Veranstaltungsanmeldung und Warteliste für Gemeinden

Die Veranstaltungsanmeldung von Ekkli übernimmt genau den Teil der Organisation, an dem eine Excel-Liste und Kommentare unter dem Facebook-Post scheitern. Sie wissen, wie viele Personen tatsächlich kommen, und Anmeldungen schließen automatisch, sobald ein Raum voll ist, ohne dass jemand in Ihrem Team den ganzen Tag nur noch Listen hinterherjagt. Legen Sie eine Teilnehmerbegrenzung fest, und sobald sie erreicht ist, landen neue Anmeldungen automatisch der Reihe nach auf einer Warteliste, statt den Raum zu überbuchen. Gäste können sich ohne eigenes Konto anmelden, über einen persönlichen Link, mit dem sie ihren Platz später selbst wieder absagen können. Am Tag selbst bekommen Sie eine einfache Teilnehmerzahl der tatsächlich Anwesenden – keine Anwesenheitsliste pro Person und keine Auswertung, wer wie oft da war.

Diese Seite ist bewusst eng gefasst. Es geht um die Mechanik der Anmeldung selbst, also Teilnehmerbegrenzung, Warteliste, Gastanmeldung und Teilnehmerzahl, nicht um die öffentliche Anzeige Ihres Veranstaltungskalenders. Wie die Veranstaltungen Ihrer Gemeinde auf der öffentlichen Website erscheinen, erfahren Sie über den Link weiter unten auf dieser Seite.

Eine Teilnehmerbegrenzung, die wirklich hält

Legen Sie beim Anlegen einer Veranstaltung eine Höchstzahl an Plätzen fest, etwa ein Männerfrühstück mit 30 Plätzen an den Tischen, eine Jugendfreizeit mit 40 Betten oder ein Ehevorbereitungskurs mit fester Obergrenze, weil für eine genaue Personenzahl eingekauft wird. Sind so viele Plätze bestätigt, nimmt Ekkli keine weiteren Zusagen mehr an. Niemand in Ihrem Team muss eine Tabelle im Blick behalten und das Formular im richtigen Moment von Hand schließen, und niemand stellt an der Tür fest, dass zehn Personen mehr da sind als Stühle.

Darauf kommt es gerade bei den Veranstaltungen an, die kleine Gemeinden tatsächlich durchführen, etwa eine Freizeit mit begrenzter Platzzahl, ein Workshop mit sinnvoller Gruppengröße oder ein gemeinsames Essen, für das die Küche eine bekannte Personenzahl kocht. Eine Grenze, die das System durchsetzt, und niemand muss mehr daran denken, eine Liste zu prüfen – das ist der Unterschied zwischen „das haben wir eingeplant“ und „wir stellen mitten im Gottesdienst noch Stühle dazu“.

Eine Warteliste, die die Reihenfolge einhält

Ist eine Veranstaltung voll, schließt sie nicht einfach die Tür. Neue Anmeldungen landen stattdessen auf einer Warteliste, in der Reihenfolge, in der sie eingegangen sind. Wird durch eine Absage ein bestätigter Platz frei, bekommt ihn die nächste Person auf der Warteliste, unabhängig davon, wer sich zuerst im Gemeindebüro meldet.

Diese Reihenfolge ist genauso eine Frage der Fairness wie der Logistik. Kein Ehrenamtlicher möchte erklären müssen, warum ein Nachzügler einen Platz bekommen hat. Die Person, die sich schon am ersten Tag gemeldet hat, steht sonst hinten an. Bei uns gilt schlicht: wer zuerst kommt, mahlt zuerst, und zwar auch dann, wenn niemand daran denkt. Weil die Warteliste vom System geführt wird und nicht im Kopf einer Person, bleibt die Reihenfolge auch bei einer gefragten Veranstaltung nachvollziehbar, wenn viel in Bewegung ist, etwa bei Absagen, späten Anmeldungen oder der Bitte um einen zusätzlichen Platz für eine Begleitung.

Gastanmeldung mit einem eigenen Link zum Absagen, ganz ohne Konto

Nicht jeder, der zu einer Gemeindeveranstaltung kommen möchte, hat ein Login oder will sich eines anlegen. Eine Familie zu Besuch, ein Nachbar, der zum Weihnachtssingen eingeladen wurde, oder ein Gast beim Männerfrühstück kann sich bei Ekkli als Gast anmelden, mit nur den Angaben, die für die Reservierung nötig sind, ohne ein Konto anzulegen.

Nach der Anmeldung erhält der Gast einen persönlichen Link zu seiner Anmeldung, mit dem er sie später selbst verwalten oder absagen kann, ohne im Gemeindebüro anzurufen. Ändern sich die Pläne, gibt der Gast den eigenen Platz mit einem Klick frei, und genau dieser Platz geht automatisch an die nächste Person auf der Warteliste – Absage und Nachrücken sind bei Ekkli ein Vorgang, nicht zwei.

Mitglieder melden sich wie gewohnt über ihr Konto an. Für alle anderen fällt damit die häufigste Ausrede weg: „Dafür lege ich mir doch kein Konto an.“ Sonst kommen die Leute einfach unangemeldet, und Ihre Teilnehmerzahl stimmt nicht mehr.

Teilnehmerzahl: eine Zahl, kein Bericht

Am Tag der Veranstaltung liefert Ekkli eine Teilnehmerzahl, also wie viele Personen auf Basis bestätigter Anmeldungen tatsächlich da sind. Das ist bewusst einfach gehalten, und es lohnt sich, genau zu sagen, was es ist und was nicht. Es ist eine Zahl, die Sie an die Küche, an das Team, das den Saal herrichtet, oder an die Hausverwaltung weitergeben können. Es ist keine detaillierte Anwesenheitsliste pro Person, kein Check-in-Protokoll, das an einzelne Personen gebunden ist, und keine Auswertung, die Sie im Nachhinein durchforsten können. Wenn Ihre Gemeinde eine so detaillierte, personenbezogene Anwesenheitsauswertung braucht, leistet diese Funktion das heute nicht.

Für die meisten Veranstaltungen kleiner Gemeinden, vom Männerfrühstück über die Jugendfreizeit bis zum Ehevorbereitungskurs oder Weihnachtssingen, ist eine verlässliche Teilnehmerzahl genau die Zahl, auf die es am Tag selbst ankommt, und genau die Zahl, die diese Funktion zuverlässig liefern soll.

Kostenlos auf jedem Tarif

Die Veranstaltungsanmeldung, also Teilnehmerbegrenzung, Warteliste, Gastanmeldung mit einem Link zum Absagen und Teilnehmerzahl, gehört zur sechsmonatigen kostenlosen Testphase von Ekkli und ist auf keinem Tarif eingeschränkt. Das gilt in der Testphase genauso wie auf jedem bezahlten Tarif, in der Testphase sechs Monate lang, kostenlos, für bis zu 50 Personen, ohne Kreditkarte. Es gibt kein separates Modul zu kaufen, und hinter der Anmelde-Schaltfläche wartet kein Aufpreis.

So passt das zum Rest von Ekkli

Die Veranstaltungsanmeldung ist Teil derselben Plattform wie der Rest der Verwaltung Ihrer Gemeinde. Mit demselben Zugang, mit dem Sie Website, Mitgliederdatenbank und Spenden verwalten, verwalten Sie auch die Veranstaltungsanmeldungen, ohne ein separates Werkzeug oder eine separate Rechnung nur dafür. Ein paar Stellen lohnen sich als Nächstes.

• Die Veranstaltung selbst veröffentlichen. Diese Seite behandelt die Mechanik der Anmeldung selbst, also Teilnehmerbegrenzung, Warteliste, Gastanmeldung und Teilnehmerzahl. Wie Sie Ihren Veranstaltungskalender öffentlich auf der Website anzeigen, einschließlich öffentlicher Veranstaltungsseiten und iCal-Export, lesen Sie unter Veranstaltungskalender für die Gemeindewebsite.
• Kostenbeiträge einsammeln. Ein Beitrag für eine Freizeit oder eine Spendenaktion rund um eine Veranstaltung läuft nicht über Ekkli, sondern über die Zahlungswege, die Ihre Gemeinde schon nutzt.
• Mitglieder verwalten ihre eigenen Anmeldungen über denselben Mitgliederbereich, der auf der Seite Gemeindewebsite mit Mitgliederbereich beschrieben ist, sodass eine Anmeldung an derselben Stelle erscheint wie der Rest des Kontos.

Häufige Fragen

Können sich Gäste ohne eigenes Konto zu einer Gemeindeveranstaltung anmelden?

Ja. Gäste melden sich mit nur den nötigen Basisangaben an, ganz ohne Konto, und erhalten einen persönlichen Link zu ihrer Anmeldung, mit dem sie diese später selbst verwalten oder absagen können, ohne sich einloggen zu müssen.

Was passiert, wenn eine Veranstaltung ihre Teilnehmerbegrenzung erreicht?

Neue Anmeldungen landen nach dem Erreichen der Grenze automatisch auf der Warteliste, in der Reihenfolge des Eingangs, statt sofort bestätigt zu werden. Wird durch eine Absage ein bestätigter Platz frei, geht er an die nächste Person auf der Warteliste.

Zeichnet die Veranstaltungsanmeldung eine detaillierte Anwesenheitsliste pro Person auf?

Nein. Ekkli liefert eine Teilnehmerzahl, also die Anzahl der bestätigten und am Tag anwesenden Personen, statt eines detaillierten personenbezogenen Anwesenheitsprotokolls oder Auswertungsberichts. Wenn Ihre Gemeinde eine so detaillierte, personenbezogene Anwesenheitsliste und Auswertung braucht, leistet diese Funktion das nicht.

Ist die Veranstaltungsanmeldung kostenlos, oder braucht es einen bezahlten Tarif?

Die Veranstaltungsanmeldung ist auf jedem Tarif von Ekkli kostenlos, einschließlich der sechsmonatigen Testphase für bis zu 50 Personen. Teilnehmerbegrenzung, Warteliste, Gastanmeldung und Teilnehmerzahl sind auf keinem Tarif eingeschränkt.

Kann ein Gast die eigene Anmeldung absagen, ohne das Gemeindebüro zu kontaktieren?

Ja. Über den persönlichen Link, den ein Gast bei der Anmeldung erhält, sagt er seinen Platz direkt selbst ab, und genau dieser Platz geht automatisch an die nächste Person auf der Warteliste. Niemand in Ihrem Team muss die Absage von Hand bearbeiten.

Ist das dasselbe wie der öffentliche Veranstaltungskalender von Ekkli?

Nein, auch wenn beide zusammenspielen. Hier geht es um die Mechanik der Anmeldung, Teilnehmerbegrenzung, Warteliste, Gastanmeldung und Teilnehmerzahl. Wie Veranstaltungen öffentlich auf Ihrer Gemeindewebsite erscheinen, einschließlich öffentlicher Veranstaltungsseiten und iCal-Export, lesen Sie unter Veranstaltungskalender für die Gemeindewebsite.

Die Veranstaltungsanmeldung gehört zur kostenlosen Testphase von Ekkli, zusammen mit der Präsentation im Gottesdienst, der Gemeindewebsite und der Mitgliederverwaltung – kostenlos für bis zu 50 Personen, ohne Kreditkarte.