Software de base de datos de miembros para la iglesia

La base de datos de miembros de Ekkli es el registro de quiénes forman parte de la congregación, el que lleva la administración de la iglesia: pensada para la persona que gestiona el papeleo, no para que los miembros se busquen el teléfono unos a otros. La gente se da de alta sola, con un enlace, un código QR o una invitación por correo. Si ya tienes la lista en una hoja de cálculo, entra entera por importación CSV. Cada dato de contacto pasa por una doble confirmación conforme al RGPD, y a partir de ahí cada miembro gestiona sus propios datos desde su perfil. Forma parte de la prueba gratuita de seis meses de Ekkli para hasta 50 personas, con el mismo inicio de sesión que la web de la iglesia, la proyección de alabanza y los turnos.

Esta página es la ficha técnica de lo que hace de verdad la base de datos de miembros. Si buscas la explicación general, en lenguaje llano y sin tecnicismos jurídicos, de lo que exige el RGPD para los datos de los miembros de una iglesia (base jurídica, minimización de datos, solicitudes de acceso y de supresión), consulta nuestro análisis a fondo de los requisitos del RGPD para los datos de los miembros de la iglesia. Vuelve aquí para ver cómo está construida la propia base de datos de Ekkli.

La base de datos, el directorio y quién ve qué

Aquí conviven dos cosas distintas, y merece la pena separarlas. La base de datos de miembros es el registro administrativo que lleva la iglesia, visible solo para las personas designadas para gestionarlo y la fuente de la que se nutre el resto de Ekkli. El directorio de miembros es lo que ve la congregación. Es una lista con buscador en la que cada persona decide qué aparece sobre ella.

El directorio no tiene ningún campo de teléfono. No es un ajuste de visibilidad que alguien pueda dejar activado por error, sino un campo que directamente no existe en el software. Vale la pena compararlo con un grupo de WhatsApp de la iglesia, que entrega el número de móvil de cada persona a todo el grupo para siempre, sin forma de retirarlo. Cada miembro también puede optar por no mostrar nada en absoluto; el valor por defecto lo decide cada persona, no la oficina.

Esa distinción importa por dos motivos: es simplemente cómo está construido hoy y suele ser además la opción más segura por defecto. No todo el mundo quiere que su número de móvil sea visible para doscientas personas a las que solo reconoce de vista, y un registro gestionado por la administración con el consentimiento controlado por cada miembro evita ese problema por diseño, en lugar de depender de un interruptor de exclusión que nadie recuerda que existe.

Cómo se incorpora la gente a la base de datos

Hay tres formas de construir la lista de miembros de una iglesia, y las tres pasan por el mismo motor de consentimiento que se describe más abajo:

• Alta por autoservicio con un enlace o un código QR. Comparte un enlace de alta en una diapositiva de bienvenida, un boletín o una tarjeta en la mesa de acogida, y la persona recién llegada rellena sus propios datos en vez de que un administrador vuelva a teclear un formulario en papel. Un código QR hace que el mismo enlace se pueda escanear desde el móvil en el vestíbulo.
• Invitaciones. Un administrador envía una invitación directa a un contacto conocido, y la persona invitada completa su propio perfil y su consentimiento desde el enlace que recibe.
• Importación masiva por CSV. Migrar desde una hoja de cálculo no significa volver a introducir cada fila a mano. La importación masiva trae de golpe los registros existentes. Es la diferencia entre «empezar de cero» y usar la base de datos desde la primera semana.

Los tres caminos llegan al mismo sitio: una ficha de miembro cuyo contenido y cuya visibilidad llegan exactamente hasta donde llegue el consentimiento que esa persona haya dado.

El motor de consentimiento de doble confirmación conforme al RGPD

Cada canal de contacto de la base de datos pasa por un flujo de consentimiento de doble confirmación, pensado para aguantar un escrutinio real y no solo para marcar una casilla de cumplimiento. Hay dos detalles que merece la pena explicar con claridad:

• A prueba de escáneres de correo. Algunos sistemas de correo corporativos y de iglesias pasan escáneres automáticos que «hacen clic» en todos los enlaces de un mensaje entrante antes de que lo abra una persona. Es un fallo conocido que ha confirmado sin querer el consentimiento en bastante software que no se diseñó pensando en ello. El flujo de confirmación de Ekkli está pensado para que la visita de un escáner automático no cuente como consentimiento.
• La confirmación exige un clic de verdad, no una simple visita. El acto real de confirmar el consentimiento exige una petición POST, un envío deliberado, no simplemente cargar una URL, precisamente porque una petición GET es justo lo que hace un escáner de enlaces de forma automática. Un consentimiento que un robot pudiera conceder con solo precargar un enlace no es un consentimiento real, y el motor está construido para que eso no pueda pasar.

En la práctica, un miembro solo tiene que dar una dirección de correo, recibir un mensaje de confirmación y realizar una acción real para confirmarlo. La mecánica no cambia lo que vive esa persona. Para la iglesia, significa que «quién ha dado su consentimiento a qué» es un registro fiable y no uno inflado en secreto por un software de seguridad del correo que actúa por su cuenta.

El consentimiento también se registra por finalidad, no como un único «sí» general. Que una persona forme parte del registro de miembros no significa automáticamente que todos los usos posibles de sus datos estén activados. Los detalles concretos de qué se pide y qué se guarda están explicados por completo en nuestra página de requisitos del RGPD para los datos de los miembros de la iglesia.

El perfil de autoservicio del propio miembro

Cada miembro tiene su propio perfil /me: una página que le pertenece a él, no al equipo de administración. Desde ahí puede ver exactamente qué datos guarda la iglesia, actualizar sus propios datos de contacto cuando se muda o cambia de número y gestionar sus propias decisiones de consentimiento, incluida la retirada del consentimiento, sin tener que escribir a un administrador y esperar respuesta.

Esa propiedad de autoservicio hace un trabajo real, no es solo comodidad. Es la diferencia entre un registro que se va quedando desactualizado en silencio porque solo un administrador puede corregirlo y uno que se mantiene al día porque la persona a quien pertenece puede corregirlo ella misma. También significa que «¿esta persona sigue queriendo que tengamos sus datos?» no es algo que el equipo de administración tenga que ir reclamando: lo responde directamente el propio miembro, en su propio registro, cuando decide hacerlo.

Cómo encaja con el resto de Ekkli

La base de datos de miembros no es una lista de contactos añadida a última hora: es el registro del que se nutre el resto de Ekkli. Los turnos de voluntarios salen de esas mismas personas. La disponibilidad se ata a esos perfiles y los grupos pequeños saben quién pertenece a cada uno porque consultan la misma lista. Una sola base de datos y un solo registro de consentimiento, reutilizados en todas partes, en lugar de una lista de contactos distinta por herramienta que acaba desincronizada.

Está incluida en la prueba gratuita de seis meses de Ekkli para iglesias de hasta 50 personas, sin tarjeta, junto a la proyección de alabanza, la web, los turnos y las donaciones, todo bajo el mismo inicio de sesión. Esos seis meses cubren la plataforma completa. Consulta la página de precios para ver el desglose completo por plan.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los miembros buscarse entre sí?

Sí, a través del directorio de miembros, pero solo hasta donde cada persona lo permita. Cada miembro controla qué se ve de sus datos, y el directorio no tiene ningún campo de teléfono. La base de datos administrativa que hay detrás, con el registro completo que lleva la iglesia, sigue siendo visible solo para las personas designadas para gestionarla.

¿Cómo se dan de alta los nuevos miembros?

Tres formas: un enlace de alta por autoservicio o un código QR, una invitación directa de un administrador o una importación masiva por CSV para traer de golpe una hoja de cálculo o un sistema anterior.

¿Qué significa aquí exactamente la «doble confirmación» del consentimiento?

Un miembro da una dirección de correo, recibe un mensaje de confirmación y realiza una acción real para confirmarlo: un alta sin confirmar no se trata como consentimiento. La confirmación exige una petición POST en lugar de simplemente cargar un enlace, así que un escáner de seguridad de correo que «hace clic» en enlaces en segundo plano no puede registrarse por accidente como una confirmación real.

¿Puede un miembro actualizar sus propios datos sin contactar con un administrador?

Sí. Cada miembro tiene un perfil de autoservicio donde puede ver qué se guarda de sus propios datos, actualizar sus datos de contacto y gestionar o retirar su consentimiento directamente.

¿La base de datos de miembros está incluida en la prueba gratuita?

Sí. El alta por autoservicio, las invitaciones, la importación por CSV, el motor de consentimiento y el perfil de autoservicio de cada miembro están todos incluidos en la prueba gratuita de seis meses de Ekkli, para hasta 50 personas, sin tarjeta.

¿Es esto lo mismo que un directorio público de la iglesia conforme al RGPD?

No, y esa distinción vale la pena tenerla clara. Esta página describe la propia base de datos de miembros. Cuenta cómo se une la gente a ella y cómo se recoge el consentimiento. Para la explicación general, en lenguaje llano y sin tecnicismos jurídicos, de lo que exige el RGPD a cualquier iglesia que guarde datos de sus miembros (base jurídica, minimización, solicitudes de acceso y de supresión), consulta nuestra guía de requisitos del RGPD para los datos de los miembros de la iglesia.

Esta página la mantiene el equipo de Ekkli, que desarrolla y mantiene la base de datos de miembros descrita más arriba. Para la visión más amplia del RGPD más allá de la implementación propia de Ekkli, consulta nuestra guía de directorio de miembros de la iglesia y RGPD.