Software für Kleingruppen in der Gemeinde

Mit den Kleingruppen- und Gemeinschaftsfunktionen von Ekkli kann Ihre Gemeinde offene oder freigabepflichtige Kleingruppen führen, einen Gruppenchat mit Fotos, Dateien und Emoji-Reaktionen nutzen und moderierte Diskussionsforen einrichten, alles über dasselbe Login wie die Gemeindewebsite, die Mitgliederdatenbank und der Dienstplan. Diese Community-Funktionen sind bei jeder neuen Gemeinde zunächst ausgeschaltet, und der Gemeindeadmin kann sie ohne Aufpreis aktivieren, sobald es bei Ihnen wirklich ansteht.

Diese Seite beschreibt konkret, was Kleingruppen und Gruppenchat leisten, wie Beitritt und Moderation funktionieren und wie Diskussionsforen daneben ins Bild passen. Wie die zugrunde liegende Mitgliederdatenbank funktioniert, steht auf der Seite Mitgliederverwaltung; wie die Teamplanung an anderer Stelle abläuft, auf der Seite Dienstplan und Einsatzplanung für Ehrenamtliche.

Kleingruppen: offen oder mit Freigabe

Eine Kleingruppe in Ekkli ist eine benannte, an Ihre Gemeinde gebundene Gruppe: ein Hauskreis, eine Jugendgruppe, ein Gebetskreis, eine Gruppe für Neue in der Gemeinde, eine Männer- oder Frauenarbeit — was für Gruppen bei Ihnen auch immer schon laufen. Jede Gruppe hat ihre eigene Mitgliederliste, und Ihre Gemeinde legt fest, wie Personen hineinkommen:

• Offener Beitritt. Ein Mitglied sieht sich die Liste der Gruppen an und tritt der passenden direkt bei, ohne Freigabe. Das eignet sich für Gruppen, die wirklich jedem offenstehen, der Interesse zeigt, etwa eine allgemeine Gruppe für Neue oder eine offene Gebetskette.
• Beitritt mit Freigabe. Ein Mitglied stellt eine Beitrittsanfrage, und erst wenn eine Gruppenleitung oder die Verwaltung zustimmt, ist es dabei. Das passt für Gruppen, bei denen die Leitung wirklich wissen muss, wer kommt: ein Hauskreis, der sich im Wohnzimmer trifft, eine Jugendgruppe mit Schutzkonzept oder jede Gruppe, bei der Größe und Zusammensetzung eine Rolle spielen.

Ihre Gemeinde kann beide Modelle parallel nutzen, manche Gruppen offen, manche mit Freigabe, weil die Einstellung an der einzelnen Gruppe hängt und nicht an der ganzen Gemeinde. Eine Gruppe für Neue kann offen bleiben, während eine Jugendgruppe freigabepflichtig ist, ohne dass die eine Regelung die andere erzwingt.

Gruppenchat: ein Nachrichtenverlauf für die Kleingruppe, kein öffentlicher Feed

Jede Gruppe hat ihren eigenen Nachrichtenverlauf, näher an einem Gruppenchat als an einem öffentlichen Social-Media-Feed. Mitglieder können Text posten, Bilder und Dateien teilen und mit Emojis reagieren; das deckt das meiste ab, was eine Kleingruppe im Alltag braucht: ein Gebetsanliegen teilen, die Adresse für das Treffen dieser Woche verschicken, ein Foto vom letzten Treffen posten oder einfach mit einem Daumen-hoch die Teilnahme bestätigen, ohne dafür extra zu antworten.

Die Moderation ist auf zwei Ebenen eingebaut, damit eine Gruppe nicht allein davon abhängt, dass eine Person jede Nachricht in Echtzeit mitliest:

• Kurz nach dem Posten selbst löschen. Wer eine Nachricht postet, kann sie kurz danach selbst wieder löschen, genug Zeit für einen Tippfehler, ein versehentliches Absenden oder einen Sinneswandel, ohne dafür gleich die Gruppenleitung zu bemühen.
• Danach übernimmt die Leitung. Ist eine Nachricht älter als dieses kurze Zeitfenster zum Selbstlöschen, kann nur noch eine Gruppenleitung oder der Gemeindeadmin sie entfernen, nicht mehr die Person, die sie gepostet hat. So bleibt die spontane Selbstkorrektur einfach, und alles, was nicht nur ein schnelles Zurücknehmen ist, sondern eine echte Entscheidung, läuft über die Gruppenleitung.

So entsteht ein Verlauf, der sich liest, wie eine Kleingruppe wirklich miteinander redet: schnell, unkompliziert, mit vielen Bildern. Dazu kommt ein Moderationsmodell, das widerspiegelt, wie Verantwortung in einer von Ehrenamtlichen getragenen Gemeinde wirklich funktioniert: Wer gerade gepostet hat, darf selbst kurz korrigieren; wer schon länger dabei ist, braucht dafür eine feste Zuständigkeit.

Moderierte Diskussionsforen

Neben dem Gruppenchat bietet Ekkli Diskussionsforen: stärker strukturierte, in Themen gegliederte Räume als der Live-Chat einer Gruppe. Während sich der Gruppenchat für den schnellen Austausch innerhalb einer Kleingruppe eignet, passt ein Forum eher zu längerfristigen, gemeindeweiten Themen: ein Frage-Antwort-Forum zu einer Predigtreihe, ein Bereich, in dem sich ein bestimmtes Dienstteam über Wochen statt Tage abstimmt, oder ein offener Bereich für die ganze Gemeinde.

Weil die Foren von Verantwortlichen verwaltet werden, bestimmt Ihre Gemeinde, welche Bereiche es gibt und wer dort posten darf, statt dass jedes Mitglied eigene Bereiche eröffnen kann. Das folgt demselben Grundgedanken wie die Moderation im Gruppenchat: Mitglieder bekommen einen wirklich nutzbaren Raum zum Austausch, und die Leitung behält den Überblick, den eine Gemeinde tatsächlich braucht.

Standardmäßig aus: aktivieren, wenn Sie bereit sind

Alle diese Community-Funktionen, also Kleingruppen, Gruppenchat und Diskussionsforen, sind bei einer neuen Gemeinde auf Ekkli zunächst ausgeschaltet. Das ist ein bewusster Ausgangspunkt, keine Einschränkung: Viele Gemeinden wollen zuerst Website, Präsentation und Mitgliederdatenbank rund laufen sehen und sind noch nicht bereit, vom ersten Tag an einen aktiven Gruppenchat und Forenbereich zu betreuen.

Sobald es bei Ihrer Gemeinde an der Zeit ist, schaltet der Gemeindeadmin das Modul in den eigenen Einstellungen frei; das ist ein Schalter, keine Bezahlschranke. Sie müssen dafür nichts dazubuchen und brauchen keinen bestimmten Tarif: Gruppenchat und Diskussionsforen gehören zu jedem Tarif, einschließlich der sechsmonatigen kostenlosen Testphase, sobald Sie sie einschalten. Sie können die Kleingruppen schon in diesem Halbjahr für Ihre Hauskreise freischalten und die Foren so lange ausgeschaltet lassen, bis die Jugendarbeit sie braucht, oder alles auf einmal einschalten; die Reihenfolge bestimmt allein Ihre Gemeinde.

Im Zusammenspiel mit der übrigen Verwaltung Ihrer Gemeinde

Kleingruppen und Community-Funktionen bauen auf derselben Mitgliederdatenbank auf, die Ihre Gemeinde bereits für Website und Dienstplan nutzt: Wer einer Kleingruppe beitritt, steht unter demselben Datensatz wie im Dienstplan oder in Ihrer Mitgliederliste, kein separates Konto, das extra gepflegt werden muss. Gruppenleitungen brauchen kein anderes Login als der Rest Ihres Verwaltungsteams, und es gibt kein zweites System, das mit dem Stand Ihrer Gemeinde synchron gehalten werden muss.

Das zählt besonders für kleinere Gemeinden ohne jemanden, der ehrenamtlich die Kommunikation übernimmt: eine Mitgliederdatenbank, ein Login und Community-Funktionen, die still bleiben, bis jemand in Ihrer Gemeinde entscheidet, dass es Zeit ist, sie zu nutzen.

Häufig gestellte Fragen

Sind Kleingruppen und Gruppenchat in der kostenlosen Testphase von Ekkli enthalten?

Ja. Kleingruppen, Gruppenchat und moderierte Diskussionsforen stehen in jedem Ekkli-Tarif zur Verfügung, auch in der sechsmonatigen kostenlosen Testphase für bis zu 50 Personen. Bei einer neuen Gemeinde sind sie zunächst ausgeschaltet, und der Gemeindeadmin kann sie ohne Aufpreis aktivieren, sobald die Gemeinde bereit dafür ist.

Können Mitglieder ihre eigenen Nachrichten im Gruppenchat löschen?

Ja, für ein kurzes Zeitfenster direkt nach dem Posten, das reicht, um einen Fehler oder ein versehentliches Absenden zu korrigieren. Danach kann nur noch eine Gruppenleitung oder der Gemeindeadmin die Nachricht entfernen, nicht mehr die Person, die sie ursprünglich gepostet hat.

Können wir eine Freigabe verlangen, bevor jemand einer Kleingruppe beitritt?

Ja. Jede Gruppe lässt sich auf offenen Beitritt einstellen, bei dem Mitglieder frei beitreten, oder auf Beitritt mit Freigabe, bei dem eine Gruppenleitung oder die Verwaltung jede Anfrage bestätigt. Ihre Gemeinde kann beide Modelle über verschiedene Gruppen hinweg mischen.

Wer kann Diskussionsforen anlegen oder verwalten?

Diskussionsforen werden von Verantwortlichen verwaltet: Gemeindeadmins und die dafür benannten Leitungen legen fest, welche Bereiche es gibt, und steuern sie, statt dass Mitglieder eigene Themenbereiche eröffnen. So bleiben gemeindeweite Austauschräume strukturiert, und es ist immer klar, wer dafür verantwortlich ist.

Müssen wir Kleingruppen und Diskussionsforen sofort aktivieren?

Nein. Jede neue Gemeinde startet mit ausgeschalteten Funktionen, und es gibt weder eine Pflicht noch eine Frist, sie zu aktivieren. Schalten Sie Kleingruppen, Gruppenchat oder Diskussionsforen einzeln ein, wenn es bei Ihnen passt; das schalten Sie ohne Aufpreis in den Einstellungen Ihrer Gemeinde frei, kein Tarif-Upgrade.

Ist der Gruppenchat ein öffentlicher Feed oder privat je Gruppe?

Der Nachrichtenverlauf jeder Gruppe ist auf deren eigene Mitglieder begrenzt; ein gemeindeweiter öffentlicher Feed ist er nicht. Um im Chat einer Kleingruppe mitzulesen und zu schreiben, muss man Mitglied dieser Gruppe sein.

Dieser Leitfaden wird vom Ekkli-Team gepflegt, das die oben beschriebene Kleingruppen-Software entwickelt und betreibt. Wenn Sie wissen möchten, wie Gruppen oder Foren in Ihrer Gemeinde konkret aussehen würden, melden Sie sich einfach; wir helfen weiter, auch wenn Sie sich am Ende gegen Ekkli entscheiden.