Inscrição e confirmação de presença para eventos da igreja

Organizar um evento de igreja tem uma parte de que uma planilha e um comentário embaixo do post no Facebook não dão conta: saber quantas pessoas vão mesmo aparecer e fechar as inscrições no instante em que a sala lota. É essa parte que a inscrição em eventos do Ekkli resolve, sem deixar alguém da equipe correndo atrás de confirmação o mês inteiro. Defina um limite de vagas e, assim que ele é atingido, novas inscrições entram automaticamente numa lista de espera por ordem de chegada, em vez de lotar a sala além da conta. Convidados podem confirmar presença sem criar conta, usando um link assinado que permite cancelar a própria vaga depois. No dia, você recebe uma contagem simples de quem apareceu.

Esta página é deliberadamente restrita. Ela fala da mecânica da inscrição (vagas, lista de espera, confirmação de convidados e contagem de presença), não de como os eventos aparecem publicamente no calendário do site. Para ver como os eventos aparecem no site público, veja calendário de eventos no site.

Limites de vagas que realmente seguram

Defina um limite de vagas ao criar um evento: um café da manhã com lugar para 30 pessoas às mesas, um acampamento de jovens com 40 camas, um curso de casais com um teto rígido porque a comida é preparada para um número exato. Assim que esse número de inscrições confirmadas é atingido, o evento para de aceitar novas confirmações automaticamente. Ninguém da sua equipe precisa vigiar uma planilha e fechar o formulário na hora certa, e ninguém descobre na porta que a sala tem dez pessoas a mais que cadeiras.

Isso importa mais justamente nos eventos que igrejas pequenas realmente promovem: um retiro com vagas limitadas, uma oficina com um teto prático de participantes, um jantar em que a cozinha está preparando comida para um número conhecido. Um limite garantido pelo sistema é a diferença entre “a gente planejou isso” e “a gente está buscando cadeira extra no meio do culto”.

Lista de espera por ordem de chegada quando um evento lota

Quando um evento chega ao limite de vagas, ele não fecha a porta e pronto. Novas inscrições entram numa lista de espera, na ordem em que se cadastraram. Se uma vaga confirmada abre porque alguém cancelou, a próxima pessoa da lista de espera é quem recebe a vaga, e não quem por acaso pergunta primeiro a um administrador.

Essa ordem importa tanto para a logística quanto para a sensação de justiça. Ninguém quer ser o voluntário explicando por que quem chegou depois conseguiu uma vaga na frente de quem se inscreveu no dia em que o evento abriu. A lista de espera é controlada pelo sistema, não por uma anotação mental de alguém, e a ordem se mantém consistente mesmo num evento concorrido, com bastante movimento: cancelamentos, inscrições de última hora, gente pedindo para levar um acompanhante.

Inscrição de convidados com link de cancelamento próprio, sem precisar de conta

Nem todo mundo que quer ir a um evento da igreja tem, ou quer ter, um login. Pode ser uma família visitando pela primeira vez, um vizinho convidado para o culto de Natal ou alguém que veio junto com um membro no café da manhã. Para qualquer um desses casos, a inscrição permite que a pessoa se cadastre como convidada, só com os dados básicos necessários para garantir a vaga e sem precisar criar conta.

Depois que um convidado se inscreve, ele recebe um link assinado, único para aquela inscrição, que permite gerenciar ou cancelar o próprio cadastro depois sem ligar para a secretaria da igreja. Se os planos mudarem, a pessoa cancela a própria vaga com um clique, liberando o lugar para o próximo da lista de espera. As duas mecânicas trabalham juntas, cada uma cobrindo a sua parte do mesmo fluxo.

Para membros que já têm conta, o mesmo fluxo de inscrição vale, mas pela própria conta — e o caminho de convidado existe para que “não quero criar uma conta só para ir a um evento” nunca seja motivo para alguém deixar de confirmar presença, ou pior, aparecer sem estar inscrito e bagunçar a contagem.

Contagem de presença: um número simples

No dia do evento, o Ekkli te dá uma contagem: quantas pessoas estão realmente presentes, com base nas inscrições confirmadas. Isso é deliberadamente simples, e vale ser preciso sobre o que é e o que não é. É um número simples, entregue para quem está cuidando da comida, montando as cadeiras ou reservando a sala. Se a sua igreja precisa de um histórico de presença detalhado por pessoa, de um registro de check-in ligado a cada cadastro individual ou de um relatório de engajamento para analisar depois com calma, não é isso que este recurso faz hoje.

Para a grande maioria dos eventos de igrejas pequenas (um café da manhã, um acampamento de jovens, um curso de casais, um culto de Natal), uma contagem confiável é exatamente o número que importa no dia, e é esse número que este recurso foi construído para acertar.

Grátis em todos os planos

A inscrição em eventos (limite de vagas, lista de espera, cadastro de convidados com link de cancelamento e contagem de presença) está incluída no teste gratuito de seis meses do Ekkli, sem ficar trancada atrás de um plano pago. Funciona do mesmo jeito, esteja a sua igreja no teste, cobrindo até 50 pessoas, ou em um dos planos pagos depois que esse período termina. Não existe módulo separado para comprar nem upsell escondido atrás do botão de inscrição.

Como isso se encaixa no resto do Ekkli

A inscrição em eventos fica ao lado do restante da administração da sua igreja na mesma plataforma. O mesmo login que roda o seu site, o banco de dados de membros e os dízimos e ofertas também roda as inscrições dos seus eventos, sem ferramenta separada nem conta separada só para gerenciar confirmações de presença. Vale conferir também:

• Publicar o evento em si. Esta página cobre a mecânica da inscrição: vagas, lista de espera, cadastro de convidados, contagem de presença. Para saber como exibir o calendário de eventos publicamente no site da sua igreja, incluindo páginas públicas de evento e exportação para iCal, veja calendário de eventos no site.
• Receber uma contribuição junto com uma inscrição, como um valor sugerido para um retiro ou uma arrecadação ligada a um evento, é feito fora do Ekkli, pelos meios de pagamento que a sua igreja já usa.
• Membros gerenciando as próprias inscrições acontece pela mesma área de autoatendimento descrita em site com portal do membro, então uma inscrição feita por um membro aparece no mesmo lugar que o resto da conta dele.

Perguntas frequentes

Convidados podem confirmar presença num evento da igreja sem criar conta?

Sim. Convidados se cadastram só com os dados básicos necessários para garantir a vaga, sem precisar de conta. Eles recebem um link assinado, único para aquela inscrição, que permite gerenciar ou cancelar o próprio cadastro depois sem precisar de login.

O que acontece quando um evento atinge o limite de vagas?

Novas inscrições depois que o limite é atingido entram automaticamente numa lista de espera por ordem de chegada, em vez de serem confirmadas. Se uma vaga confirmada abre, por exemplo por causa de um cancelamento, ela é oferecida à próxima pessoa da lista de espera, na ordem em que entrou.

A inscrição em eventos guarda um histórico de presença detalhado por pessoa?

Não. O Ekkli te entrega o número de pessoas confirmadas e presentes no dia, e não um registro individual detalhado nem um relatório analítico. Se a sua igreja precisa desse tipo de histórico de presença individual, não é isso que este recurso oferece.

A inscrição em eventos é grátis, ou exige um plano pago?

É grátis em todos os planos do Ekkli, incluindo o teste gratuito de seis meses para até 50 pessoas. Limite de vagas, lista de espera, cadastro de convidados e contagem de presença não ficam trancados atrás de nenhum plano pago.

Um convidado pode cancelar a própria inscrição sem ligar para a secretaria?

Sim. O link assinado enviado ao convidado no momento da inscrição permite cancelar a própria vaga diretamente, liberando o lugar para o próximo da lista de espera, sem que ninguém da sua equipe precise processar o cancelamento manualmente.

Isso é a mesma coisa que o calendário público de eventos do Ekkli?

Não, embora os dois trabalhem juntos. Esta página cobre só a mecânica da inscrição em si: vagas, lista de espera, cadastro de convidados e contagem de presença. Para ver como os eventos são exibidos publicamente no site da sua igreja, com páginas públicas de evento e exportação para iCal, veja calendário de eventos no site.

A inscrição em eventos faz parte do teste gratuito de seis meses do Ekkli, junto com a projeção de louvor, o site da igreja e o cadastro de membros, para até 50 pessoas e sem cartão de crédito.