Gratis kerkbeheersoftware: wat 'gratis' eigenlijk betekent

Zoek je naar gratis kerkbeheersoftware en eindig je met een tiental open tabbladen zonder dat je precies weet welke aanbieder nu echt niets kost, dan ligt dat niet aan jou. 'Gratis' betekent in deze categorie heel veel verschillende dingen, en leveranciers leggen zelden uit welke betekenis ze bedoelen voordat je al drie schermen ver in een aanmeldformulier zit.

Deze pagina brengt daar duidelijkheid in. Je leest welke vier dingen 'gratis' in kerksoftware werkelijk kan betekenen, hoe je binnen twee minuten ziet met welke je te maken hebt, waar je op moet letten voordat je een gemeente ergens op overzet, en, ronduit, wat Ekkli biedt en waar de grenzen liggen.

Het antwoord in 45 seconden

Er zijn vier soorten 'gratis' in deze markt: een korte proefperiode, een permanent beperkte laag, een advertentie- of donatiegefinancierd product, en zelf-gehoste opensourcesoftware. Ze schieten elk om andere redenen tekort, en welke bij jou past, hangt minder af van de prijs dan van wie je software dinsdagavond repareert als er iets kapot is.

Ekkli valt in de eerste categorie, en zegt dat ook gewoon. Je krijgt zes maanden het volledige platform, gratis, zonder creditcard. Daarna kies je een betaald abonnement. Blijvend gratis bestaat niet, en zoek je specifiek naar software waar je nooit voor betaalt, dan is het stuk over zelf-gehoste opensourcesoftware verderop het eerlijke startpunt.

De vier soorten 'gratis'

1. De korte proefperiode

Veertien of dertig dagen, meestal met een creditcard die je meteen moet invullen. Genoeg tijd om rond te klikken, niet genoeg om er een echte zondag mee te draaien. De meeste kerksoftware kiest hiervoor, want het is goedkoop aan te bieden en zet snel aan tot kopen.

Voor een vrijwilligersgemeente zit het probleem hierin: dertig dagen zijn ongeveer vier zondagen, en de eerste twee gaan op aan uitzoeken waar alles staat. Je bereikt het beslismoment voordat je het ding echt hebt gebruikt.

2. De permanent beperkte laag

Permanent gratis, maar begrensd: meestal op aantal mensen, opslagruimte, of een functie die iedereen vroeg of laat nodig heeft. Dit bestaat echt, en voor een heel kleine gemeente kan dat op de lange termijn genoeg zijn.

De adder onder het gras is dat die grens bewust zo gekozen is dat je hem een keer bereikt. Controleer wat er gebeurt op de dag dat je eroverheen gaat: blijft de software werken met een herinneringsbanner, of stopt er iets?

3. Advertentie- of donatiegefinancierd

Zeldzaam in kerksoftware, maar het bestaat, meestal als vrijwillig bijproject. Geen rekening, maar de branding van de aanbieder blijft op je openbare site staan, en of er een vervolg komt, hangt af van of de beheerder er volgend jaar nog tijd voor heeft.

4. Zelf-gehoste opensourcesoftware

Werkelijk zonder licentiekosten, blijvend, zonder dat een leverancier ooit de voorwaarden kan wijzigen. ChurchCRM en OpenLP zijn de gevestigde namen: ChurchCRM voor ledenadministratie en giften, OpenLP voor presentatie tijdens de dienst. Beide zijn volwassen producten die door echte gemeentes worden gebruikt.

Wat het in plaats daarvan kost, is technisch eigenaarschap. Iemand in je gemeente moet een server of hostingaccount beheren, beveiligingsupdates uitvoeren, back-ups maken en degene zijn die het repareert als het kapotgaat. Heb je die persoon, en blijft die betrokken, dan is dit eerlijk gezegd de goedkoopste optie die er is, en verwijzen we je daar liever naar dan dat we iets anders voorspiegelen. Heb je die persoon niet, dan is de software gratis, maar het risico niet.

Wat Ekkli precies biedt

Zes maanden gratis. Het volledige platform, geen afgeslankte versie. Geen creditcard om te starten, en geen creditcard nodig totdat je een keuze maakt.

Binnen die zes maanden krijg je presentatie en liveweergave tijdens de dienst, een gemeentewebsite op een Ekkli-subdomein, een ledenadministratie voor beheerders, vrijwilligersroosters met bevestigen, afzeggen en ruilen, orden van dienst, kleine groepen met chat, een forum dat de leiding beheert, een openbare evenementenagenda met aanmelding en wachtlijsten, pushmeldingen, preekaudiohosting en de installeerbare gemeente-app. Alles waar een kleine gemeente in een gewone week mee te maken heeft.

Drie dingen zijn tijdens de proefperiode begrensd, omdat ze echt geld kosten om aan te bieden:

• De opslagruimte is 2 GB. Genoeg voor een lopend preekarchief, niet genoeg voor jaren aan ongecomprimeerde video.
• Geen bulk-e-mail. Pushmeldingen dekken mededelingen af en zijn onbeperkt. E-mailcampagnes zijn er vanaf de betaalde abonnementen.
• Geen sms tijdens de proefperiode. Op betaalde abonnementen is sms wel beschikbaar, als betaalde, vooraf te betalen uitbreiding, zie verderop.

Wat Ekkli niet heeft

Goed om ronduit te zeggen, want een functielijst die alleen pluspunten noemt, helpt niet bij het kiezen van software:

• Geen volledig kerkbeheersysteem in de klassieke zin. Er is geen fondsenboekhouding, geen vrij te configureren velden en geen eigen rapportagebouwer.
• Sms is een betaalde uitbreiding, geen onderdeel van de proefperiode. Sms werkt, met een eigen, aparte toestemming en vooraf gekocht tegoed, maar zit niet in de zes maanden. Pushmeldingen zijn het gratis alternatief en horen bij elk abonnement.
• De ledenlijst is bewust smal gehouden. Leden kunnen elkaar opzoeken, maar iedereen bepaalt zelf wat er over hem of haar te zien is, en een telefoonnummerveld bestaat er helemaal niet in. Zoek je een volledige contactenlijst die de hele gemeente kan doorbladeren, dan is dit dat niet.
• Geen tweerichtingssynchronisatie van de agenda. Er is een iCal-feed om je op te abonneren, geen doorlopende koppeling met Google of Outlook.

Hoe je het gratis aanbod van elke leverancier beoordeelt

Vier vragen, in deze volgorde. Ze kosten ongeveer twee minuten en werken bij elke aanbieder, ook bij deze.

1. Is er een creditcard nodig om te starten? Zo ja, dan is het een proefperiode met een ingebouwd omzettingsmoment, wat er op de badge ook staat.
2. Wat is de grens: tijd, aantal mensen, opslag, of een functie? Vraag daarna hoe dicht je gemeente daar al tegenaan zit.
3. Wat gebeurt er op de dag dat je eroverheen gaat? Alleen-lezen, een herinneringsbanner, of een harde stop? Dit is de vraag die leveranciers het minst duidelijk beantwoorden, terwijl hij het zwaarst weegt.
4. Kun je je gegevens eruit krijgen? Voordat je zes maanden aan setlists, roosters en ledengegevens erin stopt, controleer of er een volledige export bestaat die geen supportticket vereist.

Ekkli's antwoorden: geen creditcard; de grens is tijd, na zes maanden; een harde stop totdat je een abonnement kiest; en een volledige zelfbedieningsexport van alles, de hele tijd beschikbaar.

Wat er in maand zeven gebeurt

Je kiest een abonnement, of je stopt. Betaalde abonnementen beginnen bij € 29 per maand, en de prijs past zich automatisch aan het land van je gemeente aan, zodat gemeentes in landen met lagere kosten minder betalen dan het standaardtarief: alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Dat zeggen we liever hier dan dat je het in maand vijf ontdekt. Zes maanden is bewust lang genoeg voor twee volle seizoenen, om vrijwilligers in te werken en om erachter te komen of de software echt past bij hoe je gemeente werkt: een eerlijkere test dan dertig dagen, en hoe dan ook een serieuze keuze.

Veelgestelde vragen

Is Ekkli blijvend gratis?

Nee. Het is zes maanden gratis, daarna kies je een betaald abonnement. Blijvend gratis bestaat niet. Heb je software nodig zonder enige doorlopende kosten, dan is zelf-gehoste opensourcesoftware zoals ChurchCRM of OpenLP de eerlijke route, mits er iemand is die het onderhoudt.

Heb ik een creditcard nodig om te starten?

Nee. Geen creditcard bij aanmelding, en ook niet tijdens de zes maanden. Je vult pas betaalgegevens in als je besluit door te gaan.

Wat gebeurt er met onze gegevens aan het einde van de proefperiode?

Op het moment dat de proefperiode eindigt, wordt er niets verwijderd, en een volledige export van alles, zoals mensen, liedjes, orden van dienst en websitecontent, staat de hele tijd voor je klaar, zonder dat je support hoeft te vragen. Je gegevens eruit krijgen wordt nooit beperkt.

Is de proefperiode een afgeslankte versie van het product?

Nee. Het is het volledige platform, met drie beperkingen: 2 GB opslagruimte, geen bulk-e-mail en geen sms. Al het andere werkt precies zoals op een betaald abonnement.

Voor hoeveel mensen geldt de proefperiode?

Tot 50 mensen tijdens de proefperiode van zes maanden. Betaalde abonnementen lopen op van 20, 50, 100 en 200 tot 500, en daarboven maken we een offerte op maat.

Is er korting voor zeer kleine of net gestarte kerkplanten?

De prijs past zich automatisch aan per regio, niet per omvang van de gemeente, dus een gemeente in een land met lagere kosten betaalt aanmerkelijk minder dan het standaardtarief, vooral in Zuid-Amerika en Afrika. Een tabel per land publiceren we bewust niet: de aanpassing gebeurt automatisch bij je registratie, zodat je de werkelijke prijs van je gemeente ziet lang voordat er een creditcard aan te pas komt. Zie de prijzenpagina.