Software de gestión de iglesias gratis: qué significa «gratis» de verdad

Si has buscado software de gestión de iglesias gratis y has acabado con una docena de pestañas abiertas sin tener más claro cuál no cuesta nada, no es culpa tuya. «Gratis» significa cosas muy distintas en este mercado, y los proveedores rara vez explican a cuál se refieren hasta que ya estás a mitad de un formulario de registro.

Aquí van los cuatro sentidos de «gratis» que se usan en este mercado y cómo distinguirlos en dos minutos. Al final está lo que conviene revisar antes de mover a toda una congregación a algo nuevo, y qué ofrece Ekkli y dónde están sus límites.

La versión corta

En este mercado hay cuatro tipos de «gratis»: una prueba corta, un plan permanentemente limitado, un producto financiado por publicidad o donaciones y el software libre autoalojado. Cada uno falla por razones distintas, y cuál te conviene depende menos del precio que de quién arregla tu software un martes por la noche cuando algo se rompe.

Ekkli es del primer tipo. Tienes seis meses de la plataforma completa, gratis, sin necesidad de tarjeta. Después eliges un plan de pago. No hay una versión gratuita permanente, y si lo que buscas específicamente es software por el que nunca vayas a pagar, el apartado sobre software libre autoalojado, más abajo, es por donde deberías empezar.

Los cuatro tipos de «gratis»

1. La prueba corta

Catorce o treinta días, casi siempre con tarjeta desde el registro. Da tiempo para echar un vistazo, no para llevar un domingo real. La mayoría del software de iglesia usa este modelo porque es barato de ofrecer y convierte rápido.

El problema para una iglesia que funciona con voluntarios es que treinta días son más o menos cuatro domingos, y los dos primeros se van en encontrar dónde está cada cosa. Llegas al momento de decidir antes de haber usado la herramienta de verdad.

2. El plan permanentemente limitado

Gratis de forma indefinida, pero con puertas: normalmente el número de personas, el almacenamiento o alguna función que antes o después todo el mundo necesita. Existen de verdad, y para una congregación muy pequeña pueden bastar indefinidamente.

El problema está en dónde se pone el límite: se elige a propósito para que acabes topando con él. Comprueba qué pasa el día que lo superas: ¿sigue funcionando con un aviso molesto, o se te apaga algo?

3. Financiado por publicidad o donaciones

Poco habitual en software de iglesia, pero existe, casi siempre como proyecto personal de alguien. Sin factura, pero la marca del proveedor queda en tu web pública, y que siga adelante depende de si quien lo mantiene sigue teniendo tiempo el año que viene.

4. Software libre autoalojado

Sin coste de licencia, de verdad y para siempre, sin que ningún proveedor pueda cambiar las condiciones más adelante. ChurchCRM y OpenLP son los nombres de referencia: ChurchCRM para fichas de miembros y donaciones, OpenLP para la proyección en el culto. Los dos son maduros y los usan iglesias reales.

Lo que cuesta en su lugar es la propiedad técnica. Alguien en la iglesia tiene que llevar un servidor o una cuenta de hosting, aplicar actualizaciones de seguridad, hacer copias de seguridad y ser quien lo arregla cuando falla. Si tienes a esa persona y está comprometida, esta es la opción honesta más barata que existe, y preferimos señalarte hacia ella antes que fingir otra cosa. Si no la tienes, el software es gratis, pero el riesgo no.

Qué ofrece Ekkli, en concreto

Seis meses gratis. La plataforma completa, no una versión recortada. Sin tarjeta para empezar, y sin tarjeta hasta que decidas continuar.

Dentro de esos seis meses tienes proyección de alabanza en directo, una web de iglesia en un subdominio de Ekkli, ficha de miembros para administradores, turnos de voluntarios con confirmación, rechazo e intercambio, planes del culto, grupos pequeños con chat, un foro moderado por el equipo, un calendario público de eventos con inscripción y lista de espera, notificaciones push, alojamiento de audio de predicaciones y la app instalable para la congregación. Todo lo que una iglesia pequeña usa en una semana normal.

Tres cosas tienen límite durante la prueba, porque mantenerlas cuesta dinero de verdad:

• El almacenamiento es de 2 GB. Suficiente para un archivo de predicaciones en marcha, no para años de vídeo sin comprimir.
• No hay envío masivo de correo. Las notificaciones push cubren los avisos y son ilimitadas. Las campañas de correo empiezan en los planes de pago, a partir de Growing.
• No hay SMS en la prueba. En los planes de pago, el SMS funciona con créditos que se compran por adelantado a la tarifa de tu país; lo explicamos más abajo.

Qué no tiene Ekkli

Una lista que solo enseña virtudes no ayuda a decidir:

• El SMS es un extra de pago, no forma parte de la prueba. El envío de mensajes de texto funciona de verdad, con su propio consentimiento independiente y créditos que se compran por adelantado. Las notificaciones push son la alternativa sin coste y están en todos los planes.
• No es un software de gestión completo. No lleva contabilidad de fondos, no tiene campos personalizados ni un generador de informes propio.
• El directorio de miembros es deliberadamente limitado. Los miembros pueden buscarse entre sí, pero cada persona controla qué se ve de ella, y no existe ningún campo de teléfono. Si lo que buscas es una lista de contactos completa que toda la congregación pueda consultar, esto no es eso.
• El calendario no sincroniza en las dos direcciones. Hay un feed de iCal al que suscribirse, no una sincronización automática con Google o Outlook.

Cómo valorar la oferta gratuita de cualquier proveedor

Cuatro preguntas, en este orden. Se responden en dos minutos y sirven para cualquier proveedor, también para este.

1. ¿Hace falta tarjeta para empezar? Si la respuesta es sí, es una prueba con un paso de conversión incorporado, diga lo que diga la etiqueta.
2. ¿Dónde está el límite: tiempo, personas, almacenamiento o una función? Después, comprueba lo cerca que está ya tu iglesia de alcanzarlo.
3. ¿Qué pasa el día que lo superas? ¿Solo lectura, un aviso molesto o un corte total? Es la pregunta que los proveedores responden peor, y la que más importa.
4. ¿Puedes sacar tus datos? Antes de meter seis meses de listas de canciones, turnos y fichas de miembros, comprueba que existe una exportación completa que no dependa de abrir un ticket de soporte.

Las respuestas de Ekkli. Sin tarjeta. El límite es el tiempo: seis meses. Al llegar ahí todo se detiene hasta que eliges un plan. Y la exportación completa está disponible siempre, sin pedir permiso.

Qué pasa en el mes siete

Eliges un plan o lo dejas. Los planes de pago empiezan en 29 € al mes, y el precio se ajusta automáticamente según el país de tu iglesia, así que las iglesias de economías más baratas pagan menos que la tarifa estándar; la página de precios explica cómo funciona ese ajuste.

Preferimos decírtelo aquí antes de que lo descubras en el mes cinco. Seis meses dan, a propósito, para completar dos cursos enteros, formar a los voluntarios y comprobar si el software encaja con cómo funciona tu iglesia. Es una prueba más justa que treinta días y una tarjeta desde el primer minuto, decidas lo que decidas.

Preguntas frecuentes

¿Ekkli es gratis o es una prueba?

Es una prueba. Seis meses gratis, y después eliges un plan de pago. No hay una versión gratuita permanente. Si necesitas software sin ningún coste continuo, el software libre autoalojado, como ChurchCRM u OpenLP, es la vía honesta, siempre que tengas quien lo mantenga.

¿Hace falta tarjeta de crédito para empezar?

No. Ni tarjeta al registrarte ni durante los seis meses. Solo introduces los datos de pago si decides continuar.

¿Qué pasa con nuestros datos al terminar la prueba?

No se borra nada en el momento en que termina la prueba, y tienes disponible en todo momento una exportación completa de todo (personas, canciones, planes del culto, contenido de la web) sin tener que pedírselo a soporte. Sacar tus datos nunca está bloqueado.

¿La prueba es una versión reducida del producto?

No. Es la plataforma completa, con tres límites: 2 GB de almacenamiento, sin envío masivo de correo y sin SMS. Todo lo demás funciona igual que en un plan de pago.

¿Para cuántas personas vale la prueba?

Hasta 50 en la prueba de seis meses. Los planes de pago cubren 20, 50, 100, 200 y 500 personas, con acuerdos a medida por encima de esa cifra.

¿Hay descuento para iglesias muy pequeñas o recién plantadas?

El precio se ajusta automáticamente por región, no por el tamaño de la iglesia, así que una congregación en un país con un coste de vida más bajo paga bastante menos que la tarifa estándar, sobre todo en Sudamérica y en África. No publicamos una tabla país por país: el ajuste se aplica al registrarte, así que ves el precio real de tu iglesia antes de que entre en juego ninguna tarjeta. Más información en la página de precios.