Oprogramowanie do bazy danych członków kościoła

Baza danych członków w Ekkli to administracyjny rejestr, który Twój kościół prowadzi o tym, kto należy do wspólnoty: zbudowany dla osoby zajmującej się administracją, a nie baza, w której członkowie przeglądają numery telefonów innych. Ludzie dołączają przez samoobsługowy link, kod QR albo zaproszenie mailowe, masowe rekordy wchodzą przez import CSV, każdy kanał kontaktu jest objęty zgodnym z RODO procesem podwójnego potwierdzenia zgody, a każdy członek zarządza swoimi danymi przez samoobsługowy profil. To część sześciomiesięcznego bezpłatnego okresu próbnego Ekkli dla maksymalnie 50 osób, dostępna z tego samego logowania co strona internetowa kościoła, wyświetlacz uwielbienia i grafik służb.

Ta strona to specyfikacja produktu: co dokładnie robi baza danych członków. Jeśli szukasz szerszego, nieprawniczego omówienia tego, czego RODO wymaga w przypadku danych członków kościoła: podstawy prawnej przetwarzania, minimalizacji danych, wniosków o dostęp i usunięcie danych, zajrzyj do naszego pogłębionego przewodnika po wymogach RODO dla danych członków kościoła. Tutaj wróć po informacje o tym, jak zbudowana jest sama baza danych Ekkli.

Baza danych, katalog i kto co widzi

Obok siebie funkcjonują tu dwie różne rzeczy i warto je rozdzielić. Baza danych członków to administracyjny rejestr Twojego kościoła: widoczny dla osób, które sam wyznaczysz do zarządzania nim, i źródło, z którego czerpią inne części Ekkli. Katalog członków to coś, co widzi wspólnota: przeszukiwalna lista, w której każda osoba decyduje, co się o niej pokazuje.

W katalogu w ogóle nie ma pola na numer telefonu. Nie chodzi o ustawienie widoczności, które ktoś mógłby przez pomyłkę zostawić włączone, tylko o pole, którego w oprogramowaniu po prostu nie ma. Warto to porównać z grupą kościelną na WhatsAppie, która na stałe udostępnia numer telefonu każdego członka wszystkim pozostałym, bez możliwości cofnięcia. Członkowie mogą też nie pokazywać nic w ogóle, jeśli tak zdecydują: domyślne ustawienie należy do nich, nie do biura.

Ta różnica ma znaczenie z dwóch powodów: po prostu tak to dziś działa, i często jest to bezpieczniejsze domyślne rozwiązanie, niż mogłoby się wydawać. Nie każdy członek chce, żeby jego numer komórkowy widziały dwieście osób, które rozpoznaje tylko z widzenia, a rejestr zarządzany administracyjnie, z kontrolowaną przez członka zgodą, omija ten problem samą konstrukcją, zamiast liczyć na przełącznik, o którym ktoś zapomni.

Jak ludzie trafiają do bazy danych

Są trzy sposoby, które w praktyce pokrywają to, jak kościół buduje swoją listę członków, i wszystkie trzy przechodzą przez ten sam mechanizm zgody opisany niżej:

• Samoobsługowe dołączenie przez link albo kod QR. Udostępnij link do dołączenia na slajdzie powitalnym, w biuletynie albo na karcie przy stoliku kontaktowym, a nowa osoba sama wypełni swoje dane, zamiast żeby administrator przepisywał papierowy formularz. Kod QR sprawia, że ten sam link można zeskanować telefonem prosto w holu.
• Zaproszenia. Administrator wysyła bezpośrednie zaproszenie do znanego kontaktu, a zaproszona osoba sama uzupełnia swój profil i wyraża zgodę z linku, który dostaje.
• Masowy import CSV. Przenoszenie danych z arkusza kalkulacyjnego nie oznacza przepisywania każdego wiersza ręcznie. Masowy import wprowadza istniejące rekordy od razu: to różnica między „zaczynaniem od zera” a faktycznym korzystaniem z bazy danych już w pierwszym tygodniu.

Wszystkie trzy ścieżki prowadzą do tego samego miejsca: rekordu członka, który jest kompletny i widoczny dokładnie w takim stopniu, w jakim ten członek faktycznie wyraził na to zgodę.

Mechanizm podwójnego potwierdzenia zgody zgodny z RODO

Każdy kanał kontaktu w bazie danych przechodzi przez proces podwójnego potwierdzenia zgody (ang. double opt-in), zbudowany tak, by wytrzymać realną kontrolę, a nie tylko odhaczyć punkt na liście zgodności. Dwa szczegóły warto wyjaśnić wprost:

• Bezpieczny wobec skanerów poczty. Niektóre firmowe i kościelne systemy pocztowe uruchamiają automatyczne skanery, które „klikają” każdy link w przychodzącej wiadomości, zanim otworzy ją człowiek: to znany problem, przez który wiele systemów po cichu zapisywało takie odwiedziny jako prawdziwą zgodę, choć nikt jej nie wyraził. Proces potwierdzania w Ekkli jest zbudowany tak, że wizyta automatycznego skanera na linku nie liczy się jako zgoda.
• Potwierdza tylko żądanie POST, nigdy GET. Samo potwierdzenie zgody wymaga żądania POST: świadomego działania, a nie samego wczytania adresu URL, właśnie dlatego, że żądanie GET to dokładnie to, co automatycznie wykonuje skaner linków. Zgoda, którą mógłby wyrazić bot pobierający link z wyprzedzeniem, nie jest prawdziwą zgodą, a ten mechanizm jest tak zbudowany, żeby to się nie mogło zdarzyć.

W praktyce członek po prostu podaje adres e-mail, dostaje wiadomość z prośbą o potwierdzenie i wykonuje realne działanie, żeby je potwierdzić: mechanika działa w tle, bez zmian po jego stronie. Dla Twojego kościoła oznacza to, że „kto naprawdę wyraził zgodę na co” jest rejestrem, któremu możesz zaufać, a nie rejestrem po cichu zawyżanym przez działające na własną rękę oprogramowanie zabezpieczające skrzynkę pocztową.

Zgoda jest też odnotowywana osobno dla każdego celu, a nie jako jedno wspólne „tak”. Bycie częścią rejestru członków nie oznacza automatycznie, że włączone jest każde możliwe wykorzystanie danych danej osoby: dokładny zakres tego, o co się pyta i co jest zapisywane, opisujemy w pełni na stronie wymogi RODO dla danych członków kościoła.

Własny samoobsługowy profil członka

Każdy członek ma własny profil pod adresem /me: stronę, która należy do niego, nie do zespołu administracyjnego. Z tego miejsca członek widzi dokładnie, jakie dane trzyma o nim Twój kościół, aktualizuje własne dane kontaktowe przy przeprowadzce czy zmianie numeru i zarządza własnymi wyborami dotyczącymi zgody, w tym może ją wycofać, bez pisania maila do administratora i czekania na odpowiedź.

Ta samoobsługowa własność danych to realna funkcja, nie tylko wygoda. To różnica między rekordem, który po cichu się dezaktualizuje, bo poprawić go może tylko administrator, a takim, który pozostaje aktualny, bo poprawia go osoba, do której należy. Oznacza to też, że pytanie „czy ta osoba wciąż chce, żebyśmy mieli jej dane” nie jest czymś, co musi wyjaśniać Twój zespół administracyjny: odpowiada na nie sama zainteresowana osoba, na swoim własnym rekordzie, kiedy tylko zechce.

Jak to się łączy z resztą Ekkli

Baza danych członków to nie doczepiona lista kontaktów: to rejestr, z którego czerpią inne części Ekkli. Grafik służb i planowanie wolontariuszy korzysta z tych samych osób, które Twój kościół ma w rejestrze, dostępność wolontariuszy odnosi się do tych samych profili, a małe grupy korzystają z tej samej bazy członków, żeby wiedzieć, kto gdzie należy. Jedna baza danych, jeden rejestr zgody, wykorzystywany wszędzie, zamiast osobnej listy kontaktów dla każdego narzędzia, która z czasem przestaje się zgadzać.

Baza jest częścią sześciomiesięcznego bezpłatnego okresu próbnego Ekkli dla kościołów liczących do 50 osób, bez podawania karty, razem z wyświetlaczem uwielbienia, stroną internetową, grafikiem służb i ofiarami, z tego samego logowania. Sześć miesięcy obejmuje całą platformę: pełne zestawienie według planów znajdziesz na stronie cennik.

Najczęściej zadawane pytania

Czy członkowie mogą wyszukiwać się nawzajem?

Tak, przez katalog członków, ale tylko w takim zakresie, na jaki pozwoli każda osoba. Każdy członek decyduje, co się o nim pokazuje, a w katalogu w ogóle nie ma pola na numer telefonu. Administracyjna baza danych stojąca za nim, z pełnym rejestrem Twojego kościoła, pozostaje widoczna wyłącznie dla osób, które sam wyznaczysz do zarządzania nią.

Jak dodaje się nowych członków?

Na trzy sposoby: samoobsługowy link do dołączenia albo kod QR, bezpośrednie zaproszenie od administratora, albo masowy import CSV, żeby przenieść istniejący arkusz czy system za jednym razem.

Co dokładnie oznacza tutaj „podwójne potwierdzenie zgody”?

Członek podaje adres e-mail, dostaje wiadomość z prośbą o potwierdzenie i wykonuje realne działanie, żeby je potwierdzić: samo niepotwierdzone zgłoszenie nie liczy się jako zgoda. Potwierdzenie wymaga żądania POST, a nie samego wczytania linku, więc automatyczny skaner bezpieczeństwa poczty, który „klika” linki w tle, nie może przypadkiem zarejestrować się jako prawdziwe potwierdzenie.

Czy członek może zaktualizować własne dane bez kontaktu z administratorem?

Tak. Każdy członek ma samoobsługowy profil, na którym widzi, jakie dane są o nim przechowywane, aktualizuje dane kontaktowe i zarządza zgodą albo ją wycofuje bezpośrednio.

Czy baza danych członków jest objęta bezpłatnym okresem próbnym?

Tak. Samoobsługowe dołączanie, zaproszenia, import CSV, mechanizm zgody i samoobsługowy profil każdego członka są objęte sześciomiesięcznym bezpłatnym okresem próbnym Ekkli dla maksymalnie 50 osób, bez podawania karty.

Czy to to samo, co zgodny z RODO publiczny katalog kościoła?

Nie, i warto zachować tę różnicę. Ta strona opisuje samą bazę danych członków: jak ludzie do niej trafiają i jak rejestrowana jest zgoda. Szersze, nieprawnicze wyjaśnienie tego, czego RODO wymaga od każdego kościoła przechowującego dane członków: podstawy prawnej, minimalizacji danych, wniosków o dostęp i usunięcie, znajdziesz w naszym przewodniku wymogi RODO dla danych członków kościoła.

Tę stronę prowadzi zespół Ekkli, który buduje i utrzymuje opisaną wyżej bazę danych członków. Szerszy obraz RODO wykraczający poza samą implementację Ekkli znajdziesz w naszym przewodniku po RODO dla katalogu członków kościoła.