CCLI-rapportage: van je weergavegeschiedenis naar een rapport

Ekkli's CCLI-rapportagehulp leest de weergavegeschiedenis die je gemeente al heeft, de liederen die daadwerkelijk op het scherm hebben gestaan tijdens diensten, en zet die om in een kant-en-klare lijst voor je CCLI Copy Activity-rapport. Het is een hulpmiddel dat bouwt op gegevens die je worshipteam gewoon genereert door Ekkli elke week te gebruiken voor de liedteksten, geen apart systeem dat je moet bijhouden.

Ben jij degene die om de zoveel maanden het CCLI-rapport invult, dan ken je het gebruikelijke alternatief: terugbladeren door oude orden van dienst, appjes in een groepschat, of gewoon je eigen geheugen, in een poging te reconstrueren welke liederen er precies wanneer zijn gezongen. Ekkli's rapportagehulp neemt die reconstructie weg, omdat het overzicht er al is. Het zit alleen in je weergavegeschiedenis in plaats van in een spreadsheet.

Wat de CCLI-rapportagehulp precies doet

Elke keer dat je team een dienst via Ekkli's weergave draait, wordt die sessie, de liederen die zijn getoond, in de volgorde waarin dat gebeurde, automatisch bijgehouden als onderdeel van de normale weergavegeschiedenis van je gemeente. De CCLI-rapportagehulp leest die bestaande geschiedenis en zet hem om in een overzicht dat is opgebouwd voor gemeentes met een CCLI-licentie in het Verenigd Koninkrijk of Ierland, die hun Copy Activity melden op reporting.ccli.com.

Het loont om precies te zijn over wat dit wel en niet is, want dat bepaalt hoe je het gebruikt:

• Het is geen CCLI API-koppeling. Ekkli maakt geen verbinding met de systemen van CCLI, en er is geen live uitwisseling van gegevens tussen de twee.
• Het dient nooit iets namens jou in bij CCLI. Ekkli verstuurt of verzendt nooit automatisch een rapport naar CCLI. Je gemeente houdt volledige controle over wat er wordt gemeld en wanneer.
• Het is een hulpmiddel voor zelfrapportage, geen indiening. Het resultaat is een samengesteld overzicht dat een beheerder van je gemeente bekijkt en vervolgens zelf invoert op reporting.ccli.com, dezelfde plek waar je ook zou rapporteren als je het liedgebruik met de hand had bijgehouden.

Kort gezegd: Ekkli doet het vervelende werk, onthouden en samenstellen wat er daadwerkelijk is getoond, en je gemeente doet nog altijd het echte rapporteren, op de eigen site van CCLI, met volledige controle over de uiteindelijke indiening.

Waarom dit meer uitmaakt dan het klinkt

CCLI-rapportage is in theorie niet ingewikkeld: noteer welke liederen je hebt gezongen en hoe vaak. Maar het is een van die kleine administratieve klusjes die stilletjes tussen wal en schip valt omdat het niemands hele taak is. De worshipleider is met zondag bezig, het kantoor heeft nog een stuk of tien andere dingen te doen, en tegen de tijd dat het rapportageseizoen aanbreekt, heeft niemand meer een overzichtelijke registratie van de afgelopen maanden.

Een rapportagehulp op basis van je weergavegeschiedenis werkt hier goed, omdat er vooraf geen extra werk voor nodig is. Er is geen apart logboek om bij te houden, geen tweede systeem dat na de dienst moet worden bijgewerkt. De liederen die je team op het scherm heeft getoond, zijn al vastgelegd als onderdeel van een gewone zondag. De rapportagehulp maakt dat bestaande overzicht alleen bruikbaar voor CCLI.

Hoe dit past in je bestaande CCLI-rapportageroutine

De werkwijze blijft eenvoudig en blijft in jouw handen:

1. Draai diensten via Ekkli zoals je altijd al doet. Geen extra stap: dit is gewoon je worshipteam dat de weergave en afstandsbediening gebruikt die ze al elke zondag gebruiken.
2. Haal het rapportageoverzicht op wanneer het tijd is om te rapporteren. Zodra je CCLI-rapportageperiode aanbreekt, genereer je het overzicht uit de weergavegeschiedenis van je gemeente over die periode.
3. Controleer het. Vergelijk de samengestelde liedlijst met je eigen herinnering aan de periode. Dit is jouw rapport, en jij bent degene die weet of een speciale gelegenheid of een lied buiten Ekkli's weergave om nog moet worden toegevoegd.
4. Voer het zelf in op reporting.ccli.com. Ekkli's rol stopt bij het samengestelde overzicht. Je dient het eigenlijke rapport zelf in op de site van CCLI, zoals je altijd al deed.

Die laatste stap is bewust zo, geen beperking waar Ekkli omheen werkt. CCLI-rapportage is een juridische verklaring die je gemeente aflegt over haar eigen liedgebruik, en het hoort iets te blijven dat een echt persoon bij je gemeente bekijkt en bevestigt voordat het ergens naartoe gaat, niet iets dat stilletjes op de achtergrond gebeurt.

Een rapportagehulp, geen licentie

Het is net zo belangrijk om helder te zijn over wat deze functie niet doet: het heeft niets te maken met de vraag of je gemeente überhaupt een geldige CCLI-licentie heeft. Een CCLI-licentie is de aparte juridische toestemming waarmee je auteursrechtelijk beschermde worshipliederen tijdens een dienst mag tonen en reproduceren. Rapportage is simpelweg de doorlopende verplichting die bij zo'n licentie hoort, zodat songwriters betaald krijgen voor de liederen die daadwerkelijk gebruikt worden. Ekkli's presentatietools werken sowieso hetzelfde, maar als je gemeente liedteksten uit een hedendaagse worshipcatalogus toont, heb je vrijwel zeker een licentie nodig.

Voor de basis van CCLI-licenties (wat een licentie dekt, hoe die verschilt van een streaminglicentie, en hoe rechtenvrije gezangen erin passen) zie de gids over presentatiesoftware voor kerken, die een apart onderdeel heeft over CCLI en auteursrecht.

Wat erbij zit, en wat het kost

De CCLI-rapportagehulp maakt deel uit van Ekkli's gratis proefperiode van zes maanden: gratis voor tot 50 mensen, geen creditcard nodig, zes maanden lang. Hij zit erbij naast de rest van de worshiptools uit de proefperiode: live liedteksten en bijbelverzen weergeven, preekdia's, podiummonitor, bediening op afstand via telefoon en tablet, en een liedbibliotheek die je liederen één keer opslaat in plaats van ze elke week opnieuw te laten intypen. Er is geen apart betaald niveau of losse aankoop voor de rapportagehulp zelf. Let wel: de proefperiode is niet de volledige functieset van het abonnement Ministry. De proefperiode zit op 2 GB opslagruimte, zonder bulk-e-mail en zonder uitbreidingen, net als elke andere proefperiode bij Ekkli.

Voor wie dit bedoeld is

De rapportagehulp is opgebouwd rond het Copy Activity-rapportformat dat CCLI-licentiehouders in het Verenigd Koninkrijk en Ierland gebruiken op reporting.ccli.com. Heeft je gemeente een CCLI-licentie binnen dat rapportagekader, dan stelt deze functie precies het soort overzicht samen dat je elke rapportageperiode nodig hebt. Gemeentes die onder het CCLI-proces van een ander land rapporteren, kunnen het beste rechtstreeks bij reporting.ccli.com nagaan wat daar vereist is. Rapportageformats en vereisten worden door CCLI vastgesteld, niet door Ekkli, en kunnen per land verschillen.

Veelgestelde vragen

Dient Ekkli mijn CCLI-rapport automatisch in?

Nee. Ekkli stelt een overzicht samen uit de bestaande weergavegeschiedenis van je gemeente, maar iemand bij je gemeente bekijkt het en voert het zelf in op reporting.ccli.com. Ekkli verstuurt of verzendt nooit iets namens jou naar CCLI.

Is dit een CCLI API-koppeling?

Nee. Ekkli maakt op geen enkele live of geautomatiseerde manier verbinding met de systemen van CCLI. De rapportagehulp werkt volledig vanuit de eigen weergavegeschiedenis van je gemeente binnen Ekkli, opgemaakt zodat je er zelf iets aan hebt bij het rapporteren op reporting.ccli.com.

Heb ik nog steeds een CCLI-licentie nodig als ik de rapportagehulp gebruik?

Ja. De rapportagehulp helpt bij de doorlopende rapportageverplichting die bij een CCLI-licentie hoort. Hij verleent of vervangt de licentie zelf niet. Toont je gemeente auteursrechtelijk beschermde worshipliederen, dan heb je apart een geldige CCLI-licentie nodig.

Is de CCLI-rapportagehulp gratis?

Ja, hij zit bij Ekkli's gratis proefperiode van zes maanden voor tot 50 mensen, geen creditcard nodig, samen met de rest van de gratis worshipweergave-tools.

Welke gegevens gebruikt de rapportagehulp?

Hij leest de eigen weergavegeschiedenis van je gemeente binnen Ekkli, de liederen die je team daadwerkelijk op het scherm heeft getoond tijdens diensten, en stelt daaruit een overzicht samen dat is opgemaakt voor CCLI's Copy Activity-rapportage.

Is dit alleen nuttig voor gemeentes in het Verenigd Koninkrijk of Ierland?

De rapportagehulp is opgebouwd rond het Copy Activity-rapportformat dat op reporting.ccli.com wordt gebruikt voor CCLI-licenties in het VK en Ierland. Gemeentes die onder het CCLI-proces van een ander land rapporteren, kunnen het beste rechtstreeks bij CCLI hun eigen vereisten nagaan.

Deze gids wordt bijgehouden door het Ekkli-team, dat de hierboven beschreven CCLI-rapportagehulp bouwt. Heb je een vraag over hoe dit past bij de rapportageperiode van je eigen gemeente? Neem contact op. We denken graag met je mee, ook als je uiteindelijk niet voor Ekkli kiest.