Software de grupos pequeños para la iglesia

Con las herramientas de comunidad de Ekkli, la iglesia organiza sus grupos pequeños, abiertos o con aprobación, cada uno con su propio chat para fotos, archivos y reacciones. Además hay foros de debate que gestiona el equipo de la iglesia. Todo con el mismo inicio de sesión que la web, la base de datos de miembros y los turnos. Estas funciones de comunidad vienen desactivadas por defecto para cada iglesia nueva, y el administrador puede activarlas de forma gratuita en cuanto la iglesia esté lista para usarlas.

Esta página es la ficha técnica: qué hacen exactamente los grupos pequeños y el chat de grupo, cómo funcionan el alta y la moderación y cómo encajan los foros junto a todo eso. Si estás valorando esto frente a cómo tienes montada la gestión de miembros, consulta la página de gestión de miembros para ver cómo funciona la base de datos de miembros y la página de turnos de voluntarios para ver cómo funciona la coordinación de equipos en el resto de la plataforma.

Grupos pequeños: abiertos o con aprobación

Un grupo pequeño en Ekkli es un grupo con nombre propio vinculado a la iglesia: un grupo de casa, un grupo juvenil, un grupo de oración, un grupo para recién llegados, un ministerio de hombres o de mujeres, cualquier estructura que ya tenga la congregación. Cada grupo tiene su propia lista de miembros, y la iglesia decide cómo entra la gente en él:

• Alta abierta. Un miembro consulta la lista de grupos y se une a los que quiere, sin ningún filtro, útil para grupos abiertos a cualquiera que muestre interés, como un grupo general para recién llegados o una cadena de oración pública.
• Alta con aprobación. Un miembro solicita unirse y un responsable del grupo o un administrador aprueba la solicitud antes de que entre. Esto conviene a grupos donde el responsable necesita saber de verdad quién va a venir: un grupo de casa que se reúne en un salón, un grupo juvenil con requisitos de protección de menores o cualquier grupo donde el número de personas o el encaje importen.

La iglesia puede combinar ambos modelos: unos grupos abiertos y otros con aprobación, porque el ajuste vive en cada grupo, no en toda la iglesia. Un grupo para recién llegados puede quedarse abierto mientras un grupo juvenil se mantiene solo con aprobación, sin que una política obligue a la otra.

Chat de grupo: un flujo de mensajes pensado para un grupo pequeño, no para un muro público

En cuanto alguien entra en un grupo, ese grupo tiene su propio flujo de mensajes, más parecido a un chat de grupo que a un muro social público. Los miembros pueden escribir texto, compartir imágenes y archivos y reaccionar con emojis, lo que cubre casi todo lo que un grupo pequeño necesita el día a día: compartir una petición de oración, mandar la dirección de la reunión de esta semana, publicar una foto del último encuentro o simplemente reaccionar con un pulgar hacia arriba para confirmar que vas, sin llenar el hilo de respuestas.

La moderación tiene dos niveles, para que un grupo no dependa por completo de que una sola persona vea cada mensaje en tiempo real:

• Borrado por el propio autor, en los primeros minutos. Quien escribe un mensaje puede borrarlo él mismo durante un breve margen justo después de publicarlo: tiempo suficiente para corregir una errata, un envío accidental o un cambio de opinión, sin tener que avisar a un responsable por algo menor.
• Moderación del equipo a partir de ahí. Pasado ese breve margen de autoborrado, eliminar el mensaje pasa a ser una acción del equipo: un responsable del grupo o un administrador de la iglesia, no quien lo escribió. Esa separación mantiene fácil la autocorrección de algo menor y asegura que cualquier eliminación que exija criterio, y no un simple deshacer, pase por alguien responsable del grupo.

El resultado es un flujo de mensajes que se comporta como habla de verdad un grupo pequeño: rápido, informal y cómodo con las imágenes. El modelo de moderación encaja con cómo funciona la responsabilidad en una iglesia llevada por voluntarios: mano ligera para quien acaba de publicar, responsabilidad del equipo para lo que ya lleva tiempo publicado.

Foros gestionados por el equipo de la iglesia

Además del chat de grupo, Ekkli admite foros de debate al estilo tradicional que el equipo de la iglesia crea y gestiona, un espacio más estructurado y organizado por hilos que el chat en directo de un grupo. Donde el chat de grupo sirve para el ida y vuelta rápido dentro de un grupo pequeño, un foro sirve para el debate más largo y de toda la iglesia: un foro de preguntas y respuestas para una serie de predicaciones, un espacio para que un ministerio concreto coordine algo a lo largo de semanas y no de días o un espacio de debate general para toda la congregación.

Como los foros los gestiona el equipo de la iglesia, es la iglesia quien controla qué foros existen y quién puede publicar en ellos, en vez de que los miembros abran sus propios temas sin supervisión. Es la misma filosofía que la moderación del chat de grupo: los miembros tienen un espacio útil para hablar, y el equipo mantiene la estructura y la supervisión que una comunidad de iglesia necesita.

Desactivado por defecto: actívalo cuando la iglesia esté lista

Todas estas funciones de comunidad, los grupos pequeños, el chat de grupo y los foros, vienen desactivadas por defecto para cada iglesia nueva en Ekkli. Es un punto de partida deliberado, no una carencia: muchas iglesias prefieren tener primero la web, las herramientas de proyección y la base de datos de miembros funcionando bien, y no están listas para gestionar un chat de grupo y un foro activos desde el primer día.

Cuando la iglesia esté lista, un administrador activa el módulo desde la configuración de la propia iglesia: es un interruptor, no un muro de pago. No hace falta subir de plan ni pagar nada aparte, porque el chat de grupo y los foros forman parte de todos los planes, incluida la prueba gratuita de seis meses, en cuanto se decide activarlos. Activa los grupos pequeños para los grupos de casa este trimestre y deja los foros apagados hasta que el ministerio juvenil esté listo, o actívalo todo a la vez: el orden lo decide cada iglesia.

Cómo encaja con el resto de la administración de la iglesia

Los grupos pequeños y las funciones de comunidad se apoyan en la misma base de datos de miembros que la iglesia ya usa para la web y los turnos, así que quien se une a un grupo pequeño es la misma ficha que ya está en los turnos o en la lista de miembros, no una cuenta aparte que gestionar. Los responsables de grupo no necesitan un inicio de sesión distinto del resto del equipo de administración, y no hay un segundo sistema que mantener sincronizado con quién forma parte de verdad de la congregación.

Eso importa sobre todo para las iglesias más pequeñas que no tienen un voluntario dedicado a la comunicación: una sola base de datos de miembros, un solo inicio de sesión y unas funciones de comunidad que se quedan calladas hasta que alguien en la iglesia decide que ha llegado el momento de usarlas.

Preguntas frecuentes

¿Los grupos pequeños y el chat de grupo están incluidos en la prueba gratuita de Ekkli?

Sí. Las tres funciones (grupos pequeños, chat de grupo y foros gestionados por el equipo) están disponibles en todos los planes de Ekkli, incluida la prueba gratuita de seis meses para hasta 50 personas. Vienen desactivados por defecto para una iglesia nueva, y un administrador puede activarlos sin coste extra en cuanto la iglesia esté lista.

¿Pueden los miembros borrar sus propios mensajes en el chat de grupo?

Sí, durante un breve margen justo después de publicar: tiempo suficiente para corregir un error o un envío accidental. Pasado ese margen, eliminar un mensaje pasa a ser una acción del equipo, a cargo de un responsable de grupo o de un administrador de la iglesia, y no algo que quien lo escribió pueda deshacer por su cuenta.

¿Podemos exigir aprobación antes de que alguien se una a un grupo pequeño?

Sí. Cada grupo se puede configurar con alta abierta, donde los miembros se unen libremente, o con alta con aprobación, donde un responsable de grupo o un administrador aprueba cada solicitud. La iglesia puede combinar ambos modelos entre distintos grupos.

¿Quién puede crear o gestionar los foros?

Los foros los gestiona el equipo de la iglesia: los administradores y los responsables designados crean y controlan qué foros existen, en vez de que los miembros creen los suyos propios. Así se mantienen estructurados y con responsables los espacios de debate de toda la iglesia.

¿Tenemos que activar los grupos pequeños y los foros enseguida?

No. Cada iglesia nueva empieza con estas funciones desactivadas, y no hay ninguna obligación ni ningún plazo para activarlas. Se pueden activar los grupos pequeños, el chat de grupo o los foros por separado cuando la iglesia esté lista: es un interruptor gratuito en la configuración de la iglesia, no una subida de plan.

¿El chat de grupo es un muro público, o es privado de cada grupo?

El flujo de mensajes de cada grupo se limita a los miembros de ese grupo: no es un muro público de toda la iglesia. Hay que ser miembro de un grupo concreto para ver y publicar en el chat de ese grupo.

Esta guía la mantiene el equipo de Ekkli, que desarrolla y mantiene el software de grupos pequeños descrito más arriba. ¿Tienes alguna duda sobre cómo encajarían los grupos o los foros en la configuración concreta de tu iglesia? Escríbenos: te ayudamos encantados a pensarlo, uses Ekkli al final o no.