E-mail versturen via het eigen domein van je gemeente

Stuurt je gemeente een e-mailcampagne via Ekkli, dan gaat die niet uit vanaf een gedeeld Ekkli-adres, maar vanaf het eigen domein van je gemeente. Dat is geen toekomstplan, maar hoe bulk-e-mail bij Ekkli vandaag werkt. Voordat een gemeente haar eerste campagne kan versturen, richt ze SPF-, DKIM- en DMARC-records in bij de DNS-instellingen van het eigen domein, en Ekkli controleert die met een live check voordat het versturen wordt aangezet. Deze pagina legt uit waarom dat zo is en wat daarbij komt kijken.

Twee dingen heten “eigen domein”, en maar één daarvan gaat hier over

Bij Ekkli heten twee verschillende dingen “eigen domein”, en het is de moeite waard om ze uit elkaar te houden:

• Eigen domein voor de gemeentewebsite. Op elk betaald abonnement koppelt de uitbreiding Custom domain support je openbare Ekkli-website aan een domein dat je zelf al bezit, in plaats van aan een ekkli.net-adres, en verdwijnt de voettekst “Powered by Ekkli”. Dat kost € 9 per maand en zit er vanaf het abonnement Small zonder meerprijs bij.
• Eigen domein voor het versturen van campagne-e-mail. Dat is het onderwerp van deze pagina. Zodra je gemeente vanaf het abonnement Growing bulk-e-mail verstuurt, gaat dat uitsluitend via het eigen domein van de gemeente, nooit via een gedeeld Ekkli-adres. Zonder ingerichte en bevestigde DNS-records gaat het versturen niet open.

De twee hangen niet samen. Het adres van je website en het afzenderadres van je campagne-e-mails zijn twee losse instellingen binnen Ekkli.

Wat er gebeurt bij het instellen

Zodra je gemeente overstapt naar Growing of een hoger abonnement, loodsen we je door de drie DNS-records, SPF, DKIM en DMARC, die bij je domeinbeheerder moeten worden toegevoegd. Daarna controleren we de records met een live check en zetten we het versturen pas aan zodra alle drie bevestigd zijn. Daarvoor is toegang tot het beheer van je domein nodig, dus het loont om dat al vóór de upgrade te regelen en niet pas op de ochtend van de geplande verzending. Is er in je gemeente niemand die DNS-records wil bewerken, dan richten wij het voor je in tegen een eenmalige vergoeding.

Waarom versturen via het eigen domein eigenlijk uitmaakt

In de hele e-mailbranche geldt hetzelfde uitgangspunt. Ontvangers vertrouwen een e-mail eerder als die van het domein van de gemeente zelf komt in plaats van van een verzameladres van het platform, omdat het afzenderadres dan aansluit bij wat de ontvanger daadwerkelijk herkent: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. oogt geloofwaardiger dan welk gedeeld adres dan ook. Bovendien kan een gemeente zo haar eigen afzenderreputatie opbouwen en bewaken, in plaats van die te delen met elke andere organisatie op hetzelfde gezamenlijke domein. Het technische mechanisme daarvoor is in de hele branche hetzelfde: drie DNS-records, SPF, DKIM en DMARC, die mailproviders controleren om te bevestigen dat een bericht daadwerkelijk namens het opgegeven domein mocht worden verstuurd. SPF legt vast welke servers namens je domein mogen versturen, DKIM zet een digitale handtekening onder elk bericht waarmee te zien is dat het onderweg niet is aangepast, en DMARC vertelt de server van de ontvanger wat te doen als een van die controles mislukt, en geeft de domeineigenaar inzicht in wie er namens hem mailt. Samen zijn deze drie records het mechanisme waar vrijwel elke serieuze verzendopzet op steunt.

Dat weegt voor gemeentes en andere non-profits nog zwaarder dan voor sommige andere afzenders, juist omdat zij vaker doelwit zijn van spoofing en phishing. Oplichters die zich voordoen als voorganger of kerkkantoor om een gemeentelid om cadeaubonnen of een dringende overschrijving te vragen, is een goed gedocumenteerd patroon, en dat heeft veel gemeenteleden begrijpelijk voorzichtiger gemaakt met e-mail die zegt van hun gemeente te komen. Een herkenbaar, geverifieerd afzenderadres op het eigen domein is een van de weinige signalen die een gewone ontvanger in één oogopslag ziet en kan vertrouwen, en branchecijfers laten zien dat geverifieerd versturen vanaf een eigen domein vaak samengaat met betere openingspercentages dan post van een onbekend gedeeld adres. Daarom is er bij Ekkli geen weg omheen.

Hoe dit er in de praktijk uitziet voor je gemeente

Tot je gemeente toe is aan bulk-e-mail versturen, speelt dit nog helemaal niet. De gratis proefperiode en het abonnement Small communiceren uitsluitend via pushmeldingen, zonder dat er ooit iets aan DNS hoeft te worden ingesteld. De website van je gemeente kan daar los van al op elk betaald abonnement op een eigen domein draaien, vanaf het abonnement Small zonder meerprijs, en presentatie tijdens de dienst, ledenadministratie, rooster en aanmelden voor evenementen werken vanaf dag één, ook tijdens de gratis proefperiode van zes maanden voor tot 50 mensen. Pas de overstap naar een abonnement vanaf Growing brengt de DNS-instelling met SPF, DKIM en DMARC in beeld, eenmalig, vóór de eerste verzending.

Vragen over het instellen? Neem contact op

Hoe de drie DNS-records precies worden ingevoerd, verschilt per domeinbeheerder. Twijfel je of iemand in je gemeente dat kan oppakken, of heb je vragen over het proces voordat je overstapt naar een abonnement met e-mailverzending, neem dan contact met ons op via het contactformulier. We kijken naar jouw situatie en zeggen eerlijk wat er nodig is, ook als je uiteindelijk niet voor Ekkli kiest.

Deze pagina beschrijft hoe e-mail versturen via het eigen domein bij Ekkli daadwerkelijk werkt, geen toekomstplan. Vergelijk je Ekkli met andere aanbieders, dan is dit de geldende beschrijving. Details over het versturen zelf staan bij e-mailcampagnes, de precieze abonnementen bij prijzen.