Was Ihre Kirchensoftware wirklich kostet: die ganze Rechnung

Fragen Sie in den meisten Gemeinden nach, was sie für Software ausgeben, bekommen Sie eine Zahl, meist die größte einzelne Rechnung. Die tatsächlichen Kosten verteilen sich auf vier oder fünf Posten, oft auf unterschiedlichen Kreditkarten, und zusammengerechnet hat sie länger niemand mehr.

Diese Seite rechnet die ganze Summe zusammen, bewusst nach Kategorie statt nach Anbieter. Anbieternamen wären in einem Quartal veraltet, und es geht nicht darum, welchen Website-Baukasten Sie nutzen, sondern wie viele einzelne Dinge Sie bezahlen und pflegen.

Was eine Gemeinde typischerweise im Einsatz hat

Eine Gemeinde mit 20 bis 200 Personen hat in einer normalen Woche meist eine Version davon im Einsatz:

Das Geld ist dabei das kleinere Problem. Das größere ist, dass keines dieser Programme etwas vom anderen weiß.

Was es kostet, wenn alles einzeln läuft

Dieselbe Person wird viermal angelegt. Einmal in der Mitgliedertabelle, einmal im Dienstplan, einmal in der E-Mail-Liste, einmal im Gruppenchat. Ändert sich dann eine Telefonnummer, stimmt sie an einer Stelle und ist an drei anderen falsch.

Jede Übergabe wird zur Schulung. Zieht die Person weg, die bisher die Präsentationssoftware bediente, muss sich jemand Neues in ein Programm einarbeiten, das sonst niemand in der Gemeinde nutzt. Mal fünf Programme, bei einem ganz normalen Wechsel im Team der Ehrenamtlichen.

Niemand hat den Gesamtüberblick. Die Website nennt 10:30 Uhr als Beginn. Der Kalender sagt 10:00 Uhr. Beides stimmte irgendwann einmal.

Der Support spricht die falsche Sprache. Die meisten dieser Anbieter bauen für den US-Markt. Geht am Samstagabend etwas kaputt, gibt es eine englischsprachige Dokumentationsseite und eine Ticket-Warteschlange in einer anderen Zeitzone.

Was ein gemeinsames System verändert

Ein Login, eine Rechnung, eine gemeinsame Datenbank. Ein Mitglied wird einmal angelegt und steht damit in der Mitgliederdatenbank, ist für den Dienstplan verfügbar und sieht seine Dienste. Ein veröffentlichter Ablaufplan bringt die Präsentationsliste gleich mit. Eine hochgeladene Predigt erscheint im Website-Archiv, ohne einen zweiten Schritt.

Ein gemeinsames System zu wählen heißt auch, ehrliche Grenzen zu akzeptieren. Eine Plattform ist nicht in jeder Kategorie die stärkste Lösung: Eine spezialisierte Präsentationsanwendung bietet immer mehr Funktionen für die Videoproduktion als eine browserbasierte Lösung, und eine spezialisierte Planungssoftware deckt mehr Sonderfälle ab. Dieser Kompromiss lohnt sich, wenn Ihnen vor allem die Zeit der Ehrenamtlichen fehlt und nicht einzelne Funktionen, und das trifft auf die meisten Gemeinden unter ein paar hundert Personen zu.

Wo Ekkli einzuordnen ist

Ekkli deckt Präsentation im Gottesdienst und Live-Anzeige ab, dazu die Gemeindewebsite, Mitgliederdaten, Dienstpläne und Ablaufpläne, Gruppen und Forum, Veranstaltungen mit Anmeldung, Predigtaufnahmen und die Gemeinde-App. Das alles läuft über ein Login und über eine Rechnung, zu einem Preis, der offen einsehbar ist. Die Oberfläche gibt es in acht Sprachen, die Daten liegen in Europa, und die DSGVO-Funktionen sind von Anfang an eingebaut, nicht nachträglich angeflanscht.

Zwei Dinge macht Ekkli nicht nur genauso gut wie fünf einzelne Programme, sondern wirklich besser:

• Offline-Export. Ein ganzer Foliensatz lässt sich in eine einzige HTML-Datei packen, komplett mit Schriften und Bildern, die von einem USB-Stick läuft, ganz ohne Netzwerk. Ist das Internet im Gemeindehaus unzuverlässig, entfällt damit der größte Einwand gegen browserbasierte Präsentation.
• Durchgängig in Ihrer eigenen Sprache. Oberfläche, Support und Dokumentation in acht europäischen Sprachen, mit gemeinfreien Bibeltexten passend zur jeweiligen Sprache. Die meisten Anbieter in diesem Bereich denken zuerst auf Englisch und übersetzen erst später, wenn überhaupt.

Und ehrlich gesagt gibt es auch Grenzen: Ekkli ist keine vollständige Verwaltungssoftware für jeden Bereich des Gemeindelebens. Es gibt keine Finanzbuchhaltung, keine frei definierbaren Felder und keinen eigenen Berichtsgenerator. Wenn genau das für Ihre Gemeinde unverzichtbar ist, ist das ein guter Grund, dafür weiterhin eine eigene Software zu nutzen.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine All-in-one-Plattform immer günstiger?

Nicht immer. Läuft Ihre Gemeinde bereits auf den kostenlosen Versionen allgemeiner Dienste und stört sich niemand an der Doppelarbeit, kostet die getrennte Lösung unterm Strich fast nichts. Was ein gemeinsames System dann spart, sind vor allem die Stunden der Ehrenamtlichen und die Fehler, die gar nicht erst entstehen. Auf der Rechnung sieht man davon wenig.

Was, wenn wir nur ein Programm ersetzen wollen?

Das funktioniert. Viele Gemeinden starten nur mit der Präsentation oder nur mit der Website und lassen den Rest unverändert. Die Module lassen sich pro Gemeinde einzeln ein- und ausschalten.

Müssen wir alles auf einmal umstellen?

Nein, und wir würden sogar davon abraten. Stellen Sie ein Programm um, lassen Sie es einen Monat lang im echten Gottesdienst laufen und gehen Sie dann zum nächsten über. Sechs Monate reichen für diesen Ablauf gut aus.

Was passiert mit unserer bestehenden Liederdatenbank?

Liegt sie im OpenLP- oder OpenLyrics-Format vor, lässt sie sich direkt importieren. Wie das geht, steht unter Ihre Liederdatenbank importieren. Andere Formate müssen neu erfasst werden. Das sollten Sie wissen, bevor Sie anfangen.