Dienstplan-Software, die das Samstagabend-Chaos beendet

Dienstplan-Software für Gemeinden ersetzt die WhatsApp-Gruppe, die gemeinsame Tabelle und die Samstagabend-Frage „Wer ist morgen an der Technik?“ durch ein System, das wiederkehrende Dienstpläne erstellt, die Verfügbarkeit der Ehrenamtlichen erfasst, Erinnerungen automatisch verschickt und Ehrenamtliche ihre Dienste direkt untereinander tauschen lässt, ohne dass alles über Sie läuft. Statt hinterherzulaufen, schauen Sie einmal drauf und wissen Bescheid.

Das Samstagabend-Chaos, das jeder kennt, der den Dienstplan macht

Koordinieren Sie den Dienstplan einer kleinen bis mittleren Gemeinde, kommt Ihnen dieser Ablauf wahrscheinlich bekannt vor. Vor drei Wochen haben Sie den Monatsplan in einer Tabelle erstellt, einen Screenshot in die Gemeinde-WhatsApp-Gruppe geworfen und gehofft, dass jeder den für ihn passenden Ausschnitt gesichert hat. Am Samstagabend passiert dann eines von zwei Dingen: Jemand schreibt, dass er vergessen hat, an diesem Wochenende verreist zu sein, oder niemand antwortet, und Sie verbringen zwanzig Minuten damit, herauszufinden, ob die Technik für morgen überhaupt besetzt ist.

Das liegt nicht daran, dass Ihre Ehrenamtlichen sich nicht kümmern. Es liegt daran, dass eine Tabelle und ein Gruppenchat nie dafür gebaut wurden, wiederkehrende Zusagen, Verfügbarkeit oder kurzfristige Änderungen zu verwalten. Sie zeigen Informationen einmal an, verfolgen aber nicht, wer zugesagt hat, wer getauscht hat und wer eine Erinnerung braucht. Am Ende hängt alles an einer einzigen Person, denn jede Absage, jeder Tausch, jede „Kann das jemand übernehmen“-Frage läuft über eine einzige, meist erschöpfte Person.

Gute Dienstplan-Software behebt die eigentliche Mechanik des Problems, nicht nur seine Darstellung.

Was gute Dienstplan-Software wirklich leistet

Der Wert liegt nicht in einem hübscheren Kalender. Er liegt darin, die vier Dinge zu automatisieren, die Ihnen die Woche fressen.

Wiederkehrende Dienstteams, einmal angelegt

Ihr Lobpreisteam, Technik, Empfang und Kinderdienst ändern sich in ihrer Struktur von Woche zu Woche kaum. Dieselben Rollen müssen im selben Rhythmus besetzt werden. Gute Dienstplan-Software lässt Sie jedes Team einmal anlegen, den Rhythmus festlegen und das System das wiederkehrende Muster automatisch erzeugen, statt jeden Monat ein neues Tabellenblatt aufzubauen. Ehrenamtliche gehören zu den Teams, in denen sie tatsächlich mitwirken, sodass Sie nicht alle vier Wochen dieselben fünfzehn Namen von Hand in ein neues Raster tippen.

Verfügbarkeit und Abwesenheit direkt von den Ehrenamtlichen

Statt erst dann zu erfahren, dass jemand im Urlaub ist, wenn er nicht auftaucht, tragen Ehrenamtliche ihre eigene Abwesenheit vorab ein, ob eine Woche weg, ein regelmäßiger Termin am ersten Sonntag im Monat oder was auch immer es ist. Das System plant dann einfach nicht an diesen Tagen ein. Allein diese Funktion erspart den größten Teil des Hin und Her, das sonst über WhatsApp läuft. Sie laufen der Verfügbarkeit nicht mehr hinterher, Ehrenamtliche warten nicht darauf, gefragt zu werden, und niemand erfährt am Sonntag im letzten Moment, dass er doppelt eingeteilt ist.

Automatische Erinnerungen vor dem Dienst

Menschen vergessen, dass sie im Dienst sind, nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil ein vor drei Wochen erstellter Plan an einem vollen Donnerstag nicht präsent ist. Eine automatisch verschickte Erinnerung, ein paar Tage vorher und noch einmal am Vortag, sorgt dafür, dass jemand vorbereitet erscheint, statt dass Sie jede Woche fünfzehn Personen persönlich anschreiben müssen, um die Zusage zu bestätigen. Die Erinnerung ist jetzt Aufgabe des Systems, nicht mehr Ihre.

Tauschanfragen, ohne dass Sie jede einzelne vermitteln

Das Leben Ehrenamtlicher ändert sich auch noch, nachdem ein Dienstplan veröffentlicht wurde. Echte Dienstplan-Software lässt eine Person, die ihren Termin nicht mehr wahrnehmen kann, direkt einen Tausch mit jemandem aus dem Team anfragen oder den Termin zur Übernahme freigeben, während Sie am Ende nur noch das Ergebnis sehen, statt es auszuhandeln. Das ist der größte Zeitgewinn überhaupt. Sie hören auf, die Vermittlungsstelle zwischen zwei Personen zu sein, die das in einer Nachricht selbst geklärt hätten, und behalten trotzdem den vollen Überblick, wer tatsächlich im Dienst ist.

Wie der Dienstplan mit dem Rest Ihrer Kirchensoftware zusammenspielt

Dienstplanung muss nicht isoliert vom Rest Ihrer Gemeinde stehen. Weil der Dienstplan von Ekkli dieselben Mitglieds- und Teamdaten nutzt wie der Rest der Plattform, verbindet sich das Wissen, wer am Sonntag im Dienst ist, ganz natürlich mit anderen Dingen, die Sie ohnehin schon tun. Eine Erinnerung geht gezielt an genau die Personen, die diese Woche im Dienst sind, statt an alle. Sie müssen den Dienstplan nicht in einem System pflegen und die Kontaktliste der Ehrenamtlichen in einem anderen. Es ist derselbe zugrunde liegende Datensatz, wer zu Ihrem Team gehört und wofür sich diese Person eingetragen hat.

Ein typischer Sonntags-Dienstplan einer kleinen Gemeinde

Bei den meisten kleinen bis mittleren evangelikalen Gemeinden sieht der Sonntagmorgen ähnlich aus, auch wenn die genauen Rollen variieren: ein Lobpreisteam (Gesang, Instrumente, oft mit wechselnder Leitung), Technik (Tontechnik und, wenn getrennt, die Präsentation der Folien), ein Empfangsteam (Türdienst, Hilfe beim Platzfinden, manchmal ein Kaffee-Dienst) und ein Kinderdienst-Team (Leitung und Helfer, meist nach Altersgruppe aufgeteilt). Jedes dieser vier Teams braucht seine eigene wöchentliche Einteilung, seinen eigenen Pool an Ehrenamtlichen und sein eigenes Muster, wer wann dran ist. Das Lobpreisteam wechselt sich vielleicht wöchentlich ab, während der Empfangsdienst nur einmal im Monat dran ist. Vier solcher unabhängiger Muster im Kopf oder in vier verschiedenen Tabellenblättern zu behalten, ist genau das, wofür Dienstplan-Software gebaut ist, damit Sie es nicht mehr müssen.

Häufig gestellte Fragen

Können Ehrenamtliche selbst Abwesenheit eintragen?

Ja. Ehrenamtliche können Abwesenheit für einzelne Termine oder wiederkehrende Verpflichtungen direkt im System eintragen, und der Dienstplan berücksichtigt diese Termine automatisch beim Erstellen oder Befüllen, sodass Sie die Verfügbarkeit nicht von Hand gegen den Plan abgleichen müssen.

Wie funktionieren Erinnerungen? Muss ich sie manuell verschicken?

Nein. Sobald jemand für einen Dienst eingeteilt ist, gehen Erinnerungen automatisch vor dem Termin heraus, sodass Sie nicht jede Woche jedes Teammitglied persönlich anschreiben müssen, um die Zusage zu bestätigen.

Können zwei Ehrenamtliche einen Dienst tauschen, ohne dass ich das organisiere?

Ja. Eine Person, die ihren Termin nicht wahrnehmen kann, kann direkt einen Tausch mit einem anderen qualifizierten Teammitglied anfragen oder den Termin zur Übernahme freigeben, ohne dass jeder Tausch über Sie laufen muss.

Ist die Dienstplanung Teil von Ekklis kostenloser Testphase?

Ja. Dienstplan und Einsatzplanung gehören zu Ekklis sechsmonatiger kostenloser Testphase, zusammen mit Präsentation im Gottesdienst, einer Website auf einer Subdomain, der Mitgliederdatenbank, Push-Benachrichtigungen und dem Hosting von Predigtaufnahmen innerhalb eines Speicherkontingents von 2 GB, für bis zu 50 Personen, ohne Kreditkarte. E-Mail-Kampagnen gehören ab dem Tarif Growing dazu, das Speicherkontingent steigt ab dem Tarif Small, und eine eigene Domain wie auch ein Podcast-Feed sind auf jedem bezahlten Tarif als Zusatzmodul buchbar.

Macht Dienstplan-Software eine WhatsApp-Gruppe komplett überflüssig?

Die meisten Gemeinden behalten eine allgemeine Gruppe für informellen Austausch, aber der eigentliche Dienstplan, also wer im Dienst ist, Verfügbarkeit, Erinnerungen und Tausch, wandert aus dem Gruppenchat in ein System, das genau dafür gebaut ist. Genau das verhindert, dass etwas durchs Raster fällt.