Aanmelden voor evenementen en RSVP-software voor je kerk

Ekkli's software voor evenementaanmelding en RSVP regelt precies het stuk van een kerkelijk evenement organiseren waar een spreadsheet en een reactie onder een Facebook-bericht niet aan toekomen: precies weten hoeveel mensen daadwerkelijk komen, aanmeldingen automatisch sluiten zodra een ruimte vol zit, en dat allemaal zonder dat je beheerder de rest van de week achter een ledenlijst aan hoeft. Stel een maximumaantal plekken in, en zodra dat is bereikt, komt een nieuwe aanmelding automatisch op een wachtlijst terecht, op volgorde van binnenkomst, in plaats van dat de ruimte wordt overboekt. Gasten kunnen zich aanmelden zonder account, via een beveiligde link waarmee ze hun eigen plek later ook weer kunnen afzeggen. Op de dag zelf krijg je een eenvoudige opkomst van wie er daadwerkelijk is, geen gedetailleerde aanwezigheidsgeschiedenis of betrokkenheidsrapport.

Deze pagina is bewust smal gehouden en gaat alleen over de aanmeldmechaniek: capaciteit, wachtlijst, gastregistratie en opkomst. Hoe de evenementen van je gemeente openbaar op je eigen website verschijnen, lees je bij de link onderaan deze pagina.

Een capaciteitslimiet die ook echt standhoudt

Stel bij het aanmaken van een evenement een maximumaantal plekken in: een mannenontbijt met dertig stoelen rond de tafels, een jeugdkamp met veertig bedden, een huwelijkscursus met een harde grens omdat de catering op een exact aantal rekent. Zodra dat aantal bevestigde aanmeldingen is bereikt, stopt het evenement automatisch met het accepteren van nieuwe bevestigde aanmeldingen. Niemand in je team hoeft een spreadsheet in de gaten te houden en op het juiste moment handmatig het formulier te sluiten, en niemand ontdekt bij de deur dat er tien stoelen te weinig zijn.

Dat is precies waar het op aankomt bij de evenementen die kleine gemeentes daadwerkelijk organiseren: een retraite met een beperkt aantal plekken, een workshop met een praktisch maximum aan deelnemers, een maaltijd waarvoor de keuken voor een bekend aantal mensen kookt. Een limiet die het systeem afdwingt, in plaats van iemand die moet onthouden een lijst te checken, is het verschil tussen ‘dit hadden we voorzien’ en ‘we zetten tijdens de dienst nog snel extra stoelen bij’.

Een eerlijke wachtlijst zodra een evenement vol zit

Zodra een evenement vol zit, gaat de deur niet meteen dicht: nieuwe aanmeldingen komen op een wachtlijst terecht, op volgorde van aanmelden. Komt er een bevestigde plek vrij doordat iemand afzegt, dan is de eerstvolgende op de wachtlijst aan de beurt, niet wie toevallig als eerste een beheerder ernaar vraagt.

Die volgorde is net zo belangrijk voor de eerlijkheid als voor de logistiek. Niemand wil de vrijwilliger zijn die moet uitleggen waarom een laatkomer een plek kreeg die eigenlijk toekwam aan iemand die zich al op de openingsdag aanmeldde. Omdat het systeem de wachtlijst bijhoudt in plaats van iemands geheugen, blijft de volgorde kloppen, ook bij een populair evenement met veel afzeggingen, late aanmeldingen en verzoeken om nog een introducee mee te nemen.

Gastregistratie met een eigen annuleerlink: geen account nodig

Niet iedereen die naar een kerkelijk evenement wil komen, heeft of wil een login. Een gastgezin, een buur die is uitgenodigd voor een kerstzangdienst, iemand die is meegebracht naar een mannenontbijt: met Ekkli kunnen mensen zich als gast aanmelden, met alleen de gegevens die nodig zijn om hun plek vast te leggen, zonder dat er een account wordt aangemaakt.

Zodra een gast zich aanmeldt, krijgt diegene een beveiligde link (uniek voor die aanmelding) waarmee de eigen registratie later beheerd of afgezegd kan worden, zonder dat er contact met het kerkkantoor nodig is. Veranderen de plannen, dan zegt de gast met één klik zijn eigen plek af. Die plek komt dan meteen vrij voor de eerstvolgende op de wachtlijst: de twee onderdelen werken samen, niet los van elkaar.

Voor bestaande leden geldt dezelfde aanmeldflow via hun eigen account, maar het gastpad bestaat zodat ‘ik wil geen account aanmaken voor één evenement’ nooit de reden is dat iemand zich niet aanmeldt, of erger: onaangemeld komt opdagen terwijl de opkomst dan niet klopt.

Opkomst: een aantal, geen rapport

Op de dag van het evenement geeft Ekkli je een opkomst: hoeveel mensen daadwerkelijk aanwezig zijn, gebaseerd op bevestigde aanmeldingen. Dat is bewust eenvoudig gehouden, en het is de moeite waard om precies te zijn over wat het wel en niet is. Het is een aantal dat je kunt doorgeven aan wie kookt, stoelen klaarzet of een zaal boekt, geen gedetailleerde aanwezigheidsgeschiedenis per persoon, geen logboek gekoppeld aan individuele gegevens, en geen betrokkenheidsrapport waar je achteraf doorheen kunt spitten. Heeft je gemeente die mate van gedetailleerde, persoonsgebonden aanwezigheidsregistratie en -rapportage nodig, dan is dat vandaag niet wat deze functie doet.

Voor de meeste evenementen bij kleine gemeentes, zoals een mannenontbijt, een jeugdkamp, een huwelijkscursus of een kerstzangdienst, is een betrouwbare opkomst precies het aantal dat op de dag zelf telt, en dat is het aantal waar deze functie voor is gebouwd.

Gratis bij elk abonnement

Aanmelden voor evenementen, met capaciteitslimieten, de wachtlijst, gastregistratie met beveiligde afmeldlinks en opkomst, zit in Ekkli's zes maanden gratis proefperiode, niet achter een betaald abonnement verstopt. Het werkt op dezelfde manier, of je gemeente nu in de gratis proefperiode van zes maanden zit, tot 50 mensen, of op een van de betaalde abonnementen naarmate je gemeente groeit. Er is geen apart onderdeel te kopen en geen verborgen upsell achter de RSVP-knop.

Hoe dit past bij de rest van Ekkli

Aanmelden voor evenementen staat naast de rest van het beheer van je gemeente, in hetzelfde platform: dezelfde login waarmee je je website, je ledenadministratie en je giften regelt, regelt ook je evenementaanmeldingen, dus er is geen apart hulpmiddel en geen aparte rekening nodig om RSVP's bij te houden. Een paar plekken die het waard zijn om verder te bekijken:

• Het evenement zelf publiceren. Deze pagina gaat over de aanmeldmechaniek: capaciteit, wachtlijst, gastregistratie, opkomst. Voor hoe je je evenementenagenda openbaar op je gemeentewebsite toont, inclusief openbare evenementpagina's en iCal-export, zie evenementenagenda op je kerkwebsite.
• Een gift verzamelen naast een aanmelding, zoals een voorgestelde bijdrage voor een retraite of een inzamelingsactie gekoppeld aan een evenement, verloopt buiten Ekkli om, via de bestaande betaalafspraken van je gemeente.
• Leden die hun eigen aanmeldingen beheren doen dat via hetzelfde zelfbedieningsgedeelte dat wordt beschreven bij website met ledenportaal, zodat een aanmelding van een lid op dezelfde plek verschijnt als de rest van zijn of haar account.

Veelgestelde vragen

Kunnen gasten zich aanmelden voor een kerkelijk evenement zonder een account aan te maken?

Ja. Gasten kunnen zich aanmelden met alleen de gegevens die nodig zijn om een plek vast te leggen, zonder account. Ze ontvangen een beveiligde link, uniek voor hun aanmelding, waarmee ze hun eigen registratie later kunnen beheren of afzeggen, zonder dat daar een login voor nodig is.

Wat gebeurt er als een evenement de capaciteitslimiet bereikt?

Nieuwe aanmeldingen na het bereiken van de limiet komen automatisch op een wachtlijst terecht, op volgorde van aanmelden, in plaats van meteen bevestigd te worden. Komt er een bevestigde plek vrij, bijvoorbeeld door een afzegging, dan wordt die aangeboden aan de eerstvolgende op de wachtlijst.

Houdt de evenementaanmelding een gedetailleerde aanwezigheidsgeschiedenis per persoon bij?

Nee. Ekkli geeft je een opkomst: het aantal mensen dat bevestigd is en die dag aanwezig is, in plaats van een gedetailleerd aanwezigheidslogboek per persoon of een analyserapport. Heeft je gemeente die mate van gedetailleerde, persoonsgebonden aanwezigheidsregistratie en -rapportage nodig, dan is dat niet wat deze functie biedt.

Is aanmelden voor evenementen gratis, of is daar een betaald abonnement voor nodig?

Het is gratis bij elk abonnement van Ekkli, ook tijdens de zes maanden gratis proefperiode voor tot 50 mensen. Capaciteitslimieten, de wachtlijst, gastregistratie en opkomst zitten achter geen enkel betaald abonnement verstopt.

Kan een gast de eigen aanmelding afzeggen zonder contact op te nemen met het kerkkantoor?

Ja. Met de beveiligde link die een gast bij aanmelding ontvangt, kan diegene de eigen plek rechtstreeks afzeggen, waardoor die plek meteen vrijkomt voor de eerstvolgende op de wachtlijst. Niemand in je team hoeft de afzegging handmatig te verwerken.

Is dit hetzelfde als Ekkli's openbare evenementenagenda?

Nee, al werken de twee wel samen. Deze pagina gaat over de aanmeldmechaniek: capaciteit, wachtlijst, gastregistratie en opkomst. Voor hoe evenementen openbaar op je gemeentewebsite worden getoond, inclusief openbare evenementpagina's en iCal-export, zie evenementenagenda op je kerkwebsite.

Aanmelden voor evenementen maakt deel uit van Ekkli's gratis proefperiode, samen met presentatie tijdens de dienst, de gemeentewebsite en ledenadministratie: gratis voor tot 50 mensen, geen creditcard nodig.