Dienstplan-App für Ehrenamtliche, mit eingebautem Tausch

Die Dienstplanung von Ekkli ist eine App für Ehrenamtliche, bei der der Tausch von Anfang an dazugehört und nicht nachträglich angeflanscht wurde: Wiederkehrende Dienstpläne erzeugen die kommenden Wochen automatisch, jeder Ehrenamtliche sagt seinen eigenen Termin zu oder ab, wer nicht kann, gibt seinen Platz zum Tausch frei, ohne jemanden anrufen zu müssen, und Erinnerungen gehen von selbst hinaus, sodass niemand erst am Aushang an der Tür seinen eigenen Namen entdeckt.

Diese Seite ist bewusst eng gefasst. Wer noch überlegt, ob überhaupt eigene Dienstplan-Software nötig ist, oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für gute Einsatzplanung sucht, findet das an anderer Stelle (Links am Ende der Seite). Hier geht es genau darum, wie Tausch, Zusage und Erinnerung in Ekkli technisch funktionieren, also um den Teil, der wirklich entscheidet, ob eine Dienstplan-App Zeit spart oder am Ende nur eine weitere Baustelle ist.

Wiederkehrende Dienstpläne, die sich selbst erzeugen

Die meisten Dienstteams in der Gemeinde brauchen keinen Plan, den jemand jede Woche neu schreibt, sondern immer dasselbe Muster, nur mit anderen Namen darin. Ekklis Dienstpläne sind auf Wiederholung ausgelegt:

• Wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Muster. Legen Sie einen Dienstplan für die Technik an, der jeden Sonntag wiederkehrt, einen monatlichen Plan für die Abendmahlsvorbereitung oder einen Plan für den Kindergottesdienst alle zwei Wochen, und die App erzeugt jeden Termin automatisch, statt dass Sie dieselbe Liste alle paar Wochen von Hand neu anlegen.
• Ein Dienstplan, viele Termine. Jeder einzelne Termin eines wiederkehrenden Dienstplans ist ein eigenes Ereignis mit eigenen Einteilungen und einem eigenen Status für Zusage oder Absage; fällt ein Ehrenamtlicher an einem Sonntag aus, ändert das am Muster der übrigen Wochen nichts.
• Baut auf der Verfügbarkeit auf. Die Einteilungen in Ekkli arbeiten mit Verfügbarkeit und Sperrterminen der Ehrenamtlichen zusammen, sodass die Planung damit beginnt, wer tatsächlich frei ist, statt zu raten und hinterher reihum nachzufragen, ob es diese Woche klappt.

Zusagen oder absagen, je Termin

Jeder Ehrenamtliche, dem ein Platz im Dienstplan zugeteilt wird, reagiert auf einen konkreten Termin, nicht auf eine vage dauerhafte Zusage, an die er selbst denken müsste. Er sagt für genau dieses Datum zu oder ab, und Sie sehen auf einen Blick, wer für diesen Sonntag feststeht und wer noch nicht geantwortet hat.

Das ist wichtiger, als es klingt. Ein Dienstplan, der nur Namen auflistet, ohne dass jemand zusagen muss, zeigt, wer gefragt wurde, nicht, wer tatsächlich kommt. Die Zusage je Termin schließt genau diese Lücke: Wer den Dienstplan für den kommenden Sonntag durchgeht, sieht auf einen Blick, wer zugesagt, wer abgesagt und wer noch nicht geantwortet hat, statt erst am Sonntagmorgen zu sehen, dass ein Platz leer bleibt.

Tausch anbieten und Tausch annehmen

Es kommt eben etwas dazwischen: Jemand wird krank, ist verreist oder kann einen bereits zugesagten Termin doch nicht wahrnehmen. Die Frage ist, was dann passiert, und genau hier greifen die meisten Gemeinden noch auf einen Gruppenchat zurück und auf jemanden, der die Liste von Hand neu zusammenstellt. Ekkli löst das als direkten Ablauf zwischen den Ehrenamtlichen:

• Tausch anbieten. Wer einen zugesagten Platz doch nicht wahrnehmen kann, gibt ihn zum Tausch frei, statt dass der Platz still unbesetzt bleibt oder das Planungsteam selbst eine Vertretung suchen muss.
• Tausch annehmen. Wer sonst dafür infrage kommt, sieht den offenen Platz und übernimmt ihn direkt, ohne Anruf und ohne langes Hin und Her in der WhatsApp-Gruppe, und niemand muss bei jedem einzelnen Tausch vermitteln.
• Der Dienstplan zieht automatisch nach. Sobald ein Tausch angenommen ist, aktualisiert sich die Einteilung, sodass Sie immer sehen, wer für den Termin wirklich zugesagt hat, statt sich auf den ursprünglichen Namen von vor drei Wochen und die Erinnerung „jemand wollte das übernehmen“ zu verlassen.

Im Ergebnis löst das Team Besetzungslücken selbst, in der App, statt jede einzelne Änderung wieder über den Posteingang einer einzelnen Person laufen zu lassen. Die Aufgabe der Koordination verschiebt sich vom Hinterhertelefonieren zum gelegentlichen Prüfen, ob offene Plätze noch unbesetzt sind. Das ist deutlich weniger Arbeit, gerade bei einem Team, in dem sich von Woche zu Woche viel ändert.

Automatische Erinnerungen

Zusage, Absage und Tausch funktionieren nur, wenn Ehrenamtliche ihren anstehenden Termin früh genug sehen, um noch reagieren zu können. Ekkli verschickt automatische Erinnerungen vor jedem Termin, sodass sich niemand auf das eigene Gedächtnis oder eine zusätzliche Nachricht vom Planungsteam verlassen muss, um zu wissen, dass diese Woche Dienst ansteht. Das macht auch den offenen Tausch in der Praxis erst wirklich nützlich: Eine rechtzeitige Erinnerung gibt einer Person, die nicht kann, genug Zeit, einen Tausch anzubieten, statt es erst am Sonntagmorgen zu merken.

Ablaufpläne: der Gottesdienst in seiner Reihenfolge

Neben der Frage, wer dient, hält der Ablaufplan von Ekkli fest, was tatsächlich passiert, und zwar in der Reihenfolge: Begrüßung, Lobpreis, Kollekte, Predigt mit den dazugehörigen Bibelstellen, Ankündigungen, Abschluss. Das ist dieselbe Struktur, die sonst jemand aus der Lobpreisleitung oder der Pastor auf Papier für einen Sonntagvormittag skizzieren würde, nur im System festgehalten statt auf einem Ausdruck, den es nur einmal gibt.

Weil Ablaufplan und Dienstplan auf derselben Plattform liegen, lassen sich beide zusammen lesen: Wer den Plan macht, sieht auf einen Blick, wer in welcher Rolle dient und wie der Gottesdienst abläuft; genauso jemand, der über einen angenommenen Tausch kurzfristig einspringt, ohne dafür ein zweites Blatt für den Ablauf danebenzulegen.

Im Zusammenspiel mit dem Rest von Ekkli

Dienstplan und Einsatzplanung für Ehrenamtliche gehören zur sechsmonatigen kostenlosen Testphase von Ekkli, zusammen mit der Präsentation im Gottesdienst, der Mitgliederdatenbank und den Kleingruppen, für bis zu 50 Personen, ohne Kreditkarte. Diese sechs Monate stellen die volle Dienstplanung zur Verfügung, sodass ein wachsendes Team sehen kann, wie gut das trägt, bevor die Gemeinde nach sechs Monaten einen bezahlten Tarif wählt.

Die Einteilungen im Dienstplan funktionieren am besten zusammen mit zwei weiteren Bausteinen, die eigene Seiten haben: Verfügbarkeit und Sperrtermine der Ehrenamtlichen, die zeigen, wer tatsächlich frei ist, noch bevor ein Platz eingeteilt wird, und die zugrunde liegende Mitgliederdatenbank, in der die Personen auf Ihrem Dienstplan überhaupt erst geführt werden. Wenn Ihre Dienstteams zugleich als Kleingruppe laufen, etwa ein Lobpreisteam, das sich zur Probe trifft, oder ein Begrüßungsteam mit eigenem Gruppenchat, deckt Kleingruppen und Community auch diese Ebene ab.

Zwei ausführlichere Leitfäden gehen darüber hinaus, zur Auswahl von Dienstplan-Software im Allgemeinen und zur Praxis guter Einsatzplanung, nicht nur zur Software selbst: Dienstplan-Software für die Gemeinde als vollständigen Kaufratgeber oder Dienstplanung für Ehrenamtliche in der Gemeinde für die Anleitung zum Prozess selbst, unabhängig davon, welche Software Sie nutzen.

Häufig gestellte Fragen

Können Ehrenamtliche ihre Dienstplan-Plätze tauschen, ohne jemanden fragen zu müssen?

Ja. Wer einen zugesagten Platz nicht wahrnehmen kann, gibt ihn als Tausch frei, und wer sonst dafür infrage kommt, kann ihn direkt annehmen. Wer den Dienstplan macht, muss den Tausch nicht vermitteln, sieht aber weiterhin das Ergebnis, sobald er angenommen ist.

Müssen Ehrenamtliche jeden einzelnen Dienstplan-Termin bestätigen oder nur einmal beim Eintritt ins Team?

Jeder einzelne Termin eines wiederkehrenden Dienstplans hat einen eigenen Status für Zusage oder Absage. Der Eintritt ins Team ist kein dauerhaftes Ja für jeden künftigen Termin: Jeder Ehrenamtliche sagt für den konkret anstehenden Termin zu oder ab, und genau deshalb kann sich die Person, die den Plan macht, darauf verlassen, wer diese Woche wirklich kommt.

Was passiert, wenn niemand einen offenen Tausch annimmt?

Der Platz steht weiter als offen im Plan, bis ihn jemand annimmt oder die Person, die den Plan macht, selbst eingreift und ihn neu vergibt. Die automatischen Erinnerungen vor dem Termin geben Ehrenamtlichen genug Vorlauf, einen Tausch frühzeitig anzubieten statt erst am Vortag, sodass andere realistisch Zeit haben, ihn zu übernehmen.

Regelt die Dienstplanung auch den Ablauf des Gottesdienstes oder nur, wer dient?

Beides. Die Dienstplan-Einteilungen zeigen, wer in welcher Rolle dient; der Ablaufplan hält getrennt davon die Reihenfolge des Gottesdienstes fest: Begrüßung, Lobpreis, Predigt mit Bibelstellen, Ankündigungen und so weiter. So liegen Dienstplan und Ablauf des Tages am selben Ort.

Sind Dienstplan und Einsatzplanung für Ehrenamtliche in der kostenlosen Testphase enthalten?

Ja. Wiederkehrende Dienstpläne, Zusagen und Absagen, Tausch, Erinnerungen und Ablaufpläne gehören alle zur sechsmonatigen kostenlosen Testphase von Ekkli, für bis zu 50 Personen, ohne Kreditkarte.