Wat kerksoftware echt kost: alles bij elkaar

Vraag de meeste kerkpenningmeesters wat ze aan software uitgeven, en je krijgt meestal maar één getal: het bedrag van het grootste abonnement. Het werkelijke bedrag zit verspreid over vier of vijf verschillende posten, een aantal daarvan op de creditcard van weer een andere vrijwilliger, en niemand heeft het ooit echt bij elkaar opgeteld.

Deze pagina telt het voor je op. Bewust ingedeeld per categorie in plaats van per merk: namen van leveranciers zijn over een kwartaal alweer verouderd, en het gaat niet om welke websitebouwer je gebruikt, maar om hoeveel losse dingen je betaalt en onderhoudt.

De gebruikelijke softwarestack

Een gemeente van 20 tot 200 mensen heeft in een gewone week meestal een variant hiervan:

Het geld is nog het kleinste probleem. Het grotere probleem is dat geen van die tools iets van elkaar weet.

Wat versnippering werkelijk kost

Dezelfde persoon wordt vier keer ingevoerd. Eén keer in de ledenspreadsheet, één keer in het rooster, één keer op de e-maillijst, één keer in de groepschat. Verandert iemands telefoonnummer, dan klopt het op één plek en staat het nog op drie andere plekken fout.

Elke overdracht is een trainingssessie. Verhuist de vrijwilliger die de presentatiesoftware bediende, dan moet de opvolger een tool leren die verder niemand in de gemeente gebruikt. Vermenigvuldig dat met vijf tools en het gewone verloop onder vrijwilligers.

Niemand overziet het geheel. Op de website begint de dienst om 10:30 uur. In de agenda-tool om 10:00 uur. Ooit klopten ze allebei.

Support spreekt de verkeerde taal. De meeste van deze tools zijn gebouwd voor de Amerikaanse markt. Gaat er zaterdagavond iets stuk, dan bestaat hulp uit een Engelstalige documentatiepagina en een ticketwachtrij in een andere tijdzone.

Wat één platform verandert

Eén login, één rekening, één onderliggende database. Voeg een lid één keer toe, en diegene staat meteen in je administratie, komt in aanmerking voor het rooster en kan zijn of haar eigen roosterdiensten inzien. Publiceer een orde van dienst en de presentatielijst staat al klaar. Upload een preek en die verschijnt in het website-archief, zonder extra stap.

Ook de eerlijke grenzen horen hierbij. Eén platform kiezen betekent accepteren dat het niet in elke categorie de meest diepgaande tool is: een specifieke presentatie-applicatie biedt altijd meer productiefuncties dan een browsergebaseerde variant, en een specifiek roosterprogramma dekt meer uitzonderingen af. Die ruil is de moeite waard zodra vrijwilligerstijd je grootste beperking is, en niet functiediepte. Voor de meeste gemeentes onder de paar honderd mensen is dat precies de situatie.

Waar Ekkli in past

Ekkli dekt presentatie en liveweergave tijdens de dienst, de gemeentewebsite, ledenadministratie, roosters en orden van dienst, groepen en forum, aanmelden voor evenementen, preekaudio en de gemeente-app. Alles achter één login, tegen een vaste, openbare prijs, in acht talen, met gegevensopslag binnen de EU en AVG-naleving die vanaf het begin is ingebouwd, niet er later aan vastgeplakt.

Twee dingen doet Ekkli aantoonbaar beter dan een zelf samengestelde stack, niet slechts even goed:

• Offline-export. Een hele presentatie wordt gebundeld in één op zichzelf staand HTML-bestand, inclusief lettertypes en afbeeldingen, dat vanaf een USB-stick draait zonder enige netwerkverbinding. Is de verbinding in je kerkgebouw onbetrouwbaar, dan valt daarmee het grootste bezwaar tegen browsergebaseerde presentatie weg.
• Je eigen taal, van begin tot eind. Interface, support en documentatie in acht Europese talen, met rechtenvrije bijbelteksten per taal meegeleverd. De meeste software in deze categorie is Engelstalig ontworpen, met vertalingen die er eventueel later nog bij komen.

Iets wat Ekkli bewust niet is: een volledig kerkbeheersysteem met fondsenboekhouding, vrij te configureren velden of een eigen rapportagebouwer. Is dat voor jouw gemeente onmisbaar, dan is dat een reële reden om zo'n gespecialiseerd pakket toch naast Ekkli te blijven gebruiken.

Veelgestelde vragen

Is een alles-in-één-platform altijd goedkoper?

Niet altijd. Draait je gemeente al op de gratis lagen van algemene tools, en stoort niemand zich aan de dubbele invoer, dan kan een stack in geld bijna niets kosten. De winst van één platform zit meestal in vrijwilligersuren en foutmarge, niet op de rekening.

En als we maar één tool willen vervangen?

Dat kan prima. Veel gemeentes beginnen met alleen de presentatie, of alleen de website, en laten de rest ongemoeid. De onderdelen zijn per gemeente aan of uit te zetten.

Moeten we alles in één keer overzetten?

Nee, en dat raden we ook af. Zet één onderdeel over, draai er een maand echte zondagen mee, en ga dan verder met het volgende. Zes maanden is ruim voldoende om dat zorgvuldig te doen.

Wat gebeurt er met onze bestaande liedbibliotheek?

Staat die in OpenLP- of OpenLyrics-formaat, dan importeer je hem rechtstreeks: zie je liedbibliotheek importeren. Andere formaten moeten opnieuw worden ingevoerd, goed om te weten voordat je begint.