Lo que cuesta de verdad el software para iglesias: la cuenta completa

Pregunta a la mayoría de los tesoreros de una iglesia cuánto gastan en software y te dirán una sola cifra, casi siempre la de la suscripción más grande. La cifra real está repartida en cuatro o cinco partidas, varias en tarjetas de personas distintas, y hace tiempo que nadie las ha sumado.

Esta página hace esa suma. Está escrita a propósito por categoría y no por marca: nombrar proveedores quedaría anticuado en un trimestre, y lo importante no es qué creador de webs usas, sino cuántas cosas distintas estás pagando y manteniendo.

El conjunto habitual de herramientas

Una congregación de 20 a 200 personas que lleva una semana normal suele tener alguna versión de esto:

El dinero es la mitad más pequeña del problema. La mitad más grande es que ninguna de esas herramientas sabe nada de las demás.

Lo que cuesta de verdad tener todo separado

La misma persona se da de alta cuatro veces. Una en la hoja de miembros, otra en los turnos, otra en la lista de correo, otra en el chat de grupo. Luego alguien cambia de número de teléfono, y queda bien en un sitio y mal en los otros tres.

Cada relevo es una sesión de formación. Cuando la persona que llevaba la proyección lo deja, quien la sustituye tiene que aprender una herramienta que nadie más en la iglesia usa. Multiplícalo por cinco herramientas y el ritmo normal de cambio de voluntarios.

Nadie tiene la foto completa. La web dice que el culto empieza a las 10:30. El calendario dice las 10:00. Las dos cosas fueron correctas alguna vez.

El soporte llega en el idioma equivocado. La mayoría de estas herramientas están pensadas para el mercado estadounidense. Cuando algo falla un sábado por la noche, la ayuda es una página de documentación en inglés y una cola de tickets en otro huso horario.

Lo que cambia al unificarlo todo

Todo pasa por un único inicio de sesión y una sola factura, sobre la misma base de datos. Das de alta a un miembro una vez: aparece en las fichas, entra en la lista de turnos y desde el primer día ve sus tareas. Publicas un plan del culto y la lista de canciones para la proyección ya está lista. Subes una predicación y aparece en el archivo de la web sin un segundo paso.

Unificarlo todo significa aceptar que una sola plataforma no va a ser la herramienta más completa en cada categoría: una aplicación de proyección especializada siempre tendrá más funciones de producción que una basada en el navegador, y un programa de turnos especializado cubrirá más casos particulares. Merece la pena hacer ese cambio cuando lo que falta es tiempo de voluntarios y no profundidad de funciones, que es la situación de la mayoría de las iglesias de menos de unos cientos de personas.

Dónde encaja Ekkli

Ekkli cubre la proyección de alabanza y la pantalla en directo, la web de la iglesia, las fichas de los miembros, los turnos y los planes del culto, los grupos y el foro, los eventos con inscripción, el audio de las predicaciones y la app para la congregación. Todo con un solo inicio de sesión y con precios públicos, en ocho idiomas. Los datos están alojados en la UE y las herramientas de RGPD venían de serie desde el primer día.

En dos cosas Ekkli no se limita a igualar a un conjunto de herramientas sueltas: las hace mejor.

• Exportación sin conexión. Toda una lista de canciones se empaqueta en un único archivo HTML autónomo, con fuentes e imágenes incluidas, que funciona desde una memoria USB sin ninguna red. Si la conexión de tu edificio no es fiable, esto elimina la mayor objeción a la proyección basada en el navegador.
• Tu idioma, de principio a fin. Interfaz, soporte y documentación en ocho idiomas europeos, con textos bíblicos de dominio público incluidos en cada idioma. La mayor parte de este sector piensa primero en inglés y añade traducciones después, si es que las añade.

Y, siendo honestos, también hay límites: Ekkli no es un software de gestión completo para cada área de la vida de la iglesia. No lleva contabilidad de fondos, no tiene campos personalizados y no incluye un generador de informes propio. Si eso es imprescindible para tu iglesia, es una buena razón para seguir usando una herramienta aparte para eso.

Preguntas frecuentes

¿Una plataforma todo en uno siempre sale más barata?

No siempre. Si tu iglesia ya funciona con las versiones gratuitas de herramientas genéricas y a nadie le molesta la duplicación, tener todo separado puede salir casi gratis en dinero contante. El ahorro de unificarlo suele estar en las horas de los voluntarios y en los errores que se evitan, más que en la factura.

¿Y si solo queremos sustituir una herramienta?

Funciona. Muchas iglesias empiezan solo con la proyección, o solo con la web, y dejan el resto tal como está. Cada módulo se activa y se desactiva por separado.

¿Hay que migrarlo todo a la vez?

No, y te recomendamos que no lo hagas. Mueve una cosa, úsala un mes con domingos reales y pasa a la siguiente. Seis meses dan de sobra para hacerlo así, con calma.

¿Qué pasa con nuestra biblioteca de canciones actual?

Si está en formato OpenLP u OpenLyrics, se importa directamente; consulta cómo importar tu biblioteca de canciones. Otros formatos hay que volver a introducirlos a mano, y conviene saberlo antes de empezar.