Inscripción y confirmación de asistencia para eventos de tu iglesia

El sistema de inscripción y confirmación de asistencia de Ekkli resuelve lo que una hoja de cálculo o los comentarios bajo una publicación de Facebook no consiguen: saber con precisión cuánta gente va a venir de verdad. Pon un aforo máximo y, en cuanto se alcanza, las nuevas inscripciones entran automáticamente en una lista de espera por orden de llegada en vez de desbordar la sala. Y sin que quien lleva la administración se pase la semana persiguiendo confirmaciones. Los invitados pueden confirmar asistencia sin crear una cuenta, con un enlace firmado que les permite cancelar su propia plaza más adelante. El día del evento obtienes un recuento sencillo de cuánta gente ha venido, no un historial detallado de asistencia ni un informe de participación.

Esta página es deliberadamente concreta: trata sobre la mecánica de la inscripción (aforo, lista de espera, confirmación de invitados y recuento de asistentes), no sobre cómo se muestra tu calendario de eventos en la web pública. Si buscas eso, tienes el enlace «más información» cerca del final de esta página.

Aforos que se cumplen de verdad

Define un número máximo de plazas al crear un evento: un desayuno de hombres con sitio para 30 en las mesas, un campamento juvenil con 40 camas, un curso de pareja con un límite estricto porque cocinas para un número exacto. En cuanto se alcanza ese número, el evento deja de confirmar plazas por su cuenta. Nadie de tu equipo tiene que vigilar una hoja de cálculo y cerrar el formulario en el momento justo. Nadie descubre en la puerta que sobran diez personas para las sillas que hay.

Esto importa sobre todo en las actividades que de verdad organizan las iglesias pequeñas, donde el aforo lo marca algo físico: las plazas de un retiro, o sencillamente la comida que alguien tiene que comprar el sábado. Que el límite lo aplique el sistema, y no alguien que tiene que acordarse de revisar una lista, marca la diferencia entre «lo teníamos previsto» y «estamos sacando sillas a mitad del culto».

Una lista de espera por orden de llegada cuando un evento se llena

Cuando se llena el aforo, esto no se limita a cerrar la puerta: las nuevas inscripciones pasan a una lista de espera, por el orden en que se apuntaron. Si se libera una plaza confirmada porque alguien cancela, la siguiente persona de la lista es quien la recibe, no quien primero le pregunte al equipo de administración.

Ese orden importa tanto por justicia como por logística. A nadie le gusta ser el voluntario que tiene que explicar por qué alguien que se apuntó tarde consiguió plaza antes que otra persona que se inscribió el mismo día que se abrió el evento. Como la lista de espera la gestiona el sistema y no una nota mental, el orden se mantiene incluso en una actividad popular con mucho movimiento: cancelaciones, inscripciones de última hora, gente que pide traer a alguien más.

Inscripción de invitados con enlace propio para cancelar, sin necesidad de cuenta

No todo el que quiere venir a una actividad de la iglesia tiene, ni quiere, una cuenta. Una familia visitante, un vecino invitado a un concierto de villancicos, un acompañante que alguien lleva a un desayuno de hombres: la inscripción de Ekkli permite apuntarse como invitado, con solo los datos básicos necesarios para reservar la plaza, sin crear ninguna cuenta.

Una vez inscrito, el invitado recibe un enlace firmado, único para su inscripción, que le permite gestionar o cancelar su plaza más adelante sin tener que llamar a la oficina de la iglesia. Si sus planes cambian, cancela su propia plaza con un clic, lo que libera el sitio para la siguiente persona de la lista de espera: los dos mecanismos funcionan juntos en lugar de ser piezas sueltas.

Para los miembros ya registrados, el mismo proceso de inscripción se aplica a través de su propia cuenta, pero el camino de invitado existe para que «no quiero crear una cuenta solo para venir a un evento» nunca sea la razón por la que alguien no se apunta. O, peor todavía, la razón por la que aparece sin avisar y el recuento se va al traste.

Asistencia por número de personas: una cifra, no un informe

Ese día, Ekkli te da un recuento: cuántas personas asisten en realidad, según las inscripciones confirmadas. Es deliberadamente simple. Merece la pena precisar qué es y qué no es. Es una cifra que puedes pasar a quien se encargue del catering, de colocar sillas o de reservar una sala. No es un historial detallado de asistencia por persona, ni un registro de entrada vinculado a fichas individuales, ni un informe de participación que puedas analizar después con detalle. Si tu iglesia necesita ese tipo de seguimiento persona por persona, hoy esta función no llega hasta ahí.

Para la inmensa mayoría de actividades de una iglesia pequeña, un recuento fiable es exactamente la cifra que importa ese día y la que esta función está pensada para acertar.

Gratis en todos los planes

La inscripción a eventos (aforo, lista de espera, inscripción de invitados con enlaces firmados para cancelar y asistencia por número de personas) está incluida en la prueba gratuita de seis meses de Ekkli, sin estar reservada a un plan de pago. Funciona igual tanto si tu iglesia está en la prueba gratuita, con hasta 50 personas, como si está en el plan de pago que elijas al terminar los seis meses. No hay un módulo aparte que comprar ni ninguna mejora escondida detrás del botón de inscripción.

Cómo encaja con el resto de Ekkli

La inscripción a eventos convive con el resto de la gestión de tu iglesia en la misma plataforma: el mismo inicio de sesión que gestiona tu web, tu base de datos de miembros y tus donaciones gestiona también las inscripciones, así que no necesitas otra herramienta ni otra factura solo para las confirmaciones de asistencia. Y conviene saber dónde está cada cosa:

• Publicar la actividad en sí. Esta página trata sobre la mecánica de la inscripción: aforo, lista de espera, invitados y recuento. Para saber cómo mostrar tu calendario de eventos en la web pública de tu iglesia, incluidas las páginas públicas de eventos y la exportación a iCal, consulta calendario de eventos para la web.
• Cobrar una donación junto con una inscripción, por ejemplo una aportación sugerida para un retiro o una recaudación de fondos ligada a una actividad, se gestiona fuera de Ekkli, con los medios de pago que ya use tu iglesia.
• Que los miembros gestionen sus propias inscripciones ocurre en la misma área de autoservicio que se describe en web con área de miembros, así que una inscripción hecha por un miembro aparece en el mismo sitio que el resto de su cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los invitados confirmar asistencia a un evento sin crear una cuenta?

Sí. Los invitados pueden inscribirse con solo los datos básicos necesarios para reservar su plaza, sin necesidad de cuenta. Reciben un enlace firmado, único para su inscripción, que les permite gestionar o cancelar su plaza más adelante sin necesidad de iniciar sesión.

¿Qué pasa cuando un evento llega a su aforo máximo?

Las inscripciones que llegan después del límite pasan automáticamente a una lista de espera por orden de llegada, en lugar de confirmarse. Si se libera una plaza confirmada, por ejemplo por una cancelación, se ofrece a la siguiente persona de la lista, por el orden en que se apuntó.

¿La inscripción a eventos guarda un historial detallado de asistencia por persona?

No. Ekkli te da un recuento: cuánta gente ha confirmado asistencia y ha venido ese día, no un registro detallado por persona ni un informe analítico. Si tu iglesia necesita ese nivel de detalle en el seguimiento de asistencia, hoy esta función no lo ofrece.

¿La inscripción a eventos es gratis o hace falta un plan de pago?

Es gratis en todos los planes de Ekkli, incluida la prueba gratuita de seis meses para hasta 50 personas. El aforo, la lista de espera, la inscripción de invitados y la asistencia por número de personas no están reservados a ningún plan de pago.

¿Puede un invitado cancelar su propia inscripción sin llamar a la oficina de la iglesia?

Sí. El enlace firmado que recibe el invitado al inscribirse le permite cancelar su propia plaza directamente, lo que libera el sitio para la siguiente persona en la lista de espera: nadie de tu equipo tiene que procesar la cancelación a mano.

¿Es esto lo mismo que el calendario público de eventos de Ekkli?

No, aunque las dos cosas funcionan juntas. Esta página trata sobre la mecánica de la inscripción: aforo, lista de espera, invitados y recuento. Para saber cómo se muestran los eventos en la web pública de tu iglesia, incluidas las páginas públicas de eventos y la exportación a iCal, consulta calendario de eventos para la web.

La inscripción a eventos forma parte de la prueba gratuita de seis meses de Ekkli, junto con la proyección de alabanza, la web de la iglesia y la gestión de miembros: gratis para hasta 50 personas, sin tarjeta.