruppe beitritt, ist beim nächsten Versand an diese Gruppe automatisch dabei; wer die Einwilligung widerruft, bekommt ab sofort keine Kampagnen mehr. Ein typischer Ablauf zieht sich durch die ganze Plattform: eine Gruppe zu einer bevorstehenden Veranstaltung anschreiben, die Anmeldung über die Veranstaltungsanmeldung laufen lassen und danach mit einer Dankesnachricht nachfassen. Ein Login, ein Kontaktdatensatz pro Person, und für jeden Kanal eine eigene Einwilligung.

Häufige Fragen

Wer bekommt eine E-Mail-Kampagne tatsächlich zu sehen?

Nur Personen mit aktiver, bestätigter Einwilligung zum E-Mail-Empfang im Rahmen von Ekklis DSGVO-konformer Double-Opt-in-Logik. Der Aufbau der Zielgruppe nach Gruppe oder von Hand wählt Kandidaten aus; der Einwilligungsstatus filtert, wen die Kampagne davon tatsächlich erreicht. Für einen einzelnen Versand lässt sich dieser Filter nicht aushebeln.

Gehören E-Mail-Kampagnen zur kostenlosen Testphase?

Nein. Testphase und Small setzen ausschließlich auf Push-Benachrichtigungen, unbegrenzt über die Ekkli-App, aber ohne E-Mail-Versand. Massen-E-Mail-Versand beginnt beim Tarif Growing, mit steigendem monatlichem Kontingent über Sunday bis Ministry.

Was passiert mit einer E-Mail-Adresse, die unzustellbar ist?

Die Adresse landet automatisch auf einer Sperrliste, und künftige Kampagnen überspringen sie, ohne dass jemand den Zustellfehler bemerken und die Adresse von Hand entfernen muss. Dasselbe gilt für Adressen, die eine Spam-Beschwerde auslösen.

Kann ich eine CSV-Liste mit E-Mail-Adressen importieren und an alle senden?

Sie können Kontakte importieren, aber eine Kampagne erreicht nur die Adressen mit aktiver, bestätigter Einwilligung. Der Import einer Liste erzeugt für sich genommen keine Einwilligung. Genau das hält Kampagnen DSGVO-konform, statt zu einem reinen Massenversandwerkzeug zu werden.

Gibt es einen Drag-and-drop-Baukasten für E-Mail-Vorlagen?

Ja, über das Zusatzmodul Reach. Der Standardeditor für Kampagnen hält die Formatierung schlicht und konzentriert sich auf Zielgruppenauswahl, Einwilligung, Versand und Sperrliste. Reach ergänzt einen visuellen Drag-and-drop-Baukasten und erlaubt den Aufbau einer Versandliste über Tags, statt Personen von Hand auszuwählen. Es kostet 19 € im Monat und ist ab dem Tarif Sunday ohne Aufpreis enthalten.

Versendet Ekkli neben E-Mails auch SMS?

Ja. Für SMS gilt eine eigene, separate Einwilligung, bezahlt über vorab gekauftes Guthaben, sodass es nie eine Überraschungsrechnung gibt. Zur kostenlosen Testphase gehört die SMS nicht. Für die meisten Nachrichten an die Gemeinde sind Push-Benachrichtigungen über die App der schnellere Weg und auf jedem Tarif kostenlos.

Was zählt gegen mein monatliches Versandkontingent?

Einzelne zugestellte Nachrichten, nicht die Anzahl der Kampagnen. Ein Newsletter, der 500 Mitglieder mit Einwilligung erreicht, zählt als 500 E-Mails gegen das Monatskontingent, egal ob er als eine Kampagne oder mehrere verschickt wurde.

Dieser Leitfaden wird vom Ekkli-Team gepflegt, das die hier beschriebenen E-Mail-Kampagnenwerkzeuge entwickelt. Sie sind nicht sicher, welches Kontingent zur Listengröße Ihrer Gemeinde passt? Melden Sie sich, wir helfen Ihnen bei einer ehrlichen Einschätzung, unabhängig davon, ob Sie sich am Ende für Ekkli entscheiden.