Verfügbarkeit von Ehrenamtlichen: Warnung statt Sperre

Software für die Verfügbarkeit von Ehrenamtlichen löst ein ganz bestimmtes, immer wiederkehrendes Problem: rechtzeitig zu wissen, wer tatsächlich frei ist, bevor der Dienstplan für den nächsten Monat entsteht. In Ekkli tragen Ehrenamtliche selbst die Termine ein, an denen sie nicht dienen können, direkt im eigenen Profil: ein Urlaub, eine Dienstreise, ein Sonntag, an dem sie anderswo den Lobpreis leiten. Wenn Sie jemanden an einem als nicht verfügbar markierten Termin einteilen, zeigt Ekkli genau dort in der Planungsansicht eine klare Warnung. Verhindert wird die Einteilung dadurch nicht: Sie können die Person trotzdem einteilen, wissen dann aber, warum das heikel sein kann.

Dieser letzte Punkt ist wichtig genug, um ihn gleich vorab klarzustellen, denn es liegt nahe anzunehmen, damit sei ein Planungswerkzeug gemeint, das jede Einteilung an einem gesperrten Termin von vornherein verweigert. So funktioniert Ekkli nicht. Das ist bewusst so, und wir müssen es nicht beschönigen. Im Folgenden erfahren Sie, warum, und wie sich das in der Praxis auswirkt.

Was die Verfügbarkeitserfassung für Ehrenamtliche tatsächlich leistet

Jeder Ehrenamtliche in Ekkli hat ein Profil, und ein Teil davon ist eine einfache Liste von Sperrterminen: Zeiträumen, die als nicht verfügbar markiert sind. Das kann jemand aus der Lobpreisleitung sein, der zwei Wochen verreist ist, jemand aus dem Technikteam mit einer Hochzeit am Sonntag oder eine Hauskreisleitung, die an einem Wochenende im Monat fest verplant ist. Ehrenamtliche tragen das selbst ein, von ihrem eigenen Gerät aus, sobald sich ihre Verfügbarkeit ändert. Niemand aus der Koordination muss hinterhertelefonieren oder eine eigene Tabelle darüber führen, wer wann weg ist.

Diese Verfügbarkeitsdaten tauchen dann automatisch überall dort auf, wo sie relevant sind: Beim Erstellen eines Dienstplans, beim Einteilen für einen Gottesdienst oder beim kurzfristigen Füllen einer Lücke sind die nicht verfügbaren Termine einer Person direkt in der Planungsansicht sichtbar, nicht versteckt in einem Kalender, in den ohnehin niemand hineinschaut.

Warum eine Warnung statt einer Sperre

Ein System mit fester Sperre klingt in der Theorie überzeugend: Die Software lässt schlicht keine Einteilung an einem Tag zu, den jemand als nicht verfügbar markiert hat. Fertig. In der Praxis geht es bei Dienstplänen in der Gemeinde unordentlicher zu, und eine starre Sperre schafft mehr Probleme, als sie löst:

• Verfügbarkeit ändert sich nachträglich. Ein Ehrenamtlicher markiert im Januar einen Termin als nicht verfügbar, weil eine Reise anstand, die dann im März doch abgesagt wird. Bei einer festen Sperre hätte, wer den Dienstplan macht, keine Möglichkeit, das zu übergehen, selbst wenn er es besser weiß als der Kalender, ohne die betroffene Person zuerst zu bitten, den eigenen Sperrtermin zu löschen.
• Wer den Plan macht, weiß oft mehr als der Kalender. Vielleicht hat die Person schon geschrieben: „Ich kann eigentlich den Vormittagsgottesdienst übernehmen, nur nicht den Abend“, eine Nuance, die ein einzelner Sperrtermin nicht abbilden kann. Eine feste Sperre zwingt die Person, die den Plan macht, dann dazu, gegen die Software anzukämpfen, statt das bereits vorhandene Wissen zu nutzen.
• Kleine Teams haben nicht immer eine Vertretung. In einer Gemeinde mit 30 Personen gibt es in einer bestimmten Woche womöglich schlicht niemanden sonst, der die Tontechnik übernehmen kann. Das Planungsteam muss den Konflikt sehen, eine informierte Entscheidung treffen und die Person direkt ansprechen können, statt von der Software nur ein Nein zu bekommen, mit dem sich nichts anfangen lässt.

Deshalb warnt Ekkli, statt zu sperren: Der Konflikt wird klar angezeigt, und die Entscheidung bleibt bei dem Menschen, der den Überblick hat, nicht bei einer starren automatischen Regel, die weder eine Nachricht noch eine geänderte Planung noch ein kleines Team ohne Ersatz berücksichtigen kann.

Was Sie beim Einteilen sehen

Wenn Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Dienstplans jemanden für einen Termin einteilen, den er als nicht verfügbar markiert hat, erscheint sofort eine Warnung auf dem Bildschirm: kein Fehler, keine gesperrte Schaltfläche, sondern nur ein klarer Hinweis, dass dieser Termin dem widerspricht, was die Person im System hinterlegt hat. Sie können dann:

• Die Warnung sehen und jemand anderen für diesen Termin einteilen; dafür ist sie in den meisten Fällen gedacht.
• Die Person trotzdem einteilen, wenn es einen guten Grund dafür gibt: Die Einteilung geht ohne zusätzliche Schritte oder Freigabeschleife durch.
• Die Person vor der endgültigen Einteilung direkt ansprechen und nachfragen, wobei die Warnung zum Nachfragen anstößt und nicht als Regel gilt, die die Software von sich aus durchsetzt.

So oder so wird nie im Stillen eingeteilt. Es geht um Sichtbarkeit genau in dem Moment, in dem sie zählt, nicht erst, nachdem der Dienstplan veröffentlicht ist und jemand überrascht feststellt, für einen Sonntag eingeteilt zu sein, den er eigentlich als nicht verfügbar markiert hatte.

Im Zusammenspiel mit dem übrigen Dienstplan

Die Verfügbarkeitserfassung steht nicht für sich, sondern gehört zum Dienstplan für Ehrenamtliche von Ekkli, der bereits wiederkehrende Dienstpläne, Zusagen und Absagen, Tauschanfragen zwischen Ehrenamtlichen und Erinnerungen vor einem Diensttermin abdeckt. Die Sperrtermine sind beim Erstellen des Dienstplans direkt mit dabei, sodass Sie das vollständige Bild an einem Ort sehen: wer zugesagt hat, wer getauscht hat und wer sich als nicht verfügbar markiert hat, statt zwei Listen nebeneinanderzulegen.

Außerdem greift sie auf dieselben Daten der Ehrenamtlichen zurück, die auf der ganzen Plattform genutzt werden: dieselben Personen, die Ihre Gemeinde bereits in ihrer Mitgliederdatenbank führt, keine separate Liste von Ehrenamtlichen, die von Hand synchron gehalten werden muss. Wer einmal im Datensatz Ihrer Gemeinde steht, hat Verfügbarkeit, Einteilungen und Kontaktdaten an einem einzigen Ort.

So starten Sie mit der Verfügbarkeitserfassung im Team

Die Einführung erfordert keine große Prozessumstellung; die meisten Gemeinden haben es innerhalb einer Woche am Laufen:

1. Erfassen Sie zuerst Ihre Ehrenamtlichen im System. Die Verfügbarkeitserfassung funktioniert erst, wenn eine Person ein Profil hat, an dem Sperrtermine hängen können. Das setzt also voraus, dass die Ehrenamtlichen im System stehen; das ist einmal Arbeit, danach nicht mehr.
2. Bitten Sie Ehrenamtliche, das einzutragen, was sie ohnehin schon wissen. Den meisten fallen sofort die naheliegenden Termine ein: ein bevorstehender Urlaub, eine feste Verpflichtung an einem bestimmten Wochenende im Monat. Das genügt als Start; die Liste füllt sich mit der Zeit von selbst, wenn sich Pläne ändern.
3. Machen Sie es zum festen Teil Ihres Dienstplan-Rhythmus. Wenn Sie den Dienstplan für den nächsten Monat machen, sind die markierten Termine bereits in der Planungsansicht sichtbar; es gibt keinen separaten Schritt, den Sie sich merken müssten.
4. Nehmen Sie eine Warnung als Anlass für ein kurzes Gespräch, nicht als Vorgang, der abgearbeitet werden muss. Taucht eine Warnung auf, ist das nur ein Hinweis, bei der betroffenen Person kurz nachzufragen, kein Formular zum Ausfüllen und keine Freigabe, die eingeholt werden muss.

Warum das für kleine, ehrenamtlich geführte Gemeinden zählt

Die meisten Gemeinden, für die Ekkli gebaut ist, haben niemanden, der hauptamtlich koordiniert und die Zeit dafür hätte, im nächsten Monat jedem hinterherzutelefonieren. Die Person, die den Dienstplan erstellt, ist meist selbst ehrenamtlich und jongliert das nebenbei mit allem anderen. Die Verfügbarkeitserfassung erspart das Rätselraten und die endlose Nachfragerunde im Gruppenchat bei der Frage, wer frei ist, ohne so zu tun, als könnte eine Software eine Entscheidung treffen, die eigentlich jemand treffen sollte, der das Team kennt.

Häufig gestellte Fragen

Verhindert ein Sperrtermin, dass jemand eingeteilt wird?

Nein. Ekkli zeigt eine Warnung, wenn der Termin dem widerspricht, was als Sperrtermin markiert wurde, verhindert die Einteilung aber nicht. Sie können die Person trotzdem einteilen, wenn es einen Grund dafür gibt, etwa weil sich die Pläne inzwischen geändert haben, und die Entscheidung bleibt bei einem Menschen, nicht bei einer automatischen Regel.

Warum sperrt Ekkli nicht einfach fest an nicht verfügbaren Terminen?

Weil sich Verfügbarkeit ändert, wer den Dienstplan macht oft mehr weiß, als ein Kalendereintrag zeigt, und kleine Teams nicht immer eine Vertretung haben. Eine feste Sperre würde die Person, die den Plan erstellt, genau in den Situationen gegen die Software kämpfen lassen, in denen eine menschliche Entscheidung tatsächlich gebraucht wird. Eine klare Warnung liefert dieselbe Information, ohne ihr die Entscheidung aus der Hand zu nehmen.

Können Ehrenamtliche ihre Verfügbarkeit selbst aktualisieren?

Ja. Ehrenamtliche tragen und aktualisieren ihre eigenen Sperrtermine über ihr Profil, sobald sich ihre Pläne ändern; niemand muss das für sie eintragen oder pflegen.

Ist die Verfügbarkeitserfassung für Ehrenamtliche in der kostenlosen Testphase enthalten?

Ja. Verfügbarkeit und Sperrtermine gehören zur sechsmonatigen kostenlosen Testphase von Ekkli, zusammen mit Dienstplan und Einsatzplanung, für bis zu 50 Personen, ohne Kreditkarte.

Ersetzt das die direkte Kommunikation mit Ehrenamtlichen?

Nein, das ist auch nicht der Zweck. Die Warnung ist ein Anstoß zum Nachfragen, kein Ersatz für ein Gespräch. Viele in der Koordination sprechen eine Einteilung kurz vor oder nach einem gesperrten Termin weiterhin direkt mit der betroffenen Person ab; die Software sorgt nur dafür, dass dieses Gespräch vor der Veröffentlichung des Dienstplans stattfindet, nicht danach.