Software voor kleine groepen in je gemeente

Met Ekkli's tools voor kleine groepen en gemeenschap kan je gemeente open groepen of groepen met goedkeuring vooraf laten draaien, een groepsberichtenstroom met foto's, bestanden en emoji-reacties, en forumborden die door de leiding worden beheerd, allemaal via dezelfde login als de website, ledenadministratie en het rooster van je gemeente. Deze gemeenschapsfuncties staan voor elke nieuwe gemeente standaard uit, en de beheerder van de gemeente kan ze gratis aanzetten, zodra de gemeente er daadwerkelijk klaar voor is.

Deze pagina is een productbeschrijving: wat kleine groepen en groepschat precies doen, hoe toetreden en moderatie werken, en hoe forumborden ernaast passen. Weeg je dit af tegen hoe je gemeente het lidmaatschap heeft ingericht, kijk dan op de pagina ledenadministratie voor hoe de onderliggende ledenadministratie werkt, en op roosters voor vrijwilligers voor hoe teamplanning elders op het platform werkt.

Kleine groepen: open of met goedkeuring vooraf

Een kleine groep in Ekkli is een groep met een naam, gekoppeld aan je gemeente: een huiskring, een jeugdcel, een gebedsteam, een groep voor nieuwkomers, een mannen- of vrouwenbediening, welke structuur je gemeente ook al hanteert. Elke groep heeft een eigen ledenlijst, en je gemeente bepaalt hoe mensen erbij komen:

• Open toetreden. Een lid bekijkt de lijst met groepen en sluit zich aan bij de groepen die het wil. Geen poortwachter, handig voor groepen die echt open staan voor iedereen die interesse toont, zoals een algemene nieuwkomersgroep of een open gebedsketen.
• Toetreden met goedkeuring. Een lid vraagt aan om lid te worden, en een groepsleider of beheerder keurt het verzoek goed voordat iemand erbij hoort. Dit past bij groepen waar een leider echt moet weten wie er komt: een huiskring die bij iemand thuis in de woonkamer samenkomt, een jeugdgroep met een veiligheidsvereiste, of elke groep waar aantallen of samenstelling ertoe doen.

Je gemeente kan beide vormen naast elkaar gebruiken, sommige groepen open en andere met goedkeuring, omdat de instelling per groep geldt, niet voor de hele gemeente. Een nieuwkomersgroep kan open blijven terwijl een jeugdcel alleen met goedkeuring werkt, zonder dat het ene beleid het andere afdwingt.

Groepschat: een berichtenstroom gebouwd voor een kleine groep, geen openbare feed

Zodra iemand in een groep zit, heeft die groep een eigen berichtenstroom, dichter bij een groepschat dan bij een openbare sociale feed. Leden kunnen tekst plaatsen, foto's en bestanden delen en reageren met emoji, wat het meeste dekt van wat een kleine groep dagelijks echt nodig heeft: een gebedspunt delen, het adres voor de bijeenkomst van deze week doorsturen, een foto van de laatste keer plaatsen, of gewoon een duim omhoog om aanwezigheid te bevestigen zonder de hele draad vol te zetten met reacties.

Moderatie zit op twee niveaus ingebouwd, zodat een groep niet volledig afhankelijk is van één iemand die elk bericht in real time in de gaten houdt:

• Zelf verwijderen, kort na plaatsen. Wie een bericht plaatst, kan dat bericht zelf verwijderen binnen een korte periode direct na het plaatsen: genoeg tijd om een typefout, een ongelukje of een spijtklik recht te zetten, zonder dat er meteen een leider bij gehaald hoeft te worden voor iets kleins.
• Daarna is het aan de leiding. Zodra een bericht ouder is dan die korte periode, is verwijderen een actie van de leiding: een groepsleider of gemeentebeheerder, niet de oorspronkelijke plaatser. Dat onderscheid houdt kleine correcties makkelijk, terwijl alles wat een weloverwogen verwijdering vraagt, in plaats van een snelle undo, via iemand loopt die verantwoordelijk is voor de groep.

Het resultaat is een berichtenstroom die aanvoelt zoals een kleine groep daadwerkelijk praat: snel, informeel, foto-vriendelijk, met een moderatiemodel dat aansluit bij hoe verantwoordelijkheid in een vrijwilligersgemeente echt werkt. Licht voor wie plaatst, bij de leiding voor wat al een tijdje staat.

Forumborden, beheerd door de leiding

Naast groepschat ondersteunt Ekkli forumachtige discussieborden die de leiding zelf inricht en beheert: een gestructureerdere, van-onderwerp-voorziene ruimte dan de live chat van een groep. Waar groepschat past bij snel heen-en-weer binnen één kleine groep, past een forumbord bij langlopende, gemeentebrede discussie, zoals een vraag-en-antwoordbord bij een preekserie, een bord waarop een specifiek team wekenlang kan afstemmen in plaats van dagen, of een algemene discussieruimte voor de hele gemeente.

Omdat borden door de leiding worden beheerd, bepaalt je gemeente welke borden er zijn en wie erop mag plaatsen, in plaats van dat leden zelf ongecontroleerd nieuwe onderwerpen starten. Het is dezelfde onderliggende gedachte als bij de moderatie van groepschat: leden krijgen een echt bruikbare plek om te praten, en de leiding houdt de structuur en het overzicht die een kerkelijke gemeenschap daadwerkelijk nodig heeft.

Standaard uit: zet het aan wanneer je er klaar voor bent

Elk van deze gemeenschapsfuncties, kleine groepen, groepschat en forumborden, staat voor een nieuwe gemeente op Ekkli standaard uit. Dat is een bewust startpunt, geen beperking: veel gemeentes willen eerst de website, presentatietools en ledenadministratie soepel draaiend hebben, en zijn nog niet toe aan het beheren van een actieve groepschat en forumruimte vanaf dag één.

Zodra je gemeente er klaar voor is, zet een gemeentebeheerder de module aan via de instellingen van de gemeente zelf: het is een schakelaar, geen betaalmuur. Er komt geen upgrade, geen aparte aankoop en geen abonnementseis bij kijken. Groepschat en forumborden horen bij elk abonnement, inclusief de zes maanden gratis proefperiode, zodra je ze zelf aanzet. Zet kleine groepen dit seizoen aan voor je huiskringen en laat forumborden uit tot je jeugdbediening eraan toe is, of zet alles in één keer aan: de volgorde bepaalt je gemeente helemaal zelf.

Hoe dit past bij de rest van het beheer van je gemeente

Kleine groepen en gemeenschapsfuncties draaien op dezelfde ledenadministratie die je gemeente al gebruikt voor de website en het rooster: iemand die lid wordt van een kleine groep is dezelfde registratie als de persoon op je rooster of op je ledenlijst, geen apart account om te beheren. Groepsleiders hebben geen andere login nodig dan de rest van je beheerteam, en er is geen tweede systeem dat synchroon moet blijven met wie er nu echt bij je gemeente hoort.

Dat is vooral belangrijk voor kleinere gemeentes zonder vaste vrijwilliger voor communicatie: één ledenadministratie, één login, en gemeenschapsfuncties die stil blijven totdat iemand in je gemeente besluit dat het tijd is om ze te gebruiken.

Veelgestelde vragen

Zitten kleine groepen en groepschat in Ekkli's gratis proefperiode?

Ja. Kleine groepen, groepschat en forumborden die door de leiding worden beheerd, zijn beschikbaar bij elk abonnement van Ekkli, ook tijdens de zes maanden gratis proefperiode voor tot 50 mensen. Ze staan standaard uit voor een nieuwe gemeente, en een gemeentebeheerder kan ze zonder extra kosten aanzetten zodra de gemeente er klaar voor is.

Kunnen leden hun eigen berichten in groepschat verwijderen?

Ja, gedurende een korte periode direct na het plaatsen: genoeg om een vergissing of een ongelukje recht te zetten. Na die periode wordt het verwijderen van een bericht een actie van de leiding, uitgevoerd door een groepsleider of gemeentebeheerder, in plaats van iets wat de oorspronkelijke plaatser zelf nog ongedaan kan maken.

Kunnen we goedkeuring vereisen voordat iemand lid wordt van een kleine groep?

Ja. Elke groep kan worden ingesteld op open toetreden, waarbij leden vrij kunnen aansluiten, of toetreden met goedkeuring, waarbij een groepsleider of beheerder elk verzoek goedkeurt. Je gemeente kan beide vormen door elkaar gebruiken voor verschillende groepen.

Wie kan forumborden aanmaken of beheren?

Forumborden worden door de leiding beheerd: gemeentebeheerders en aangewezen leiders richten de borden in en bepalen welke er bestaan, in plaats van dat leden hun eigen borden aanmaken. Dat houdt gemeentebrede discussieruimtes gestructureerd en verantwoord.

Moeten we kleine groepen en forumborden meteen aanzetten?

Nee. Elke nieuwe gemeente begint met deze functies uitgeschakeld, en er is geen verplichting of deadline om ze aan te zetten. Zet kleine groepen, groepschat of forumborden afzonderlijk aan wanneer je gemeente er klaar voor is: het is een gratis schakelaar in de instellingen van je gemeente, geen upgrade van abonnement.

Is groepschat een openbare feed, of privé per groep?

De berichtenstroom van elke groep is beperkt tot de eigen leden van die groep: het is geen gemeentebrede openbare feed. Iemand moet lid zijn van een specifieke kleine groep om de chat van die groep te zien en erin te plaatsen.

Deze gids wordt bijgehouden door het Ekkli-team, dat de hierboven beschreven software voor kleine groepen bouwt en beheert. Heb je een vraag over hoe groepen of forums zouden werken voor de specifieke situatie van je gemeente? Neem contact op: we denken graag met je mee, ook als je uiteindelijk geen gebruik maakt van Ekkli.